Lees in dit artikel waar je de huidige status kunt terugvinden en welke workarounds er zijn voor het Microsoft incident.

Inhoud:

  1. Huidige status

  2. FAQ

  3. Bij welke mails speelt dit?

  4. Workarounds / alternatieve oplossingen

  5. Waar kun je de tegengehouden mails uit het Quarantaine Center terugvinden?


Huidige status

Voor updates over dit incident kun je deze pagina raadplegen. Op deze pagina zal de actuele status van het incident worden gedeeld.


FAQ

Er is een FAQ opgesteld voor veelgestelde vragen rondom dit incident. Deze kun je in onderstaand artikel vinden.


Bij welke mails speelt dit?

Hierbij willen we je op de hoogte brengen van een onaangekondigde wijziging bij Microsoft (deze wijziging is van kracht sinds 12 december), waardoor gebruikers met Outlook, Office 365 of Exchange een aantal mails van Simplicate niet juist ontvangen. Dit wordt veroorzaakt door een foutief werkend spamfilter bij Microsoft.

Het gaat om de volgende mails:

  • Nieuwe gebruiker toevoegen

  • Wachtwoord vergeten

  • Notificaties per e-mail

  • Workflows en/of to-do’s per e-mail

  • Het versturen van een offerte ter digitale accordering

  • Het versturen van een offerte per e-mail

  • Het extern accorderen van uren en/of kosten*

  • Het versturen van facturen

*extern accorderen van uren en/of kosten is alleen van toepassing als je in de detacheringsbranche zit.


Workarounds / alternatieve oplossingen

Wanneer jij of de klant een mail ontvangt vanuit Simplicate en deze in spamfolder belandt, dan is het ten alle tijde raadzaam om deze aan te merken, zijnde 'geen ongewenste e-mail'.

Dit kun je doen door:

  1. De mail te openen

  2. Op de drie bolletjes te drukken

  3. 'Melden' > 'geen ongewenste e-mail'

Hoe kun jij helpen?

Wanneer je een mail hebt die in de spamfolder is beland, dan willen wij je graag vragen de .eml met ons te delen.

Dit kun je doen door de mail in de spambox te openen > op de drie bolletjes drukken > dowloaden. Dit bestand kun je dan delen met [email protected]. Wij kunnen dit dan vervolgens weer delen met Microsoft, zodat zij dit kunnen grondig kunnen onderzoeken. Dit kan ons helpen het onderzoek te versnellen.

1. Offerte digitaal ondertekend versturen & offertes verzenden per e-mail

Beide manieren van het versturen van een offerte kunnen mogelijk in het spamfilter van de klant belanden. Bij gebruik van beide mogelijkheden is het raadzaam om te controleren of jouw klant deze mail daadwerkelijk goed heeft ontvangen.

Wanneer deze niet goed is ontvangen, kun je de klant adviseren om zijn of haar spamfolder te controleren.

2. Wachtwoord vergeten / nieuwe gebruiker toevoegen

Als je een nieuwe gebruiker wil toevoegen, kun je de gebruiker gewoon vanuit Simplicate uitnodigen. De persoon in kwestie zal de mail wel of niet ontvangen. Wanneer deze niet wordt ontvangen is het raadzaam dat deze medewerker eerst zijn spamfolder controleert.

Mocht de mail niet zijn aangekomen in de inbox of spamfolder dan kan deze persoon alsnog inloggen in Simplicate en een nieuw Simplicate-account aanmaken; namelijk door direct via Microsoft in te loggen:

Mocht je deze optie niet zien, kun je dit wijzigen via Instellingen > Account > Accountinstellingen > Wachtwoordbeleid > Inloggen via Microsoft toestaan.

3. Extern accorderen van uren en/of kosten*

*alleen van toepassing in de Detacheringsbranche.

Wanneer je gebruik maakt van extern accorderen van uren en deze ter accorderen hebt aangeboden aan de klant dan bestaat er een kans dat deze mail niet is aangekomen.

Wij raden in dit geval dan ook aan als de mail niet is aangekomen, dat de klant eerst zijn spamfolder controleert.

4. Controleren op mogelijk niet aangekomen mails

We hebben een tool gemaakt om een inzicht te bieden in welke impact deze bug voor jullie heeft. Ook is de tool ontwikkeld om een handvat te bieden zodat je kunt zien wie de mail mogelijkerwijs niet heeft ontvangen zodat je daar op zou kunnen anticiperen.

Dit inzicht is te verkrijgen door te gaan naar Simplicate > instellingen > account > uitgaande mail > ‘Gebruikt Microsoft Mailbox’.

De waarde die in deze kolom staat kan drie waardes bevatten:

  1. Ja

  2. Mogelijk

  3. Nee

Als de waarde een ‘ja’ of ‘mogelijk’ is, is het raadzaam om te controleren of de ontvanger de mail daadwerkelijk ontvangen heeft. Als deze mail niet is ontvangen dan kan de ontvanger de spamfolder van zijn of haar mailbox controleren op de ontbrekende mail. Dit is enkel het geval voor mails die verstuurd zijn na 17 januari, mails die voor die datum dateren kunnen nog in de Quarantaine staan. Hoe je die kunt terugvinden kun je hier teruglezen.

Wanneer de waarde ‘nee’ is, maakt de ontvanger geen gebruik van een Microsoft-mailbox en kun je ervan uitgaan dat die mail correct is afgeleverd.

Meer informatie over deze pagina in de instellingen en hoe je gebruik kunt maken van de filtering, staat uitgelegd in onderstaand artikel.


Waar kun je de tegengehouden mails uit het Quarantaine Center terugvinden?

Mochten de mails niet zijn aangekomen in de inbox of de spamfolder. Dan zou jullie IT-beheerder ook nog het Microsoft Security Center kunnen controleren.

De niet ontvangen mails zijn terug te vinden via het Microsoft Security Center van de ontvanger. Dit kan de IT-beheerder inzien. Via deze pagina kunnen de mails alsnog vrijgegeven worden en met terugwerkende kracht worden verstuurd.

Dit kan de IT-beheerder doen door te gaan naar:

  • Microsoft Security Center →

  • Email and collaboration →

  • Review →

  • Quarantine

Een directe link is: https://security.microsoft.com/quarantine?viewid=Email. Hier kunnen de mails worden aangevinkt die je nog wilt versturen en daarna kun je drukken op ‘release’. Dit kan per Microsoft-product verschillen. Mocht het niet lukken, willen we je vragen om contact op te nemen met Support van Microsoft.

Mails die in Quarantaine staan, moeten hiervoor eerst vrijgegeven worden door de IT-beheerder. Hierbij kan aangegeven worden dat vergelijkbare e-mails voor een gekozen periode niet meer tegengehouden worden. Het kan zijn dat je deze actie een aantal keren moet herhalen voor verschillende type e-mails. Daarnaast zal deze actie voor een aantal typen e-mail niet meteen werken, omdat Microsoft niet het URL-patroon gelijk kan herkennen. Doordat de e-mails ter analyse worden aangeboden bij Microsoft is de kans wel hoger dat hun filters voor iedereen worden bijgesteld.

Ga hiervoor naar https://security.microsoft.com/quarantine kies een email en geef deze email vrij. Zorg daarbij dat je in het vervolgscherm kiest voor de optie om alle vergelijkbare mails toe te staan (laatste vinkje).

Gedetailleerde informatie is te vinden op de supportpagina van Microsoft.

Heb je het antwoord gevonden?