De nieuwe capaciteitsplanning geeft jou inzicht in de capaciteit die je per week, per medewerker hebt. Zo zorg je ervoor dat jouw medewerkers steeds productief blijven, ze niet overvraagd worden en je geen taken over het hoofd ziet.
Je gaat beginnen met de capaciteitsplanning, maar hoe?!
Stap 1: Doornemen artikel capaciteitsplanning
Bij het toevoegen van de capaciteitsplanning zijn er een aantal nieuwe dimensies en begrippen in Simplicate gekomen. Mochten deze nieuwe begrippen nog niet bekend zijn dan raden we aan om eerst het artikel over de capaciteitsplanning in het algemeen te lezen voor je aan de slag gaat.
Stap 2: Disciplines toevoegen in HRM
Disciplines zijn de urensoorten waar een medewerker voornamelijk aan werkt. De disciplines zijn een suggestie, zodat je straks makkelijker ziet welke medewerkers beschikbaar zijn om een bepaalde taak op te pakken. Een medewerker kan naast de disciplines die zijn toegekend nog steeds op alle urensoorten schrijven.
De disciplines zijn gebaseerd op de urensoorten die je hebt ingesteld in de instellingen. Het toekennen van disciplines aan een medewerker doe je in HRM > Betreffende medewerker > tab Medewerker.
Stap 3: Bepaal tijdseenheden
De minimale tijdseenheid om te plannen is een kwartier. De tijdseenheid waarop je plant kun je instellen via de instellingen onder de nieuwe categorie capaciteitsplanning. Je kiest hier voor de eenheid kwartier, half uur of uur.
Stap 4: Project kiezen of aanmaken
Kies een project dat geschikt is voor het plannen. Dit kan een bestaand of een nieuw project zijn. We raden aan om te beginnen met een nieuw project.
Goed om te weten is dat de capaciteitsplanning extra functionaliteit is, en werkt met jouw projectdata. Dat wil zeggen: het gebruik van de capaciteitsplanning heeft geen invloed op geschreven tijd (eerder of later dan vandaag).
Stap 5: Diensten aanmaken en definiëren
Diensten aanmaken is onveranderd gebleven. Je kunt op de dienst nu aangeven of je de dienst wilt plannen of niet:
In de planning vind je de dienst terug op de week van de begindatum van de dienst. Een einddatum meegeven is niet verplicht. Deze kun je eventueel later via het tabblad ‘Planning’ of via de capaciteitsplanning toevoegen.
Verder kun je op de dienst(en) alvast een urenbudget voor de urensoorten meegeven zoals je dat gewend bent.
Stap 6: [Optioneel] Taken aanmaken in Projecten-module onder de tab Planning.
Met de Simplicate Capaciteitsplanning kun je op twee manieren taken aanmaken en inplannen. Je kunt de taken aanmaken in de Projecten-module, onder het tabje Planning, om ze vervolgens vanuit de Capaciteitsplanning daadwerkelijk in te plannen. Je kunt ook rechtstreeks naar de Capaciteitsplanning gaan om ze daar aan te maken én in te plannen. Wanneer gebruik je welke manier?
Je kunt ze natuurlijk allebei uitproberen en kijken wat voor jou het fijnste werkt. Over het algemeen geldt het volgende:
Als je de budgetten per urensoort opknipt in veel kleinere taakjes dan kun je dit goed doen vanuit de tab Planning in de Projecten-module. Dan houd je het overzicht over alle taken en weet je zeker dat je geen één taak vergeet aan te maken. Vervolgens ga je naar de Capaciteitsplanning om deze taken daadwerkelijk in te plannen.
Wanneer je met minder specifieke taken werkt, maar grotere budgetten in één keer inplant is het waarschijnlijk makkelijker om het gewoon rechtstreeks in de Capaciteitsplanning te doen.
Stap 7: De capaciteitsplanning
In de capaciteitsplanning beschik je over twee tabbladen: Medewerkers en Projecten. Hieronder beschrijven we kort de verschillen en eigenschappen.
Weergave van Medewerkers
De capaciteitsplanning opent standaard in de tab Medewerkers. Onder de namen van de medewerkers staan de disciplines zoals je deze bij Stap 1 op HRM hebt toegekend. Hier kun je filteren op disciplines door op een discipline te klikken, of via de zoekbalk. De capaciteitsplanning wordt standaard getoond op weekniveau maar is aan te passen naar dag- en maandniveau. De verticale rode lijn laat de huidige week zien.
Je hebt hier ook een overzicht van de placeholders (taken die nog toegewezen moeten worden aan medewerkers).
Achter de medewerkers staat per week hun actuele beschikbaarheid (ten opzichte van hun capaciteit) in percentages. Met de toetscombinatie ⌘+i (Mac) of Ctrl+i (Windows) zie je deze percentages vertaald naar uren.
