Met deze integratie organiseer je zonder dubbel werk:
een uniforme werkwijze voor alle taken in de organisatie;
communicatie op taakniveau;
een manier om elkaars "workload" in te zien en over te dragen bij uitval.
Hoe werkt het?
Van Simplicate naar vPlan
Elke 5 minuten:
Medewerkers & beschikbaarheid: De integratie controleert of er nieuwe medewerkers in Simplicate staan. Deze worden automatisch toegevoegd als 'resource' in vPlan. Ook roosters worden overgenomen naar vPlan voor een juiste beschikbaarheid. Ook als collega's uit dienst gaan worden deze gearchiveerd in vPlan.
De integratie kijkt altijd alleen naar het huidige actieve rooster in Simplicate. Toekomstige roosters worden niet meegenomen (/pas actief als de startdatum bereikt is).
Urensoorten: Om te zorgen dat de systemen met elkaar praten wordt ook de lijst van urensoorten in Simplicate gelijk gehouden met de "activiteiten" in vPlan. Dit zorgt ervoor dat we in volgende stappen goed budgetten en registraties kunnen uitwisselen.
Verlof & verzuim: Je schrijft je verlof en verzuim in Simplicate. Dit heeft natuurlijk impact op de planning. Daarom zorgt de integratie ook dat verlof en verzuim steeds goed verwerkt worden op de 'resource' in vPlan.
Verlof/verzuim met einddatum in verleden wordt niet gesynchroniseerd.
Projecten, diensten & budgetten: We synchroniseren projecten, diensten en urensoort naar de backlog van vPlan. Zodat je geen dubbele invoer hebt, en je daar gewoon kunt plannen. Je kunt kiezen voor het niveau van synchronisatie.
Collectie per project (alle uren op 1 collectie)
[Best practice]: Collectie per dienst (verdeling zoals in Simplicate)
Collectie per urensoort (Voor elke urensoort onder elke dienst wordt een losse collectie aangemaakt).
Abonnementen (diensten): Ook abonnementen synchroniseren we naar vPlan, bij abonnementen is dit altijd op het niveau van de dienst (of urensoort). Wanneer je kiest voor collectie per project, dan zal voor abonnementen gelden dat deze toch per dienst worden gesynchroniseerd.
Je kunt ervoor kiezen om een abonnement direct op een planbord te laten verschijnen, dan zet de integratie het alvast voor jou in de tijd.
Wanneer je geen specifiek planbord kiest wordt er 1 kaart aangemaakt op de backlog die je dan zelf wederkerend maakt in vPlan.
Salesdiensten: Het kan ook voorkomen dat je vast salestrajecten wilt plannen. Dit is te kiezen in de instellingen. Als de salesdienst optie aan staat (in de instellingen van de integratie) worden alle salesdiensten gesynchroniseerd.
Abonnementsdiensten in Sales worden op dezelfde manier verwerkt als abonnementsdiensten vanuit Projecten. (Zie bovenstaande punt).
De volgende voorwaarden gelden voor het synchroniseren van diensten:
Dienst heeft geen einddatum of einddatum ligt na de datum in de instelling. (Dit voorkomt dat niet alle historie geïmporteerd wordt.).
Dienst plannen staat op "ja" op de betreffende projectdienst in Simplicate.
Dit geldt alleen wanneer de Capaciteitsplanning aan staat. Wanneer deze niet gebruikt wordt dan vervalt deze voorwaarde.
Voor salesdiensten: Salesdiensten als de instelling aan staat.
Alleen diensten die aangemaakt/aangepast zijn sinds de vorige synchronisatie worden gesynchroniseerd.
Diensten moeten onder een actief project vallen om gesynchroniseerd te worden.
Wil je bij de eerste standaard synchronisatie ook bestaande diensten ophalen, controleer dan vooraf de instelling opstartfase. Deze instelling heeft na de eerste standaard synchronisatie geen effect meer. Daarna worden nieuwe en gewijzigde diensten verwerkt, mits ze aan de synchronisatievoorwaarden voldoen.
