Met de tweeweg agenda integratie kun je je eigen (externe) agenda koppelen met Simplicate (en andersom). Agenda items die vanuit de externe agenda in Simplicate worden gezet, kunnen in Simplicate gekoppeld worden aan een project-dienst-urensoort combinatie. 

De Tweewegs agenda-integratie van Simplicate is samen met Cronofy ontwikkeld. Cronofy is wereldwijd specialist op dit gebied en zorgt als provider voor de koppeling tussen de agenda in Simplicate en je persoonlijke agenda(’s). De tweewegs agenda-integratie ondersteunt de volgende externe agenda’s: 

  • Google Calendar
  • Apple Calendar
  • Microsoft Office365
  • Microsoft Outlook.com
  • Microsoft Exchange (ook on-premise)

Het activeren van de integratie

Het activeren van deze integratie is eenvoudig te realiseren middels deze 4 stappen:

  1. Navigeer naar 'Mijn profiel' (rechtsboven in Simplicate)
  2. Klik op tabblad 'Agenda Integratie'
  3. Klik op de knop "Jouw agenda koppelen".
    Je wordt nu doorgestuurd naar een tussenscherm van Cronofy waar de autorisatie wordt uitgevoerd en de koppeling wordt gelegd tussen Simplicate en de externe agenda.
    Let op: je kunt als gebruiker niet meer dan één externe agenda tegelijk koppelen aan je profiel.
  4. Je wordt na het koppelen doorgestuurd naar 'Mijn profiel' en het tabblad 'Tweewegs agenda-integratie' waar nu de betreffende agenda wordt getoond als actief. 

Weergave van externe agenda items in Simplicate

In Simplicate zie je een duidelijk verschil tussen de externe agenda items en de standaard Simplicate agenda items (urenblokken). De externe agenda items zijn lichtgrijze blokken in Simplicate, zolang deze items niet in Simplicate gekoppeld zijn aan een project-dienst-urensoort combinatie:

Let op

  • Zolang je het externe agenda item niet koppelt aan een project-dienst-urensoort combinatie in Simplicate, kun je dit alleen wijzigen in de externe agenda. De integratie is dus pas 'Tweewegs', als je een extern agenda item koppelt!

Uitzonderingen 

  • Verzuim dat in de Simplicate agenda geregistreerd is, zal nooit naar de externe agenda worden gestuurd en is daar dus niet zichtbaar. 

Hoe koppel je een extern agenda item?

Als je klikt op een extern agenda item, krijg je een pop-up met de mogelijkheid om te koppelen aan een project-dienst-urensoort combinatie in Simplicate:

Zodra je het externe agenda item hebt gekoppeld, zal het grijze blok veranderen naar een Simplicate urenblok zoals we dat nu al kennen: 

Let op

  • Gekoppelde agenda items kun je wijzigen in zowel de Simplicate Agenda als de externe Agenda. Echter als je in de Externe Agenda aanpast dat het item terugkerend is, zal dit niet meegenomen worden in de agenda in Simplicate.
  • De agenda items worden tot maximaal 42 dagen in het verleden gesynchroniseerd.
  • Wanneer je de koppeling legt worden nieuwe afspraken gesynchroniseerd naar de externe agenda, maar bestaande items niet. Als je dit wel wil, dan zul je alle items in Simplicate moeten openen, en opnieuw moeten opslaan.
  • Verwijderen van gekoppelde items kan alleen in Simplicate.
  • Wanneer je een gekoppeld agenda item toch in de externe agenda verwijdert, dan zal het item vanzelf weer teruggezet worden in de externe agenda. Simplicate is dus leidend. 
  • Ook hier geldt een uitzondering voor verlof en verzuim. Externe agenda items kunnen niet gekoppeld worden aan verlof of verzuim in Simplicate.
  • Agenda items die je niet zelf in beheer hebt (waarvoor je bijvoorbeeld bent uitgenodigd), kun je in de huidige versie van deze integratie niet koppelen.
  • Dit geldt ook voor agenda items die onderdeel zijn van een reeks, bijvoorbeeld een maandelijkse meeting. 
  • Indien een Externe Agenda item meerdere medewerkers bevat, zal deze niet naar de Simplicate Agenda gesynchroniseerd worden.
  • Daarnaast is het goed om te weten dat de functie 'Hele dag' in de externe agenda werkelijk iets anders is in de Simplicate agenda. In Simplicate werken wij met een werkdag, waarbij er naar het rooster gekeken wordt van een medewerker als de functie hele dag wordt gebruikt bij bijv. het aanvragen van verlof. Indien er dus een item uit de externe agenda aangepast wordt in de Simplicate agenda zodat het een urenblok wordt, dan dient er in de externe agenda niet meer gekozen te worden voor gehele dag. Als dat gebeurd zal er in Simplicate een blok aangemaakt worden van 24 uur, omdat de functie hele dag vanuit de agenda aangeeft.

Invloed op Urencontrole en Facturatie

De externe agenda items tellen in de agenda niet mee als geschreven of geplande uren. Deze items zie je dus ook niet terug in een eventuele urencontrole en kunnen ook niet gefactureerd worden.

Heeft u het antwoord gevonden?