Beschikbaarheid
De beschikbaarheid is gebaseerd op rooster in HRM, waarbij rekening is gehouden met verlof en verzuim en geschreven uren via de agenda of timesheet in Simplicate. Als er verlof of verzuim is geregistreerd of uren rechtstreeks op urensoorten (i.p.v. op taken) zijn geschreven, gaat dit van de beschikbaarheid af. Op deze manier zie je het dus terug in de capaciteitsplanning.
Een voorbeeld: Iemand heeft 40 uren in de week beschikbaar in zijn rooster, en heeft op maandag de komende tien weken 4 uur ingepland voor interne werkzaamheden, en op vrijdag de komende tien weken 4 uur verlof in de middag. In de capaciteitsplanning zul je zien dat er al 8 uren geschreven zijn binnen het rooster waardoor er 32 uur beschikbaarheid overblijft.
De kleuren wit, groen, oranje en rood geven visueel de beschikbaarheid weer. Klik de medewerker open en zie wat er per project is gepland.
Weergave van Projecten
Onder het tabblad Projecten zie je alle projecten en diensten die in die periode actief zijn. De diensten met een Vaste prijs en Nacalculatie kun je verplaatsen door te slepen of op de dienst te klikken.
Van diensten met de factuurmethode Abonnement is het niet mogelijk om deze te verplaatsen, omdat je hier te maken hebt met een doorlopende cyclus.
Klap een project open voor een overzicht van de medewerkers. Deze medewerkers zijn al toegekend aan een taak. De placeholders moeten nog worden toegekend aan een medewerker. Dit kun je doen via de knop toekennen. Daarnaast kun je onder deze tab de periode van een taak nog aanpassen, bijvoorbeeld langer of korter maken.
Gebruik de zoek en filter balk bovenin om te zoeken op medewerkers, disciplines, teams, projecten of relaties. Zo krijg je snel overzicht van projecten met bepaalde criteria.
Stap 8: Taken aanmaken vanuit de Capaciteitsplanning
Wanneer je in het projectenoverzicht in de Capaciteitsplanning taken in wilt plannen kun je dit op twee manieren doen.
De eerste optie is via de 'te plannen projecten'-sidebar: Alle diensten waarop is aangegeven dat 'Dienst inplannen = Ja' komen terug in de sidebar - 'te plannen projecten' in het projectenoverzicht.
Hier zie je dus alle projecten waar nog wordt verwacht dat er uren gepland moeten worden. In dit menu kun je gemakkelijk doorklikken naar de diensten onder het project en de bijbehorende urensoorten. Op het niveau van de urensoorten kun je taken gaan aanmaken, inplannen en toewijzen aan medewerkers:
Hier zie je onder de urensoort 'Strategische sessie' verschillende taken die ingepland zijn. De eerste taak staat bij Jordi en de tweede taak is een placeholder, het is nog onbekend wie deze taak gaat uitvoeren.
Wanneer je klikt op Actie > 'Ga naar taak' toont Simplicate de betreffende taak in het Medewerker overzicht. Dan kun je gemakkelijk de taak wijzigen.
De tweede optie is door onder het betreffende project in een week te klikken (je ziet in dat geval een plusje), dan opent een pop-up om een nieuwe taak aan te maken (zie afbeelding).
Bovendien is het mogelijk om herhalende taken in te plannen. Je kan ervoor kiezen om de taak wekelijks en/of maandelijks te laten terugkomen, waarbij je ook de mogelijkheid hebt om de frequentie te bepalen. In onderstaande voorbeeld zie je een taak met een lengte van één week welke iedere 3 maanden wordt herhaalt. In het voorbeeld start de taak op elke eerste maandag van de maand en eindigt op 31-12-2021. Zodra je alles naar wens hebt ingevuld, dan klik je op 'Maak aan'. De taken worden dan als losse taken aangemaakt welke je los van elkaar kunt wijzigen.
Stap 9: Tijdschrijven
In de agenda en de timesheet van de medewerkers zie je de toegewezen taken voor die week. Deze taken staan rechts in de planbaan klaar. Hier zie je ook hoeveel uur ervoor gepland is en hoeveel uur reeds besteed is.
Selecteer de taak en registreer de tijd. Simplicate begrijpt daardoor direct welke Project - Diensten - Urensoort combinatie daarbij hoort.
Stap 10: Rechten indelen
Per gebruiker kun je instellen of een gebruiker de rechten heeft om de gehele planning te zien, of alleen de planning die voor hem of haar relevant is. Je doet dit via Instellingen > Account > Gebruikers, gebruikersgroepen en rechten > Rechten per gebruikersgroep. Onder het kopje ‘Capaciteitsplanning’ zie je hier nu twee rechten: ‘toegang’ en ‘toegang tot volledige planning.’