Het standaardiseren van bedrijfsprocessen helpt je om efficiënter en effectiever te werk te gaan en brengt je dichter bij het benutten van je volle potentieel als organisatie. Bij standaardisatie maak je afspraken om op een bepaalde manier te werken. In Simplicate kun je deze manier vastleggen in een workflow.

Een workflow in Simplicate stuurt namelijk een gestandaardiseerd proces aan waarin medewerkers in een vaste volgorde bepaalde stappen oppakken. Op deze manier weten medewerkers precies wat ze te doen staat en kunnen ze hun persoonlijke lijst afwerken.

In dit artikel vind je meer informatie over de werking van workflows en hoe je deze correct instelt.

Als accountant werk je vaak aan dezelfde werkzaamheden voor verschillende klanten en wordt er binnen jouw organisatie waarschijnlijk ook gewerkt met standaard processen en afspraken om deze werkzaamheden van dezelfde gewenste kwaliteit te voorzien.

Workflows van Simplicate zijn hierin een goede basis om het overzicht te bewaren en bepaalde werkzaamheden organisatiebreed op dezelfde manier aan te pakken. Door bijvoorbeeld een workflow aan te maken voor het opstellen van een jaarrekening, zullen de stappen die nodig zijn om een jaarrekening volledig te maken elkaar logisch opvolgen en op het juiste moment bij iedere medewerker in zijn/haar overzicht verschijnen. Zo weten medewerkers direct waar ze aan moeten werken en aan welke stap in het proces ze een bijdrage dienen te leveren.

Op deze manier sla je ook geen belangrijke stappen over en weet je zeker dat de jaarrekening volledig is, wanneer de workflow beëindigd is. Daarnaast sla je de data horend bij de workflows centraal op en is het mogelijk om deze te koppelen aan een bepaald project of een CRM-relatie, zodat het inzichtelijk is welke werkzaamheden allemaal lopen voor dit project/ deze relatie.

Al met al kunnen workflows je als accountant meer overzicht bieden en je ondersteunen bij je dagelijkse werkzaamheden. In dit artikel vind je voorbeelden van workflows die veel door accountants gebruikt worden, tips & tricks en lees je meer over wat workflows van Simplicate jullie organisatie kan brengen.

Grofweg levert elk administratie- en accountantskantoor dezelfde diensten. Denk bijvoorbeeld aan het doen van fiscale aangifte, het samenstellen van een jaarrekening en administratie werkzaamheden. De voortgang van dit soort diensten kunnen geborgd worden in workflows. Hieronder zullen een paar voorbeeld workflows toegelicht worden. Deze workflows zijn standaard aanwezig in een nieuwe accountancy omgeving.

Een dienst die je als accountant voor je klanten uitvoert, is het doen van de btw-aangifte. Dit kan per maand, kwartaal of jaar gedaan worden. In dit voorbeeld gaan we uit van btw-aangifte per maand.

Elke stap in de workflow betreft 1 maand en elke stap heeft en normtijd van 720 uur. Als een maand afgerond is, kan de workflow doorgezet worden naar de volgende stap, en dus de volgende maand. Deze workflow kan dus gebruikt worden voor het uitvoeren en bewaken van de btw-aangifte per periode.

Het maken van een jaarrekening bestaat uit een aantal standaard stappen die altijd doorlopen moeten worden. Binnen deze stappen zijn er verschillende medewerkers die bijdragen aan realiseren van de dienst.

Door dit proces op te nemen als een workflow in Simplicate, krijg je per project (klant) inzichtelijk in welke stap de jaarrekening zich bevindt en welke collega er aan werkt.

In grote lijnen bestaat het maken van een jaarrekening uit de volgende stappen:

Deze stappen zullen als stap aangemaakt worden binnen de workflow in Simplicate. Zo krijgt elke medewerker op het juiste moment de juiste stap te zien. Per stap kun je namelijk een bepaalde medewerker of rol instellen. Een rol is bijvoorbeeld de relatiebeheerder. De relatiebeheerder wordt per CRM relatie bepaald.

Het instellen van rollen als bijvoorbeeld 'Accountant' en 'Assistent accountant' kunnen ook op CRM niveau ingesteld worden en zijn onderdeel van de accountancy add-on. Deze add-on kan op verzoek worden geactiveerd in jullie omgeving. Hier zijn kosten aan verbonden, zoals vermeld op www.simplicate.nl/tarieven.

Stuur voor meer informatie over de add-on of het activeren ervan een e-mail naar [email protected].

De workflow 'Nieuwe administratie' is bedoeld om de e-mailcorrespondentie tussen collega's inzake het aanmaken van een nieuwe administratie (domein) te voorkomen. Alle relevante informatie voor het aanmaken van een nieuwe administratie wordt met behulp van deze workflow door de adviseur verzameld en in één keer via de workflow aan de betreffende collega overgedragen.

De workflow kan gebruikt worden in combinatie met een zelf samengesteld Word-sjabloon waarin een checklist is opgenomen voor het aanmaken van een nieuwe administratie. Bij het starten van een workflow kan namelijk bijvoorbeeld een Word bestand als bijlage bijgevoegd worden.

Binnen deze workflow kunnen de volgende stappen met verschillende acties doorlopen worden:

Als de checklist niet akkoord bevonden wordt, kun je verplichten om een reactie mee te geven. Zo krijgt de vorige persoon in het proces extra informatie over waarom het niet akkoord is en kan de aanpassing gemaakt worden.

Een workflow kan collectief gestart worden via het actieve projecten overzicht. Zo kun je aan de rechterzijde filters toepassen, bijvoorbeeld filteren op projecten waarbij een jaarrekening samengesteld moet worden > Collectief jaarrekening workflow starten.

Filteren op Btw-aangifte per maand > Collectief Btw-aangifte (maand) workflow starten.

Op deze manier kun je gemakkelijk veel workflows starten voor de juiste projecten, hierbij is het wel belangrijk dat de workflows van tevoren juist ingesteld zijn, en dat er vrije velden aangemaakt zijn in de instellingen en ingevuld zijn bij de projecten.

Door medewerkers te koppelen aan bepaalde rollen op CRM niveau per klant, kunnen workflows gemakkelijk toegewezen worden aan de juiste persoon.

Als binnen de workflow ingesteld is dat en bepaalde stap naar een rol moet, zal Simplicate kijken welke medewerker aan die rol bij de klant gekoppeld is, en de workflow aan diegene toewijzen.

Naast de relatiebeheerder zijn de volgende rollen beschikbaar om in te vullen op het CRM profiel van een klant. Dit is onderdeel van de accountancy add-on zoals eerder in dit artikel aangegeven.

De BI-rapportage over workflows geeft je de mogelijkheid om goed bij te blijven met je werkzaamheden en processen verder te stroomlijnen. Het rapport geeft vooral inzichten in aantallen workflows en gemiddelde doorlooptijden. In onderstaand afbeeldingen zien we de meest gebruikte inzichten van de rapportages. Zo vind je in de eerste afbeelding bijvoorbeeld:

In de tweede afbeelding vind je bijvoorbeeld:

Alle resultaten zijn te filteren om specifiekere inzichten te krijgen. Zo kan je bijvoorbeeld op ‘jaarrekening’ en ‘medewerker A’ filteren om zo alle resultaten van de jaarrekening bij deze persoon te zien.