Met de Nmbrs-integratie in Simplicate automatiseer je het synchroniseren van verlof en verzuim, waardoor dubbele invoer verleden tijd is. Dit bespaart tijd én voorkomt fouten. Zo werk je efficiënter samen met HR en Salarisadministratie.
Installatie van de integratie
Stap 1: Ga via de add-on pagina naar de Nmbrs-integratie. Deze vind je in jouw omgeving > Instellingen > Account > Add-ons, koppelingen en integraties.
Stap 2 (indien gevraagd): Voer je domein in.
Alleen het deel wat het domein van jouw bedrijf aangeeft. Dus als de link is: https://voorbeeld.simplicate.app. Dan voer je alleen "voorbeeld" in.
Is jouw domein al herkend? Dan kun je direct doorgaan naar stap 3.
Stap 3: Klik op "Nieuwe koppeling toevoegen"
Stap 4: Voer het e-mailadres en bijbehorende API-key in.
Je autoriseert de koppeling hiermee om wijzigingen te maken in Nmbrs. Daarvoor is het dus belangrijk dat een persoon hier wordt ingevoerd die voldoende rechten heeft om verlof en verzuim te synchroniseren voor alle collega's. Vaak is dit de rol "HR manager" in Nmbrs.
Wanneer je salarisadministratie beheert wordt door jouw accountant dan kunnen zij een API-key aanmaken voor de gebruiker. Via Debiteur > Instellingen > Klant Login.
Stap 5: Linken van verschillende onderdelen
5.1
Kies het Simplicate bedrijfsprofiel waarvoor je de koppeling wilt leggen.
Kies het Nmbrs bedrijf wat hier bij hoort.
Meerdere bedrijfsprofielen? - Leg de koppeling later opnieuw per bedrijfsprofiel.
5.2 - Link medewerkers aan elkaar.
Er wordt al een voorstel gedaan als medewerker namen EXACT overeenkomen. Anders kun je ze toevoegen door op het "+" teken te klikken.
Mis je medewerkers? Dan staan ze waarschijnlijk onder contract bij een ander bedrijfsprofiel in Simplicate. Pas het contract aan indien nodig.
Voor medewerkers die je niet mapped zullen geen gegevens gesynchroniseerd worden. Zo kun je dus ook eventueel een aantal collega's uitsluiten.
5.3 - Link verlofsoorten aan elkaar
Geef aan hoe verlof binnen moet komen in Nmbrs. "Aangevraagd" of "Goedgekeurd".
Je kunt verlof mappen aan verloftypes in Nmbrs of aan Uurcodes.
Vaak zijn er uurcodes voor bijzondere verloftypen zoals 'ouderschapsverlof'.
De vermindering is dan de code die in mindering gebracht wordt.
Overleg hierin goed wat de juiste werkwijze is met de salarisadministratie.
Voorbeeld:
Ouderschapsverlof: 8 uur geregistreerd
Uurcode toevoeging: 8 uur [3757] Betaald ouderschapsverlof (70%)
Uurcode vermindering: (-)8 uur [3756] Inhouding betaald ouderschapsverlof (100%)
5.4 - Kies de verzuim standaard in Nmbrs.
Bepalend voor de beschikbare verzuimsoorten in de volgende stap. In de meeste gevallen zal hier "SIVI2006" gekozen moeten worden. Mocht het voor jou onbekend zijn dan kun je gebruik maken van "SIVI2006".
5.5 - Link verzuimsoorten aan elkaar
Stap 6: Activatie en afronding
Na activatie kun je aangeven wanneer de integratie alle processen moet aftrappen. Je kunt kiezen tussen 11:00 en 01:00. Daarnaast kun je ook een handmatige synchronisatie starten vanaf hier.
Werking van de integratie
Op de aangegeven synchronisatie tijden wordt gekeken voor alle gekoppelde medewerkers of er verlof- en verzuim uren geregistreerd zijn op vandaag of de afgelopen 30 dagen.
Al het verlof en verzuim dat nog niet verwerkt was op dat punt wordt dan doorgezet naar Nmbrs volgens de koppeling zoals aangeven.
Verlofboeking in Simplicate:
Resultaat in Nmbrs:
Belangrijk om te weten over de verwerking van verlof en verzuim
Gedeeltelijk verzuim
Voor verzuimboekingen die niet een volledige dag beslaan, wordt het percentage van de dag meegestuurd. Bijvoorbeeld: bij 4 uur verzuim op een roosterdag van 8 uur, wordt er een verzuimboeking van 50% geregistreerd.Verzuim zonder einddatum
Als er geen einddatum is ingevuld, verwerkt de koppeling automatisch verzuim tot en met de dag vóór vandaag. Vergeet je dus een einddatum in te vullen, dan kan er te veel verzuim zijn gesynchroniseerd. Vul de einddatum alsnog in binnen Simplicate en corrigeer de gegevens in Nmbrs.Overlappend verlof
Wanneer je in Simplicate dubbel verlof boekt over dezelfde periode (bijvoorbeeld een week verlof inclusief een feestdag), gaat dit goed in Simplicate, maar kan dit leiden tot dubbele boekingen in Nmbrs.Meerdaags verlof
Verlofboekingen die meerdere dagen beslaan, worden pas verwerkt zodra de eerste verlofdag is aangebroken.Verwerking via uurcodes
Verlof en verzuim die gekoppeld zijn aan 'Uurcodes' worden in Nmbrs altijd geboekt in de huidige periode.Dubbele registratie vermijden
Simplicate herkent niet of verlof al handmatig in Nmbrs is ingevoerd. Let hier goed op bij het activeren van de koppeling. Mogelijk staat er al verlof in Nmbrs dat ook via Simplicate wordt gesynchroniseerd. Verwijder dit vooraf in Nmbrs, of verwijder het dubbele verlof uit Nmbrs nadat Simplicate dit geregistreerd heeft.Synchronisatie ongeacht verlofstatus
Verlof wordt gesynchroniseerd ongeacht de status in Simplicate op de dag dat het verlof start. We gaan ervan uit dat het verlof vóór de verlofdatum is goedgekeurd.