Een workflow vangt terugkerend werk in een vaste reeks stappen, met per stap een verantwoordelijke en een deadline. Zo loopt werk dat zich herhaalt — een klant onboarden, een aangiftecyclus, een terugkerende oplevering — elke keer op dezelfde manier, zonder dat iemand het opnieuw moet bedenken of in de gaten houden. Dat is precies de gedachte achter Simplicate: onnodige complexiteit uit het dagelijkse werk halen, zodat de tijd van je team naar je klanten gaat en niet naar uitzoeken wat de volgende stap is.
Dit rapport laat zien of die opzet ook in de praktijk standhoudt. Hoeveel workflows staan er nog open met een deadline van vorig jaar? Wat is de status van alles wat is aangemaakt, en wat is de gemiddelde doorlooptijd? Je ziet waar het werk zich opstapelt, wat over tijd is en wat lang blijft liggen — zodat je de werkverdeling én je workflow-opzet gericht kunt bijsturen.
Let op: persoonlijke workflows die aan medewerkers in je organisatie zijn gekoppeld (uit de HRM-module) blijven vanwege privacy buiten dit rapport.
Opbouw van het rapport
Bovenaan staat de filterbalk; daaronder een blok met totalen, een reeks grafieken en de Detailweergave (de tabel).
Aangemaakt per maand
Toont per maand hoeveel workflows er zijn gestart. Zo zie je de instroom van nieuw werk en herken je de maanden waarin het druk wordt — handig om capaciteit op tijd vrij te maken.
Openstaande workflows per deadline huidige stap
Verdeelt de openstaande workflows over de deadline van de stap waarin ze nú staan. Zo zie je in één oogopslag wat er op korte termijn af moet en wat al over tijd is.
Openstaande workflows per deadline workflow
Doet hetzelfde voor de einddeadline van de hele workflow. Waar de vorige grafiek naar de eerstvolgende stap kijkt, zie je hier welke workflows als geheel onder druk staan.
Aantal workflows per type
Laat zien hoe je workflows over de types verdeeld zijn. Zo zie je welk soort werk het vaakst voorkomt en waar het zwaartepunt van je werk ligt.
Openstaande workflows per verantwoordelijke
Toont per verantwoordelijke hoeveel workflows er nog openstaan. Zo bewaak je de werkverdeling en zie je of het werk zich bij één persoon ophoopt.
Gemiddelde doorlooptijd voltooide workflows in dagen
Zet per type de gemiddelde doorlooptijd in dagen, gemeten van aanmaak tot de laatste wijziging van voltooide workflows. Zo zie je welk werk lang blijft liggen en waar de doorloop sneller kan.
Detailweergave
De tabel toont alle workflows in de selectie. Via Kolommen kies je welke kolommen zichtbaar zijn en via Exporteren download je de gegevens.
Filters
Via Voeg filter toe voeg je filters toe; met Reset filters zet je alles terug. Je kunt filters combineren — bijvoorbeeld Aanmaakdatum én Deadline workflow samen.
Dimensies
Aanmaakdatum
Deadline stap
Deadline workflow
Aangemaakt door
Verantwoordelijke
Status
Type
Relatie
Relatienummer
Project
Projectleider
Relatiebeheerder
Kolommen in de tabel
KPI's
KPI | Uitleg |
Dagen in stap | Het aantal dagen dat de workflow al in de huidige stap staat. |
Dagen tot deadline stap | Het aantal dagen tot de deadline van de huidige stap (negatief als die verstreken is). |
Dimensies
Aanmaakdatum
Type
Relatie
Relatienummer
Onderwerp
Stap
Status
In stap sinds
Verantwoordelijke
Deadline huidige stap
Deadline workflow
Aangemaakt door
Project
Sales
Relatiebeheerder
Projectleider
Salesverantwoordelijke
Laatst gewijzigd
Aandachtspunten
Een aantal datavelden vervalt zodra een workflow op voltooid staat. Filteren op die velden kan daardoor anders uitpakken dan verwacht. Het gaat om Stap, Verantwoordelijke en Aangemaakt door.