Als je de Capaciteitsplanning opent, kom je standaard in het medewerkersoverzicht. Per medewerker kun je per dag, week of maand zien hoeveel procent iemand is ingepland.
Wanneer er 100% getoond wordt, betekent dit dat de capaciteit van de medewerker helemaal is volgepland. Wanneer er 40% getoond wordt, is er nog 60% aan capaciteit beschikbaar om taken in te plannen.
De capaciteit wordt als volgt berekend:
Ingeplande uren + geregistreerde verlofuren + geregistreerde uren (los van taken)
-------------------------------------------------
Roosteruren
Zoals in bovenstaande voorbeeld te zien bepaald het rooster van de medewerker de totale capaciteit (100%) van de medewerker. De invulling van deze 100 procent bestaat uit drie onderdelen die worden opgeteld:
Ingeplande uren (taken): Wanneer je uren inplant als taak bij de medewerker via de capaciteitsplanning. Dan zal de ingevulde capaciteit van de medewerker oplopen.
Geregistreerde verlofuren: Wanneer de medewerker bijvoorbeeld 8 uur verlof geschreven heeft en een rooster van 40 uur heeft. Dan is al 20% (8/40) van de capaciteit in gebruik genomen.
Geregistreerde uren (los van taken): Wanneer een medewerker zelf uren inboekt op andere zaken dan waar hij/zij voor is ingepland. Dan loopt net als bij verlof het percentage omhoog.
Let op:
Uren die op taken worden geschreven zie je niet terug in deze formule en dus ook niet in het percentage. Het is immers de taak zelf die al wordt weergegeven in de capaciteitsberekening en wanneer ook de registratie op deze taak wordt getoond gaat dit dubbel op. Omdat het planning betreft kiezen we er, in dit geval, voor om de reservering te presenteren, niet de registratie zelf.
In het onderstaande voorbeeld zijn er geen uren geschreven op urensoorten en is dus het volledige rooster beschikbaar om taken in te plannen. In het voorbeeld is er in week 23 een rooster van 40 uur, en er is voor 40 uur aan taken ingepland, oftewel 100%.
In week 24 en 25 zijn meer uren ingepland dan er beschikbaar zijn in het rooster. Er worden daarom ook oranje en rode blokken getoond met een hoger percentage. In dit artikel lees je meer over de kleuren in de planning.
Let op:
Aanpassingen in roosters worden 's nachts bijgewerkt naar de capaciteitsplanning.
Bij het aanmaken en verwijderen van taken, gaat er enige verwerkingstijd overheen tot het percentage wordt aangepast in het overzicht.
Voorbeeld
In dit voorbeeld gaan we uit van een week capaciteit voor een medewerker met een rooster van 32 uur. De medewerker is deze week een halve dag vrij. Voor deze medewerker zijn taken ingepland, maar de medewerker heeft zelf ook al tijd gereserveerd door vooruit te schrijven in de agenda. Er is namelijk een wekelijks terugkerende interne meeting van 2 uur. Deze is al voor het hele jaar in de tijdsregistratie van de medewerker vastgelegd.
Rooster: 32 uur
Geregistreerd verlof: 4 uur
Ingeplande taken: 16 uur
Geregistreerde tijd (los van taken): 2 uur
Het percentage benutte capaciteit van deze medewerker, in deze week:
(16 uur + 4 uur + 2 uur) / 32 roosteruren = 22 van de 32 uur = 22 / 32 = 68,75%
Pro tip
Door de sneltoets CTRL + i (Windows) of Command + i (Mac) ingedrukt te houden, zie je in één oogopslag hoeveel uren aan capaciteit een medewerker nog overheeft.
