Met de een- en tweewegs agenda-integratie koppel je je eigen (externe) agenda met Simplicate (en andersom). Agenda-items kunnen in Simplicate gekoppeld worden aan een project-dienst-urensoort combinatie.
De agenda-integratie ondersteunt de volgende externe agenda’s:
Google Calendar
Apple Calendar
Microsoft Office365
Microsoft Outlook.com
Microsoft Exchange (ook on-premise)
Het activeren van de integratie
Het activeren van deze integratie is eenvoudig te realiseren middels deze 4 stappen:
Navigeer naar 'Mijn profiel' (rechtsboven in Simplicate)
Klik op tabblad 'Agenda-integratie'
Klik op de knop "Jouw agenda koppelen".
Je wordt doorgestuurd naar een tussenscherm van Cronofy (provider voor de integratie) waar de autorisatie wordt uitgevoerd en de koppeling wordt gelegd.Je hebt twee synchronisatie opties:
Eén-wegs: Hierbij worden externe agenda-items wel in Simplicate getoond. Uren die je in Simplicate zet worden niet in de externe agenda gezet.
Twee-wegs: Hierbij worden externe agenda-items in Simplicate getoond en worden geregistreerde uren ook in de externe agenda gezet.
Je wordt na het koppelen doorgestuurd naar 'Mijn profiel' en het tabblad 'Agenda-integratie' waar nu de betreffende agenda wordt getoond als actief.
Zodra de integratie is ingesteld worden je externe agenda-items getoond in je Simplicate Agenda.
Je kan het tonen van de Externe agenda aan- of uitzetten met de toggle rechtsboven:
Toelichting op externe agenda-items in Simplicate
In Simplicate zie je een duidelijk verschil tussen de externe agenda-items en de urenregistraties.
De externe agenda items zijn wit, eventueel met een groene streep ervoor wanneer deze gekoppeld is aan een project.
Groene blokken zijn urenregistraties in Simplicate
Witte blokken met groene streep zijn externe agenda-items van jezelf waar je een urenregistratie op kunt boeken
Helemaal witte blokken zijn externe agenda items georganiseerd door iemand anders of met een herhaalpatroon (3).
Agenda-items verplaatsen
Zolang het externe agenda-item niet is gekoppeld aan een project, kun je dit blok alleen wijzigen in de externe agenda.
Verzuim
Verzuim in Simplicate zal nooit naar de externe agenda worden gestuurd en is daar dus niet zichtbaar.
Hoe koppel je een extern agenda-item?
Als je klikt op een extern agenda-item, krijg je twee opties:
Ja, synchroniseer:
Met deze optie vervang je het externe urenblok door een Simplicate urenblok. Veranderingen die worden doorgevoerd in Simplicate zijn ook zichtbaar in de externe agenda. Hierna koppel je het blok aan een project-dienst-urensoort combinatie in Simplicate. Zodra je het externe agenda item hebt gekoppeld, zal het grijze blok veranderen naar een Simplicate urenblok (groen).
Nee:
Met deze optie creëer je een nieuw Simplicate blok zonder dat je agenda-item in de externe agenda gewijzigd wordt. Deze optie leent zich het beste voor externe agenda-afspraken met (externe) genodigden. Als je deze optie kiest, creëer je een blok met een project-dienst-urensoort combinatie in Simplicate. Het originele blok uit de externe agenda blijft staan en er wordt een nieuw blok toegevoegd met dezelfde waarden.
Externe agenda-items georganiseerd door iemand anders of met een herhalingspatroon kunnen niet gesynchroniseerd worden, bij dit soort items is de ‘Ja, synchroniseer’ optie daarom niet mogelijk:
Meer over de werking specifiek
Gekoppelde agenda items kun je wijzigen in zowel de Simplicate Agenda als de externe Agenda. Wanneer je in de Externe agenda het item terugkerend maakt, zal dit niet meegenomen worden in de agenda in Simplicate.
De agenda-items worden tot maximaal 42 dagen in het verleden gesynchroniseerd.
De agenda-items worden tot maximaal 200 dagen in de toekomst gesynchroniseerd.
Wanneer je de koppeling legt worden nieuwe afspraken gesynchroniseerd naar de externe agenda, maar bestaande items niet. Als je dit wel wil, dan zul je alle items in Simplicate moeten openen, en opnieuw moeten opslaan.
Verwijderen van gekoppelde items kan alleen in Simplicate.
Wanneer je een gekoppeld agenda-item toch in de externe agenda verwijdert, dan zal het item vanzelf weer teruggezet worden in de externe agenda. Simplicate is dus leidend.
Externe agenda-items kunnen niet gekoppeld worden aan verlof of verzuim in Simplicate.
Let op agenda-items met eigenschap 'Hele dag'. Heb je een agenda-item gekoppeld aan een urenregistratie en wijzig je in de externe agenda deze in 'Hele dag', dan wordt dit in Simplicate als 24 uur geregistreerd.
Invloed op Urencontrole en Facturatie
Externe agenda-items tellen niet mee als geschreven of geplande uren. Deze items zie je dus ook niet terug in bijvoorbeeld de urencontrole of facturatie. Hier wordt altijd gekeken naar de daadwerkelijke tijdregistratie.
Voorkeur tijdsstap verplichten
Let op; bij het activeren van deze instelling is het niet meer mogelijk om gebruik te maken van de tweewegs synchronisatie.
