Business Intelligence (BI) geeft snel inzicht in jouw bedrijf. Onderzoek jouw data in Simplicate aan de hand van overzichtelijke en direct bruikbare KPI’s. Hiermee ondersteun je jouw onderbuikgevoel met data en maak je strategische keuzes met zelfvertrouwen. Dit artikel legt uit wat de verschillende weergave-opties en filters en mogelijkheden zijn.

De KPI’s, rapportages en data zijn in een nieuwe module gegoten. Hoe Business Intelligence (BI) is opgebouwd en hoe je hier het beste in werkt lees je in dit artikel.

Benieuwd naar de beschikbare rapportages en de meerwaarde ervan?

Let op: de data in de BI module wordt eens in per 2 uur opnieuw ingeladen. Mocht er zojuist een factuur verstuurd zijn dan is het mogelijk dat deze nog niet opgenomen is in de data.

BI bestaat in bestaat uit drie secties. Links in beeld is het menu met alle beschikbare rapportages. Rechts staan de verschillende filteropties en in het midden staan de rapportages.

Om de rapportages groter in beeld te krijgen, klik je de menu’s (links en/of rechts) in. Gebruik hiervoor het pijltje halverwege de secties.

Sommige rapportages zijn heel relevant voor jouw bedrijf; andere zul je misschien minder vaak gebruiken. In de bibliotheek staat het overzicht van de beschikbare rapportages. Zet deze aan of uit om deze zichtbaar te maken. Dit doe je door op het oogje linksboven te klikken (zie afbeelding hierboven).

De rapportages zijn gebaseerd op jouw Simplicate-data. Zet je een rapportage uit, dan verlies je dus geen historie. Wanneer je een rapportage later opnieuw aanzet, toont deze alle gegevens.

De rapportages zijn verschillend ingericht. De meeste rapportages bevatten vaste onderdelen:

Bovenaan de rapportage staan KPI’s. Dit zijn direct leesbare totalen waarop je kan sturen. Daaronder wordt de gevraagde rapportage getoond, bijvoorbeeld de declarabiliteit per project. Deze rapportage wordt opgevolgd door een trendlijn (per week of per maand) en uiteindelijk een tabel met alle data uitgesplitst.

BI maakt het mogelijk om snel inzicht te krijgen in de organisatie. Gebruik BI voor een helikopterview van de cijfers of zoom in voor details. Het is ook mogelijk om de cijfers te normaliseren door uitschieters uit te filteren.

BI helpt jou om antwoord te krijgen op vragen over jouw bedrijf. Kies via de weergave welke rapportages relevant zijn voor jouw bedrijf en op welk detailniveau je dit wilt inzien.

Zoek je bijvoorbeeld de declarabiliteit per project, of zoek je naar de top 10 meest declarabele projecten in plaats van alle projecten? Stel dit gemakkelijk in met de schuif aan de linkerkant.

De trendlijn is ook weer te geven in kleinere periodes. Klik bijvoorbeeld op ‘Tonen per week’ voor heel veel datapunten. Ook hier is het mogelijk om alleen de periode te tonen die jij zoekt, bijvoorbeeld om uitschieters te analyseren.

Let op: Dit zijn dus geen filters, maar weergaveopties.

Detail pagina: Naast de standaard rapportages heb je in elk overzicht ook nog de 'detail' pagina. Hier vindt je een (draai)tabel met alle gegevens waar de rapportages in het overzicht op zijn gebaseerd.

Wanneer je met de rechtermuisknop op deze tabel klikt krijg je de optie om extra rijen en kolommen toe te voegen om de weergave nog verder te detailleren.

Om bijzonderheden te onderzoeken, zoom je in. Hierdoor krijg je een gevoel hoe de data is opgebouwd. Zo leer je de data juist te interpreteren en maak je de juiste keuzes. De rapportages in BI geven standaard een globaal overzicht van de gevraagde data. Hiermee zie je in grote lijnen hoe jouw organisatie scoort op de geselecteerde KPI’s.

In dit voorbeeld staat een overzicht van de brutomarge per urensoort. Deze rapportage geeft inzicht in hoe de marge op diverse urensoorten is. De formule is: Waarde declarabele uren per urensoort minus de kostprijs van de geschreven uren.

Zoals je in bovenstaande GIF ziet, start je met een totaaloverzicht. Je ziet in het algemeen wat urensoorten zijn met veel brutomarge en welke minder goed of slecht presteren. De trendlijn bovenin laat zien hoe de brutomarge van alle urensoorten zich ontwikkelt over langere tijd.

Vervolgens kun je doorklikken op één van de urensoorten. De rapportage toont de trend van de urensoort, welke medewerkers hierop schrijven en welke klanten deze urensoort afnemen.

Het is mogelijk om verder in te zoomen. Selecteer een medewerker en zie wat de brutomarge is van de medewerker op deze urensoort. Je ziet bij welke klanten uren zijn geschreven en een trendlijn van deze gegevens.

Om terug te gaan naar het totaaloverzicht, beweeg je je muis over de rapportage. Klik rechts bovenaan op ‘Selectie verwijderen’.

Filters geven de mogelijkheid om de data af te bakenen. Daarnaast kunnen filters helpen om de gegevens te normaliseren. Win je bijvoorbeeld een grote aanbesteding en is dit een uitzondering voor jouw bedrijf, dan is het handig om te zien hoe jouw bedrijf ‘normaal’ zou presteren in dezelfde periode, zonder deze grote opdracht.

De filteropties staan rechts in beeld. Hier kun je gemakkelijk waardes uitfilteren door de vinkjes aan of uit te zetten.

Mocht je het gehele filter tijdelijk willen deactiveren, dan kun je gebruik maken van het schuifje rechts onderin. Hiermee deactiveer je het ingestelde filter.

Klik op het potloodje voor uitgebreide filtermogelijkheden. Kies hier bijvoorbeeld datumfilters.

Standaardfilters

Sla je favoriete filters op om deze standaard te tonen.

Stel filters in, klik rechtsboven op de drie streepjes en kies voor ‘instellen als mijn standaardfilters.’

Op deze manier kun je een periode (bijvoorbeeld 2018 en eerder) standaard wegfilteren of uitschieters standaard weglaten (data normaliseren).

Let op: Je kunt standaardfilters opslaan. Wanneer je een rapportage opent, kan het dus zijn dat er nog filters actief zijn. Controleer daarom voor interpretatie van de data welke filters aan of uit staan.

Wanneer je de rapportages wilt gebruiken voor bijvoorbeeld externe presentaties of de data wilt gebruiken voor overige analyses dan is het mogelijk om rapportages te downloaden. Per rapportage zijn diverse exportopties.

Beweeg met je muis over een rapportages. Rechtsboven verschijnt een ‘i’ en drie puntjes. Het informatie-icoon geeft informatie over de rapportage. De drie puntjes bieden exportopties: exporteren als afbeelding, CSV-, PDF- of Excel-bestand.

Eigen rapportages maken

Het is niet mogelijk om zelf rapportages te maken binnen BI. De beschikbare rapportages staan in de bibliotheek. De rapportages worden verder uitgebreid door Simplicate. Heb je suggesties voor rapportages, mail deze dan naar [email protected]. Jouw feedback is waardevol voor ons en andere gebruikers.