Bepaalt jouw klant het factureringsproces en ontvang je van hen een factuur (die je moet matchen), in plaats van dat je zelf een factuur moet versturen? Maak dan gebruik van Reverse Billing! 

Let op: deze functionaliteit is specifiek gebouwd voor detacheringsbureaus. Twijfel je of je in aanmerking komt voor deze (branche) oplossing, neem dan contact op via support@simplicate.nl. We helpen je graag verder!

Hoe je dit instelt

Algemene instellingen

Het is allereerst van belang dat er gewerkt wordt met de branche Detachering binnen jouw Simplicate omgeving. Ga naar: Instelling > Algemeen > Abonnement:

Nadat je dit hebt gedaan, ga je naar Instellingen > Facturen > Algemene instellingen voor facturering. Hier vink je de optie 'Activeer extern accorderen conceptfactuur' Reverse Billing aan:

Maximaal verschil om te kunnen matchen

In de praktijk kan het voorkomen dat je uren wil matchen met een reverse billing factuur, ondanks dat de bedragen niet helemaal matchen. Bijvoorbeeld in het geval van kleine afrondingsverschillen. Om deze reden kun je in de instellingen een maximaal verschil om alsnog te kunnen matchen instellen. Het verschil tussen de totale waarde van de geselecteerde Reverse Billing facturen en de totale waarde van de gematchte uren, wordt gecorrigeerd op de eerste urenregel op de factuur.

Project instellingen

Nadat je de algemene en facturatie instellingen doorlopen hebt, stel je per project in of Reverse Billing van toepassing is:

Let op: deze instelling kan niet in combinatie met de instelling 'Conceptfactuur extern accorderen'.  

Let op: deze instelling werkt alleen wanneer je gebruik maakt van de factuurmethode 'nacalculatie'.

Registratie Reverse Billing factureren

De ontvangen Reverse Billing factuur registreer je via Projecten > Reverse Billing > +Nieuw: 

In dit overzicht zie je daarnaast alle ingeboekte Reverse Bills, incl. status. 

Let op: een ingeboekte Reverse Billing factuur is niet meer aan te passen zodra de Reverse Billing factuur in het facturatieproces is omgezet van Te factureren naar een conceptfactuur.

Urenregistratie medewerker

De uren waar de Reverse Billing factuur op gebaseerd is moeten ook in Simplicate geregistreerd worden. Dit is wellicht voor de medewerker dubbel werk, maar is noodzakelijk om in Simplicate inzicht te houden in productiviteit, omzet etc.

Te factureren

De geregistreerde uren komen vervolgens terecht in het overzicht bij 'te factureren'.  

Als Reverse Billing van toepassing is, dan zie je dit in het overzicht direct terugkomen aan het label Reverse Billing. Ook kun je er bij type factuurregels op filteren:  

Wanneer je de uren/kosten wilt 'factureren' zal de waarde van de geselecteerde regels gelijk moeten zijn aan de waarde van één of meerdere Reverse Bills. Lukt dit niet, dan kun je het ook niet factureren. Je matcht hier dus de geregistreerde uren/kosten met de ontvangen Reserve Bill:

Wanneer het matchen is gelukt wordt de groene knop 'Maak factuur' beschikbaar en kun je een conceptfactuur aanmaken.

Let op: je maakt altijd een nieuwe conceptfactuur aan. Het is dus niet mogelijk om de geselecteerde regels toe te voegen aan een bestaande conceptfactuur.

Een conceptfactuur voor een Reverse Billing project kun je vervolgens niet versturen (ook niet collectief). Dat hoeft ook niet want de klant heeft jou immers al een factuur gestuurd. In plaats van de knop verzenden staat daarom hier de knop 'Maak definitief':


Zodra je op 'Maak definitief' hebt geklikt, wordt er een factuurnummer gegenereerd, incl. PDF en logging op de tijdlijn. Deze factuur kun je vervolgens naar de boekhouding sturen. Zodra de betaling daar is verwerkt, wordt ook de betaalstatus in Simplicate bijgewerkt. 

Let op: een Simplicate factuur van het type Reverse Billing kan niet herinnerd worden! 

Heeft u het antwoord gevonden?