Een nieuwe facturatiemodule

Deze nieuwe versie betreft een enorm grote update aan de facturatie functionaliteit. Het dienstenconcept, zoals je dat nu al toepast op salestrajecten en projecten, wordt nu volledig doorgetrokken naar de factuurmodule. 

Hiermee heeft een factuur dezelfde structuur als een offerte gekregen, waardoor je de prijstabel bewerkt via het tabblad diensten (en dus niet meer in de factuur zelf).

Op basis van deze aanpassing hebben we veel nieuwe functionaliteit, verbeteringen en flexibiliteit toegevoegd. Het is erg belangrijk om dit goed door te lezen, zodat je precies weet hoe alles werkt.

Uitbreiding factuursjabloon

Je kunt nu de detaillering van geschreven uren op basis van nacalculatie per factuur sjabloon instellen. Dit doe je bij Instellingen > Factuur > Factuursjablonen:

Ook kun je nu per factuur sjabloon instellen of je de factuur wilt voorzien van een bijlage met daarin de gewerkte uren (dit kan alleen met uren die geschreven zijn op basis van nacalculatie) en kilometers.

Je bepaalt zelf wat je in deze bijlage wilt tonen en ook de labels kun je zelf inrichten:

Combineren van alle factuur methodes op één factuur 

Wat waarschijnlijk als eerste opvalt bij het openen van de factuurmodule is dat de factuurmethodes zijn toegevoegd.

Alle factuurmethodes kunnen nu gecombineerd worden op één factuur. Vaste prijzen en uren kun je dus toevoegen aan een bestaand concept abonnementsfactuur. 

Je kunt er daarnaast voor kiezen om de abonnementsfacturen niet meer standaard klaar te laten zetten bij conceptfacturen, maar, net als de vaste prijzen en uren, via 'te factureren' te laten verlopen. Via Instellingen > Projecten > Abonnementen stel je dit in: 

Collectief genereren van conceptfacturen

Bij 'te factureren' kun je nu ook collectief conceptfacturen genereren door de regels te selecteren en via 'acties' op 'conceptfacturen genereren' te klikken:

Nadat je hier op hebt geklikt, kun je een datumselectie toepassen (zo kun je bijvoorbeeld alle uren van een bepaalde maand in één keer genereren).  

Het is daarnaast mogelijk gemaakt om meerdere conceptfacturen per klant (project) naast elkaar klaar te zetten.

Overboeken van uren

Het is ook mogelijk gemaakt om geschreven uren over te boeken naar een ander project, dienst of urensoort. Dit kun je op twee plekken doen.

Project > Uren > Detail uren:

Te factureren:

Wanneer je op overboeken klikt, kun je de geschreven uren verplaatsen naar een ander project, dienst of urensoort. Je kunt daarnaast ook de toelichting eventueel wijzigen:

Let op: wanneer je hier iets overboekt (wijzigt), dan pas je de oorspronkelijke boeking aan. Deze wijziging zie je dus ook terugkomen in de uren (timesheet / agenda / planning / urenrapportage) van de medewerker.

 

Splitsen van uren op basis van nacalculatie

Naast het overboeken van uren, kun je uren (alleen uren die geschreven zijn op basis van nacalculatie) nu ook splitsen. 

Het splitsen van uren doe je bij 'te factureren', waarmee je geschreven uren kunt verdelen over meerdere facturen.

Zodra je op splitsen hebt geklikt, zie je onderstaand scherm. Je geeft aan hoeveel uur je van het totaal wilt splitsen. Voor dit aantal uur wordt vervolgens een nieuw regel aangemaakt bij 'te factureren'. 

Let op: je kunt uren die je gesplitst hebt niet meer overboeken.

Corrigeren van uren (af- en bijboeken)

Je kunt nu ook uren corrigeren (dit wordt ook wel af en bijboeken genoemd). Corrigeren van uren kun je op drie plekken doen.

Project > Uren > Detail uren (hier kun je alle uren corrigeren):

Te Factureren (hier kun je alleen uren op basis van nacalculatie corrigeren):

Conceptfacturen (hier kun je alleen uren op basis van nacalculatie corrigeren):

Zodra je op corrigeren + en - klikt, zie je onderstaande afbeelding. Je kunt hier een correctie maken op het aantal uren (zowel + als -) en op het tarief (zowel + als -). 

