Soms komt het voor dat je een aanpassing wilt doen aan een reeds lopende dienst, of dat de dienst beëindigd moet worden. In dit artikel geven we aan welke mogelijkheden er zijn binnen een dienst en wanneer je deze wel en niet niet kunt gebruiken.
Acties per dienst
Je kunt acties doorvoeren op individuele diensten. Dat doe je, als je over de juiste rechten beschikt, middels Acties > Bewerken achter de dienst.
Afhankelijk van de factuurmethode die je gekozen hebt, kunnen de acties die daar zichtbaar zijn verschillen.
Acties | Bewerken
In principe kan elke dienst bewerkt worden, echter is dit maar tot een bepaalde hoogte mogelijk als een dienst meegenomen is in een definitieve verkoopfactuur. Wat standaard mogelijk is om te bewerken is de omschrijving, toelichting en de einddatum van de dienst.
Tevens is het mogelijk om gedurende de looptijd van het project de dienst te bewerken en aan te vullen met meerdere uur- en/of kostensoorten, deze te verwijderen van de dienst, of de budgetten aan te passen. Indien uur- en/of kostensoorten verwijderd worden, denk hierbij dan goed na want dit heeft gevolgen voor de urenregistratie en eventuele declaratie van kosten.
Daarnaast is het bij een abonnement mogelijk om tijdens de looptijd van de cyclus waarbij er al gefactureerd is, het aantal en de prijs nog aan te passen.
Bij een vaste prijs dienst is het niet meer mogelijk om Urenregistratie op Ja te zetten als er al gefactureerd is, denk dus van tevoren goed na of bij een vaste prijs dienst uren geregistreerd moeten gaan worden ja of nee.
Acties | Kopiëren
Deze actie kun je gebruiken als je een nieuwe dienst wilt aanmaken geheel gebaseerd op een andere dienst qua budget etc. wilt overnemen, maar waar enkel de omschrijving van de dienst aangepast moet worden.
Let er hier wel bij op dat dat de factuurmethode ook overgenomen wordt en niet meer aan te passen is. Dus wil je een andere factuurmethode dan zul je een nieuwe dienst aan moeten maken.
Acties | Beëindigen
Deze actie gebruik je op het moment dat het project nog wel loopt, maar deze fase (dienst) van het project is afgerond. Op het moment dat je voor deze optie kiest, krijgt de dienst een einddatum van de dag waarop de actie wordt uitgevoerd. Na de datum van beëindiging zal het ook niet mogelijk zijn om uren op deze dienst te registreren.
Acties | Dienst verwijderen
Een dienst kan alleen verwijderd worden op het moment dat er aan de volgende voorwaarden zijn voldaan:
Er mogen geen uren op geschreven zijn.
Er mogen geen kosten geschreven dan wel een inkoopboeking gekoppeld.
Er mag niet op gefactureerd zijn.
Er mag geen begindatum gekoppeld zijn in het geval van een abonnementsdienst.
Collectieve acties
Naast het uitvoeren van handmatige acties per dienst, is het ook mogelijk om voor meerdere diensten tegelijk een actie uit te voeren. Ook hier geldt dat de actie per type factuurmethode kan verschillen, ons advies is hierin kijk welke actie je wilt uitvoeren en welke factuurmethode(s) daarmee gemoeid zijn.
De knop Acties komt alleen beschikbaar indien er 1 of meerdere diensten geselecteerd zijn in het project:
Acties | Beëindigen
Deze actie is net als de actie per regel handig om meerdere diensten in een keer te beëindigen, zonder dat per dienst op Acties > Bewerken geklikt hoeft te worden.
Acties | Factureren in termijnen
Deze optie kan alleen gekozen worden bij een dienst die factuurmethode Vaste prijs heeft. Uiteraard werkt dit alleen als de vaste prijs nog niet gefactureerd is.
Acties | Conceptfactuur
Deze optie is alleen beschikbaar indien de diensten die geselecteerd zijn de factuurmethode Vaste prijs hebben. Op het moment dat er een andere dienst is geselecteerd die niet deze factuurmethode heeft, zal Simplicate een melding geven dat het voor deze dienst niet uitgevoerd kan worden:
Acties | Begindatum facturatie aanpassen
Indien bij een aantal vaste prijs diensten de factuurdatum bewust nog leeg gelaten is of deze begindatum is vergeten, is het nu heel makkelijk om meerdere diensten een begindatum mee te geven.
Acties | Volgorde diensten aanpassen
Via de pijltjes aan de rechterkant naast "Acties" is het mogelijk om de volgorde van de diensten aan te passen. Deze volgorde wordt ook overgenomen op de factuur. Je hoeft hierdoor dus niet meer in de factuur de diensten volgorde aan te passen.
