Met de Loket-integratie in Simplicate automatiseer je het synchroniseren van medewerkersgegevens, verlof en verzuim naar Loket. Hierdoor hoef je HR- en salarisgegevens niet meer dubbel bij te houden in beide systemen. Dit bespaart tijd en vermindert fouten in de samenwerking tussen HR en salarisadministratie.

De integratie werkt één richting op: van Simplicate naar Loket. Er worden geen gegevens vanuit Loket teruggeschreven naar Simplicate.

Installatie van de integratie

Stap 1: Ga naar de Loket-integratie

Ga in Simplicate naar:

Instellingen > Account > Add-ons, koppelingen en integraties

Open hier de integratie “Loket”.

Stap 2: Autoriseer de koppeling

Voor het activeren van de integratie moeten beide systemen worden geautoriseerd.
Je bent al ingelogd bij Simplicate, zo niet, dan kun je het in onderstaand scherm opnieuw doen.

Loket inloggen
De juiste Loket-omgeving wordt automatisch bepaald, na het autoriseren kun je de koppeling configureren.

Om de koppeling te kunnen leggen, moet de Loket gebruiker minimaal de volgende rechten in Loket hebben:

Beheer concept werknemers
Beheer dienstverbanden
Beheer HRM
Beheer variabele gegevens
Beheer ziekteverzuim
Gebruikersbeheer provider

Stap 3: Configuratie doorlopen

Je doorloopt nu de configuratie van de koppeling, dit bestaat uit 7 stappen.

3.1 Basisconfiguratie

Simplicate bedrijfsprofiel: Selecteer het Simplicate bedrijfsprofiel waarvan medewerkers worden gesynchroniseerd.
Loket werkgever: Selecteer de werkgever in Loket waar de medewerkers moeten worden aangemaakt of bijgewerkt.

Wanneer je meerdere Simplicate bedrijfsprofielen wilt koppelen, dan dien je de koppeling vaker te installeren.

3.2 Loket configuratie

Loket afdeling: Selecteer de standaard afdeling waarin nieuwe medewerkers worden aangemaakt.
Loket loonadministratie: Selecteer de loonadministratie waarin nieuwe medewerkers worden geplaatst.

Afrondingsdrempel uren (optioneel): Hier kun je instellen hoe uren worden afgerond op de eerste ziektedag. Standaard staat deze waarde op 0,50 uur.
- Loket werkt qua "Uren gewerkt" bij een gedeeltelijke verzuim melding met hele uren. Wanneer deze instelling op 0,5 staat, zal 2,5 uur worden afgerond naar 3 uur.

3.3 Medewerker mapping

In Medewerker mapping koppel je medewerkers uit Simplicate aan medewerkers in Loket. Medewerkers worden weergegeven in twee groepen:

medewerkers met een contract in het geselecteerde bedrijfsprofiel (stap 3.1)
medewerkers zonder contract

Automatisch aanmaken nieuwe (concept)medewerkers

Bestaat een medewerker nog niet in Loket? Dan wordt deze bij de volgende synchronisatie automatisch aangemaakt als conceptmedewerker.
Deze conceptmedewerker moet daarna handmatig worden omgezet naar een reguliere medewerker in Loket.

3.4 Functie mapping

Je kunt Simplicate-functies koppelen aan functies in Loket. Deze functie wordt gebruikt wanneer een medewerker wordt aangemaakt of bijgewerkt in Loket.

Functies in Simplicate zijn vrije invoer, dit is goed om rekening mee te houden in de mapping. Maak je dus nieuwe functies aan in Simplicate, dan zal bepaald moeten worden welke Loket functie daar bij hoort, anders vindt de synchronisatie op dit veld niet plaats.

3.5 Verlof synchronisatie details

Per Simplicate verlofsoort kies je het juiste Loket verloftype.

Optioneel kun je een looncomponent kiezen waarop de verlofuren worden geboekt. Dit kan worden gebruikt bij salarisrelevante verlofsoorten (bijv. ouderschapsverlof).

3.6 Verzuim synchronisatie details

Per Simplicate verzuimsoort kies je het bijbehorende Loket verzuimtype.

De integratie gebruikt deze koppeling om verzuimmeldingen correct te registreren in Loket.

Het advies is om met 1 verzuimsoort te gaan werken in Simplicate bij activatie van deze integratie. Reden: Omdat Loket geen aansluitend verzuim accepteert dient verzuim in sommige gevallen samengevoegd te worden tot 1 verzuim.

3.7 E-mailnotificaties

Je kunt e-mailadressen instellen voor meldingen wanneer:

er een nieuwe conceptmedewerker in Loket wordt aangemaakt
verzuim niet kan worden gesynchroniseerd door bijvoorbeeld overlap met bestaand verzuim

4. Synchronisatie starten

Na het starten van de synchronisatie worden medewerkers, verlof en verzuim gecontroleerd en waar nodig verwerkt.

Werking van de integratie

De integratie synchroniseert drie soorten gegevens van Simplicate naar Loket.

Medewerkers
Verlof
Verzuim

Medewerkers

De volgende gegevens worden gesynchroniseerd:

persoonsgegevens
contactgegevens
adresgegevens
rooster
functie

Nieuwe medewerkers worden in Loket eerst aangemaakt als conceptmedewerker.

Deze moet in Loket handmatig worden omgezet naar een reguliere medewerker voordat verlof en verzuim gesynchroniseerd kunnen worden.

Verlof

Verlofboekingen uit Simplicate worden automatisch naar Loket gestuurd wanneer:

de medewerker een reguliere medewerker is in Loket;
het verloftype correct is gekoppeld;
het verlof nog niet eerder is gesynchroniseerd.

Over verzuim synchronisatie:

Alleen verlofboekingen (verlofopname) wordt gesynchroniseerd.
Alleen verlofboekingen die "gestart" zijn worden gesynchroniseerd.
- Dit omdat toekomstige verlofboekingen vaak nog gewijzigd of ingetrokken worden.
- Elke dag wordt verlof gesynchroniseerd wat vandaag of tot maximaal 30 dagen in het verleden gestart is.

Verzuim

Verzuim uit Simplicate worden automatisch aangemaakt in Loket, wanneer:

het verzuimtype correct is gekoppeld;
er geen open verzuim in Loket staat;
er geen overlap met bestaand verzuim is.