Met de een- en tweewegs agenda-integratie kun je je eigen (externe) agenda koppelen met Simplicate (en andersom). Agenda items die vanuit de externe agenda in Simplicate worden gezet, kunnen in Simplicate gekoppeld worden aan een project-dienst-urensoort combinatie.
De agenda-integratie van Simplicate is samen met Cronofy ontwikkeld. Cronofy is wereldwijd specialist op dit gebied en zorgt als provider voor de koppeling tussen de agenda in Simplicate en je persoonlijke agenda(’s). De agenda-integratie ondersteunt de volgende externe agenda’s:
Google Calendar
Apple Calendar
Microsoft Office365
Microsoft Outlook.com
Microsoft Exchange (ook on-premise)
Het activeren van de integratie
Het activeren van deze integratie is eenvoudig te realiseren middels deze 4 stappen:
Navigeer naar 'Mijn profiel' (rechtsboven in Simplicate)
Klik op tabblad 'Agenda-integratie'
Klik op de knop "Jouw agenda koppelen".
Je wordt nu doorgestuurd naar een tussenscherm van Cronofy waar de autorisatie wordt uitgevoerd en de koppeling wordt gelegd tussen Simplicate en de externe agenda.
Let op: je kunt als gebruiker niet meer dan één externe agenda tegelijk koppelen aan je profiel.Hier heb je de keuze hoe je de agenda intergratie wilt koppelen eenwegs of tweewegs.
Eenwegs: Hierbij worden externe agenda items wel in Simplicate gezet. Agenda items die je in Simplicate zet worden niet in de externe agenda gezet.
Tweewegs: Hierbij worden externe agenda items in Simplicate gezet. Agenda items die je in Simplicate zet worden ook in de externe agenda gezet.
Je wordt na het koppelen doorgestuurd naar 'Mijn profiel' en het tabblad 'Agenda-integratie' waar nu de betreffende agenda wordt getoond als actief.
Zodra de integratie is ingesteld worden je externe agenda items getoond in je Simplicate agenda. Je kan het tonen van externe agenda items aan- en uitzetten met de toggle rechtsboven:
Weergave van externe agenda items in Simplicate
In Simplicate zie je een duidelijk verschil tussen de externe agenda items en de standaard Simplicate agenda items (urenblokken). De externe agenda items zijn witte blokken of witte blokken met groene streep in Simplicate, zolang deze items niet in Simplicate gekoppeld zijn aan een project-dienst-urensoort combinatie.
Groene blokken zijn Simplicate agenda items (1), witte blokken met groene streep zijn externe agenda items van jezelf (2) en helemaal witte blokken zijn externe agenda items georganiseerd door iemand anders of met een herhaalpatroon (3).
Let op
Zolang je het externe agenda item niet koppelt aan een project-dienst-urensoort combinatie in Simplicate, kun je dit alleen wijzigen in de externe agenda.
Uitzonderingen
Verzuim dat in de Simplicate agenda geregistreerd is, zal nooit naar de externe agenda worden gestuurd en is daar dus niet zichtbaar.
Hoe koppel je een extern agenda item?
Als je klikt op een extern agenda item, krijg je een pop-up met de mogelijkheid om de wijzigingen te synchroniseren, hierbij krijg je twee opties:
Ja, synchroniseer: Met deze optie vervang je het externe urenblok door een Simplicate urenblok. Veranderingen die worden doorgevoerd in Simplicate zijn ook zichtbaar in de externe agenda. Hierna koppel je het blok aan een project-dienst-urensoort combinatie in Simplicate. Zodra je het externe agenda item hebt gekoppeld, zal het grijze blok veranderen naar een Simplicate urenblok zoals we dat nu al kennen.
Nee: Met deze optie baseer je een nieuw Simplicate blok op een extern item zonder dat deze wordt gewijzigd. Dit nieuwe Simplicate blok wordt niet gesynchroniseerd naar de externe agenda. Deze optie leent zich bij uitstek voor externe agenda-afspraken met (externe) genodigden. Als je deze optie kiest, creëer je een blok met een project-dienst-urensoort combinatie in Simplicate. Het originele blok uit de externe agenda blijft staan en er wordt een nieuw blok toegevoegd met dezelfde waarden.
Externe agenda items georganiseerd door iemand anders of met een herhalingspatroon kunnen niet gesynchroniseerd worden, bij dit soort items is de ‘Ja, synchroniseer’ optie daarom uitgegrijsd:
Let op
Gekoppelde agenda items kun je wijzigen in zowel de Simplicate Agenda als de externe Agenda. Echter als je in de Externe Agenda aanpast dat het item terugkerend is, zal dit niet meegenomen worden in de agenda in Simplicate.
De agenda items worden tot maximaal 42 dagen in het verleden gesynchroniseerd.
De agenda items worden tot maximaal 200 dagen in de toekomst gesynchroniseerd.
Wanneer je de koppeling legt worden nieuwe afspraken gesynchroniseerd naar de externe agenda, maar bestaande items niet. Als je dit wel wil, dan zul je alle items in Simplicate moeten openen, en opnieuw moeten opslaan.
Verwijderen van gekoppelde items kan alleen in Simplicate.
Wanneer je een gekoppeld agenda item toch in de externe agenda verwijdert, dan zal het item vanzelf weer teruggezet worden in de externe agenda. Simplicate is dus leidend.
Externe agenda-items kunnen niet gekoppeld worden aan verlof of verzuim in Simplicate. Dit houdt in dat wanneer je al een urenblok in je externe agenda hebt staan en deze wilt koppelen aan verlof of verzuim, er een tweede blok wordt aangemaakt door Simplicate. Bij andere urenregistraties wordt het originele externe urenblok door Simplicate omgezet in de urenregistratie.
Daarnaast is het goed om te weten dat de functie 'Hele dag' in de externe agenda werkelijk iets anders is in de Simplicate agenda. In Simplicate werken wij met een werkdag, waarbij er naar het rooster gekeken wordt van een medewerker als de functie hele dag wordt gebruikt bij bijv. het aanvragen van verlof. Indien er dus een item uit de externe agenda aangepast wordt in de Simplicate agenda zodat het een urenblok wordt, dan dient er in de externe agenda niet meer gekozen te worden voor gehele dag. Als dat gebeurt zal er in Simplicate een blok aangemaakt worden van 24 uur, omdat de functie hele dag vanuit de agenda aangeeft.
Invloed op Urencontrole en Facturatie
De externe agenda items tellen in de agenda niet mee als geschreven of geplande uren. Deze items zie je dus ook niet terug in een eventuele urencontrole en kunnen ook niet gefactureerd worden.