Koppeling via Combidesk

Voor de boekhoudkoppeling met Moneybird wordt gebruikt gemaakt van koppelpartner Combidesk. Combidesk is gespecialiseerd in het verbinden van (administratie)software en verzorgt de synchronisatie van debiteuren en financiële mutaties.

De installatie van de koppeling vereist een account bij Combidesk. Deze wordt automatisch aangemaakt bij de installatie van de koppeling. Beschik je reeds over een Combidesk account hebt, dan kun je hiermee inloggen en de koppeling onderdeel maken van je bestaande account.

Let op: deze koppeling wordt aangeboden door Combidesk. Zij leveren het onderhoud & support en brengen daar 15 euro per maand (rechtstreeks) voor in rekening.

Hoe werkt de koppeling precies?

Alle facturen die je verstuurt vanuit Simplicate, worden automatisch gesynchroniseerd naar Moneybird zodat je daar de boekhouding kunt doen. Wanneer een factuur in Moneybird als betaald wordt gemarkeerd dan zal dit automatisch teruggekoppeld worden aan Simplicate.

De koppeling werkt via een API, waarbij Moneybird als verbindend partner optreedt. De verbinding is beveiligd via een SSL certificaat. Voor de koppeling is een account van Combidesk (zie intro) en Moneybird noodzakelijk.

Belangrijke voorbereidingen

Voordat je de koppeling activeert is het belangrijk om onderstaande stappen ter voorbereiding zorgvuldig te doorlopen!

Omzetgroepen correct omschrijven in Simplicate

Aan elke dienst in Simplicate is een omzetgroep gekoppeld. Deze omzetgroep wordt door de boekhoudkoppeling gebruikt om het gefactureerde bedrag juist te boeken als omzet in Moneybird.

Om de omzetgroepen in Simplicate te matchen met de grootboekrekeningen in Moneybird is het van belang dat de omzetgroepen in Simplicate overeenkomen met die van Moneybird. Je kunt dit aanpassen onder Instellingen, Projecten, Omzetgroepen.

De omschrijving van de omzetgroep in Simplicate dient als volgt te zijn opgebouwd:

[grootboekrekening] [spatie] [omschrijving van de grootboekrekening]

Bijvoorbeeld: 8000 Omzet algemeen

De omzetgroepen in Simplicate komen nu overeen met Moneybird:

Debiteuren synchroniseren

De boekhoudkoppeling synchroniseert naast facturen ook debiteurgegevens van Simplicate naar Moneybird. Wanneer er reeds bestaande debiteuren aanwezig zijn in Moneybird, dan zal Combidesk de debiteurgegevens met elkaar matchen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het algemene e-mailadres op de relatie (bedrijf / persoon). 

Belangrijk dus wanneer in Moneybird debiteurgegevens zijn opgeslagen, dat deze worden voorzien van het e-mailadres zoals deze in Simplicate is opgeslagen onder CRM > Bedrijfsgegevens / Persoonsgegevens > E-mail.

Belangrijk: eigen factuurnummering in Moneybird

Alle facturen die worden aangemaakt binnen Moneybird, krijgen een eigen factuurnummer. Dit betekent dat deze factuurnummering zal gaan afwijken van het factuurnummer in Simplicate. Daarom wordt altijd het originele factuurnummer van Simplicate mee opgeslagen als kenmerk op de factuur, zodat de betalingen goed gematcht kunnen worden op dit nummer.

Pas binnen Moneybird de automatische nummering van facturen aan via Tandwiel > Instellingen om te voorkomen dat de nummering van Moneybird gaat overlappen met die van Simplicate. Geef deze als factuurnummersjabloon bijvoorbeeld: 'FICTIEF' mee. Hiermee voorkom je ook dat openstaande facturen onterecht als betaald worden gemarkeerd.

Goed om te weten: factuurherinneringen

Doordat facturen in Moneybird een afwijkend factuurnummer krijgen, is Moneybird niet meer de plek om factuurherinneringen vandaan te versturen. Dit kun je het beste doen vanuit Simplicate via de functie 'Herinneringen versturen'. 

Activeren van de koppeling

Voor het activeren van de koppeling ga je in Simplicate naar Instellingen > Facturen > Boekhoudkoppeling. Klik bij Moneybird op ‘Installeren’:

De koppelpagina van Combidesk wordt nu geopend waarbij je Simplicate en Moneybird in beeld ziet en met elkaar kunt verbinden. 

We gaan eerst verbinding maken met de Simplicate omgeving. Klik hiervoor op 'Verbind je Simplicate account':

Simplicate vraagt nu om de domeinnaam in te vullen. Dit is adres waarmee je inlogt op Simplicate en is meestal je bedrijfsnaam. Bijvoorbeeld 'bedrijfsnaam.simplicate.nl'. 

