1) Kan ik taken verdelen?
Je kunt een taak opknippen door tussen dagen/weken/maanden te staan en de rechtermuisknop te gebruiken. Klik dan op taak opknippen.
Dit is bijvoorbeeld ook erg handig als een taak na twee weken wordt overgedragen aan iemand anders. Of je wilt een duidelijk moment creëren waarop de taakstatus kan worden aangepast.
2) Is het mogelijk om de kleuren van het medewerkersoverzicht in te stellen?
Op dit moment is dat niet mogelijk.
In de capaciteitsplanning kunnen verschillende kleuren terugkomen om snel inzicht te geven in de capaciteit.
De kleuren zijn gebaseerd op de percentages, dit werkt als volgt:
Wit: De medewerker is niet meer dan 90% ingepland.
Groen: De medewerker is tussen de 90% en 110% ingepland.
Oranje: De medewerker is tussen de 110% en 120% ingepland.
Rood: De medewerker is meer dan 120% ingepland.
3) Waar kan ik het beste plannen?
Met de Simplicate Capaciteitsplanning kun je op twee manieren taken aanmaken en inplannen. Je kunt de taken aanmaken in de Projecten-module, onder het tabje Planning, om ze vervolgens vanuit de Capaciteitsplanning daadwerkelijk in te plannen. Je kunt ook rechtstreeks naar de Capaciteitsplanning gaan om ze daar aan te maken én in te plannen. Wanneer gebruik je welke manier?
Je kunt ze natuurlijk allebei uitproberen en kijken wat voor jou het fijnste werkt. Over het algemeen geldt het volgende:
Als je de budgetten per urensoort opknipt in veel kleinere taakjes dan kun je dit goed doen vanuit de tab Planning in de Projecten-module. Dan houd je het overzicht over alle taken en weet je zeker dat je geen één taak vergeet aan te maken. Vervolgens ga je naar de Capaciteitsplanning om deze taken daadwerkelijk in te plannen.
Wanneer je met minder specifieke taken werkt, maar grotere budgetten in één keer inplant is het waarschijnlijk makkelijker om het gewoon rechtstreeks in de Capaciteitsplanning te doen.
4) Kan ik zien hoeveel uur iemand nog vrij heeft om te plannen?
De toetscombinatie Cmd+i (mac) en Ctrl-i (windows) zorgt voor een view op de daadwerkelijke uren.
De gebruikelijke view:
De view met de toetscombinatie ingedrukt:
5) Wat zijn placeholders?
Als je nog niet weet wie de taken gaat uitvoeren kun je een placeholder maken. Dit doe je door gewoon te plannen zonder een medewerker te selecteren. Simplicate maakt dan een taak aan als placeholder. Je kunt dan gemakkelijk op een later moment bepalen wie er beschikbaar is, en de placeholder aan die medewerker toekennen.
6) Wat is de limiet van herhalende taken?
Taken in de capaciteitsplanning kunnen herhalend worden ingepland. Daarin wordt onderscheid gemaakt tussen een wekelijkse herhaling en een maandelijkse herhaling. Er zit een limiet aan het inplannen van herhalende taken. Het limiet is afhankelijk van de herhaling (wekelijks of maandelijks).
Let op: de limiet van herhalende taken is ook afhankelijk van de einddatum van het rooster van de medewerker waar je de taak voor inplant. Wanneer de einddatum van het rooster eerder valt dan het wekelijkse/maandelijkse limiet is deze einddatum leidend.
Wekelijks
Wanneer je kiest voor een wekelijkse herhaling, hanteert Simplicate een limiet van 1 jaar op de dag dat je de taak inplant. In onderstaand voorbeeld wordt de taak op 13-01-2023 aangemaakt en is de herhalende taak dus in te plannen tot en met 13-01-2024.
Maandelijks
Wanneer je kiest voor een maandelijkse herhaling, hanteert Simplicate een limiet van 5 jaar op de dag dat je de taak inplant. In onderstaand voorbeeld wordt de taak op 13-01-2023 aangemaakt en is de herhalende taak dus in te plannen tot en met 13-01-2028.