De gevolgen van een correctie

  • Een correctie beïnvloed het restant budget. De formule voor het restant budget is: Budget - Besteed - Ingepland - Correcties
  • Een negatieve correctie ((een -), dit wordt ook wel afboeken genoemd) heeft dus als gevolg dat het restant budget wordt vergroot. 
  • Een correctie beïnvloed de declarabiliteit van medewerkers. Een negatieve correctie (afboeking) betekent dat een medewerker minder declarabel dan productief is. 
  • De correcties zijn ook opgenomen in de onderhanden werk rapportage.

Urenrapportage uitgebreid met declarabiliteit

In de urenrapportage zie je naast de productiviteit nu ook de declarabiliteit van medewerkers. 

Declarabiliteit is de productiviteit gecorrigeerd met de correcties (af- en bijboekingen). De formule voor productiviteit is als volgt:

Productiviteit: Directe uren / (Roosteruren - verlof)

Declarabiliteit: Directe uren + Correcties / (Roosteruren - verlof) 

Tonen van waarde in uren

Bij Instellingen > Gebruikers, gebruikersgroepen en rechten > Rechten per gebruikersgroep zie kun je er nu voor kiezen om de waarde (aantal uren x tarief, uitgedrukt in euro’s) uit te schakelen voor een groep medewerkers:

Als je dit vinkje uitzet, dan ziet de medewerker dus niet meer het bedrag wat diegene in die dag of week heeft opgeleverd (normaal gesproken staat hier dus een bedrag, uitgedrukt in euro’s):

Weergave en KPI's projecten en diensten zijn uitgebreid

De project / diensten KPI’s zijn consistent aangepast naar de volgende KPI’s:

  • Budget
  • Besteed
  • Ingepland
  • Correcties 
  • Restant

Naast de groene en rode kleur in de 'balkjes', zie je nu ook een blauwe kleur. Blauw staat voor ingepland. 

De factuur methodes van de diensten zijn daarnaast ook opgenomen in de weergaves. Hierdoor is het mogelijk gemaakt om in het projectenoverzicht te filteren op factuur methode, waardoor je bijvoorbeeld snel inzicht krijgt in alle projecten met een abonnement. 

Bij gefactureerd zie je daarnaast nu:

  • Verwacht
  • Gefactureerd
  • Restant

Nieuwe onderhanden projecten rapportage

De onderhanden projecten rapportage is flink uitgebreid! In dit support artikel wordt uitgebreid uitleg gegeven over de inhoud van de nieuwe onderhanden projecten rapportage. 

Budget totaal in diensten pop-up 

In de pop-up van een dienst worden nu de volgende totalen getoond:

  • Totaal van het aantal gebudgetteerde uren
  • Totaal budget op basis van aantal uren x tarief
  • Totaal gebudgetteerde inkoop
  • Totaal inkoop (gebudgetteerd + marge)

Afwijken van budget

Bij een dienst met de factuurmethode nacalculatie, was het budget voorheen de optelling van uren- en kostensoorten. Het is nu mogelijk hier handmatig van af te wijken.

Afwijkende betaalconditie

Per project kun je nu een afwijkende betaalconditie instellen. 

Hierdoor is het mogelijk om per klant meerdere betaalcondities te hanteren (bijvoorbeeld een abonnement op automatische incasso en nacalculatie op basis van een overschrijving).

Crediteren van een factuur

Wanneer je nu een factuur crediteert, krijg je de vraag of je de diensten terug wilt zetten naar 'te factureren'. Voorheen was dit niet mogelijk, waardoor je na het crediteren eventueel handmatig een nieuwe conceptfactuur aan moest maken. 

Met deze nieuwe functionaliteit kun je ervoor kiezen om de factuur te crediteren en 'ongedaan te maken', waardoor de regels die je crediteert, terug worden gezet naar 'te factureren' en je weer opnieuw een factuur op kunt bouwen.

In één klik van factuur naar project

Bovenaan een factuur zie je nu ook het betreffende project, inclusief een snellink. Op die manier kun je nu direct vanaf de factuur met één druk op de knop naar het betreffende project navigeren.

Koppeling Fiscaal Gemak en Nextens

We hebben zowel een koppeling gebouwd met Fiscaal Gemak als met Nextens, zodat je vanuit Simplicate realtime CRM data kunt uitwisselen deze softwarepakketten.

Lees hier meer informatie over de koppeling met Fiscaal Gemak:

http://support.simplicate.nl/integraties/unit4-fiscaal-gemak-integratie

Lees hier meer informatie over de koppeling met Nextens:

https://support.simplicate.nl/koppelingen-en-integraties/accountancy-koppelingen/nextens-koppeling 

Heeft u het antwoord gevonden?