Klik vervolgens op Inloggen via Simplicate.

Omdat je reeds bent ingelogd in Simplicate wordt de vraag gesteld of Combidesk toegang mag krijgen tot jouw Simplicate omgeving:

Je komt, na toestemming te hebben gegeven, weer terug op de koppelpagina van Combidesk. Je ziet hier het e-mailadres van het account waarmee je bent ingelogd in Simplicate. 

Klik op Volgende stap.

Op de volgende pagina zie je jouw e-mailadres onder het Simplicate logo staan, waarmee je verbonden bent. We gaan nu verbinding maken met Moneybird. 

Klik op Verbind je Moneybird account.

Log in bij Moneybird met je e-mailadres en wachtwoord. 

Kies Toestaan om Combidesk toegang te geven tot de genoemde onderdelen.

Nadat de koppeling tot stand is gebracht worden een aantal vragen gesteld over de gegevens die gesynchroniseerd moeten worden.

  • Selecteer bedrijfsprofiel
    Dit is het bedrijfsprofiel in Simplicate waarmee de koppeling wordt gelegd. Voor elk bedrijfsprofiel maak je een aparte connectie zoals in dit artikel beschreven.
  • Exporteer facturen
    Kies alleen Ja indien er facturen in Simplicate reeds aanwezig zijn en je wilt synchroniseren met Moneybird. Is dit niet het geval, dan kun je kiezen voor Nee.
  • Selecteer de (contacten) administratie
    De administratie binnen Moneybird waar je een stap eerder toegang tot hebt gegeven.
  • Selecteer het factuur profiel
    Klaargezette facturen in Simplicate worden in Moneybird als factuur aangemaakt. Hier zul je verder niets mee doen, dus je kunt gewoon de Standaard kiezen.
  • Selecteer de factuur grootboekrekening
    Geef hier de omzetrekening op die in Moneybird aanwezig is en gebruikt moet worden voor het boeken van de omzet.
  • Versturen factuur
    Kies JA om de automatisch aangemaakte facturen te markeren als verzonden. Deze zijn vanuit Simplicate immers verzonden.
  • Selecteer de workflow
    Kies GEEN om te voorkomen dat op de automatisch aangemaakte factuur een workflow wordt geactiveerd.

Kies tenslotte voor Installeer koppeling.

Belangrijk: het e-mailadres waarmee je bent ingelogd in Simplicate wordt gebruikt om automatisch een account aan te maken bij Combidesk.

Nadat je op Installeer koppeling hebt geklikt, kom je in het overzicht van jouw combi's: de koppelingen die binnen Combidesk zijn gelegd, waaronder nu dus de Simplicate - Moneybird koppeling.

Jouw combi's beheren

Op combidesk.com kun je de koppeling (of meerdere koppelingen van Combidesk) beheren. Wanneer je klikt op Mijn combi's heb je per koppeling de volgende opties:

De actieknoppen van links naar rechts:

  • Voer een handmatige synchronisatie uit (standaard wordt iedere 15 minuten gesynchroniseerd)
  • Bekijk het resultaat/logboek van de uitgevoerde synchronisaties
  • Bewerk de koppeling, bijvoorbeeld om deze met een ander account te koppelen of de koppeling te verwijderen
  • Bekijk de statistieken van de uitgevoerde synchronisaties

Facturen aanbieden vanuit Simplicate

Facturen die je vanuit Simplicate verstuurt, dien je vanuit het menu Facturen > Boekhouding aan Moneybird aan te bieden.

Selecteer een of meerdere facturen en kies onder Acties voor Verwerken.

Geef vervolgens aan welke boekingsdatum gebruikt moet worden: gelijk aan factuurdatum, of een afwijkende datum.

Dit kan handig zijn wanneer je een factuur verstuurd hebt met als factuurdatum 1 november, maar die eigenlijk op de omzet in oktober geboekt moet worden.

Facturen niet doorsturen naar de boekhouding

Het is ook mogelijk om facturen niet naar de boekhouding te sturen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer de facturen reeds in de boekhouding zijn verwerkt. 

  • Wanneer je ervoor kiest om de factuur niet naar de boekhouding te versturen, dan wordt dit automatisch gelogd op de tijdlijn.  
  • De factuur komt in het tabblad Boekhouding daarnaast te staan bij 'Genegeerd'.

Automatisch synchroniseren van gegevens

Combidesk synchroniseert automatisch elke 15 minuten de volgende gegevens:

  • Nieuw aangeboden verkoopfacturen aanmaken als verkoopboeking
    (alleen van Simplicate > Moneybird)
  • Volledig betaalde facturen registreren als betaling
    (alleen van Moneybird > Simplicate)
  • Gewijzigde of nieuwe debiteuren bijwerken / aanmaken
    (alleen van Simplicate > Moneybird)
Heeft u het antwoord gevonden?