Het is mogelijk om een voorschot te factureren naar bedrijven en personen. Hiermee kun je bijvoorbeeld reeds een factuur sturen voordat een dienst gefactureerd kan worden of uren geschreven staan.

Instellen

De mogelijkheid om voorschotten te factureren moet aangezet worden via Instellingen > Facturen > Algemene instellingen voor facturering:

Kies hier: Activeer voorschotfactuur, en stel de BTW code en de omzetgroep in. We adviseren om een aparte grootboekrekening en omzetgroep in de boekhouding te gebruiken om voorschotten op te boeken.

Factureren

Nu kun je voor een specifieke klant en project een voorschotfactuur maken. 

Het aanmaken van een voorschotfactuur aanmaken kun je doen via Factureren > Conceptfacturen > Nieuw.

In de popup selecteer je de debiteur voor wie het voorschot aangemaakt moet worden en kies je het bijbehorende project.

Let op: Er kunnen geen voorschotsregels toegevoegd worden aan conceptfactureren die niet gekoppeld zijn aan project. 

Op de factuur kun je vervolgens één of meerdere voorschotregels toevoegen door naar het diensten tabblad te navigeren en op de knop Nieuw te klikken. Je krijgt dan een pop-up om de details verder in te stellen. Belangrijk hierbij is dat je de standaard dienst voorschot selecteert. De omschrijving die op factuur getoond wordt is naar wens aan te passen.

Aan de factuur kun je naar belief ook andere niet voorschot factuurregels toevoegen. Wanneer de factuur klaar is om te verzenden kun je deze verzenden. Op dezelfde manier als hierboven omschreven kun je voorschotregels toevoegen aan elke conceptfactuur. Je hoeft dus niet persé een aparte voorschotfactuur hiervoor aan te maken.

Na het versturen van het voorschot komt het bedrag bij “te factureren” als negatieve regel te staan. Het is daarna mogelijk om het voorschot te verrekenen met een uiteindelijke factuur.

Verrekenen

Wanneer het moment is gekomen dat je het voorschot wilt verrekenen kun je een concept factuur voor het project opstellen via “te factureren”.

Hier kun je de diensten die je wilt verrekenen samen met het voorschot selecteren en er een conceptfactuur van maken. 

Je krijgt twee keuzes op het moment dat de waarde van de geselecteerde factuurvoorstellen lager is dan het restant saldo van het te verrekenen voorschot.

Maak factuur met volledig voorschot

De geselecteerde factuurvoorstellen worden verrekend met het volledig restsaldo van het voorschot.

Maak factuur met voorschot gelijk aan selectie  

Wanneer je kiest voor deze optie zal het resterend saldo van het voorschot verminderd worden met de waarde geselecteerde factuurregels. Deze optie is bij uitstek geschikt voor wanneer je tussentijds wilt salderen/omzet nemen. 


Let op: Verwerk alle correcties op uren en/of wijzigingen in de prijzen van diensten voordat je de geselecteerde regels overzet op een conceptfactuur. Het te verrekenen voorschot is namelijk op een conceptfactuur niet meer aan te passen. 

Mocht je het bedrag dat je wil verreken toch willen aanpassen nadat het voorschot op conceptfactuur staat, dan kun je de conceptfactuur verwijderen, waarmee alle regels terug gaan naar te factureren. 

Heeft u het antwoord gevonden?