Van vPlan naar Simplicate
Op basis van webhooks (direct):
Uren registraties: Wanneer je een kaart hebt gemaakt in vPlan en hier in werkt, is het wel zo fijn dat je ook daar snel je uren kunt registreren. Daarom synchroniseren we dit ook weer naar Simplicate, later kun je het dan aanvullen in Simplicate voor de volledigheid.
Urenregistraties worden niet gesynchroniseerd wanneer is gekozen voor "collectie per project/sales". In dit geval adviseren we urenregistratie via de browserextensie van Simplicate.
Let op: Wanneer kaarten uit Vplan worden verwijderd, worden de registraties die hieruit naar Simplicate zijn doorgezet ook verwijderd uit Simplicate.
Geplande kaarten uit vPlan als taken in de CP van Simplicate:
Om je budgetinformatie en financiële rapportages compleet te houden, kun je geplande kaarten vanuit vPlan synchroniseren naar de capaciteitsplanning in Simplicate. Zo zien medewerkers wat er voor hen gepland staat en kunnen ze daar uren op schrijven. Ook blijven rapportages over budgetten en de waarde van geplande taken intact.
Synchronisatie loopt alleen van vPlan naar Simplicate, niet andersom.
Synchronisatie werkt alleen voor kaarten die door de koppeling in vPlan zijn aangemaakt. (Slleen dan weet de koppeling het bijbehorende Simplicate project).
Je kunt een kaart buiten de looptijd van een dienst plannen. Als een medewerker dan uren probeert te schrijven, geeft Simplicate een foutmelding. Oplossing: pas de looptijd van de dienst aan, of zet de kaart binnen de juiste periode in de planning.
Advies: Gebruik de planning in Simplicate voor read-only, budgetbewaking en rapportages. Doe de werkelijke planning in vPlan. Je kunt het bewerken van de planning in Simplicate uitzetten via de rechten.
Installatie
Log in bij Simplicate
Ga naar: Instellingen > Add-ons, koppelingen en integraties > vPlan.
Wanneer je de vPlan integratie niet ziet, neem dan contact met ons op via [email protected].
Doorloop de stappen in de installatie pagina.
Mocht je er niet uit komen, kun je contact opnemen met Koppelhet, zij verzorgen de ondersteuning voor deze integratie.
E-mail: [email protected]
Telefoon: 0342-793255
Accountancywerk automatisch plannen
Met de accountancy-uitbreiding leg je per relatie in Simplicate vast wanneer werkzaamheden moeten plaatsvinden en wie tot het accountancyteam behoort. De koppeling gebruikt deze gegevens om standaarddiensten automatisch in vPlan te plannen. Zo hoef je terugkerend klantwerk niet telkens vanuit de backlog handmatig in te delen.
Wat leg je vast in Simplicate
Vul bij de relatie de accountancyvelden in. Onder Accountancy werkzaamheden bepaal je de maand of frequentie. Onder Accountancy team leg je de medewerkers per rol vast, bijvoorbeeld de accountant, assistent-accountant of administratief medewerker.
Werkzaamheden | CRM veld | Planning |
Jaarwerk | Maand jaarwerk | Eenmalig in de gekozen maand |
Aangifte IB | Maand aangifte IB | Eenmalig in de gekozen maand |
Aangifte VPB | Maand aangifte Vpb | Eenmalig in de gekozen maand |
Administratie | Frequentie administratie | Volgens de gekozen frequentie |
BTW aangifte | Frequentie BTW-aangifte | Volgens de gekozen frequentie |
Wat heb je nodig
Werk met onze aanbevolen inrichting in Simplicate. De koppeling herkent de werksoort op basis van de dienstsoort.
Zorg dat de accountancyvelden beschikbaar en actief zijn in je omgeving. Zie je deze niet, neem dan contact op met Simplicate Support.
Vul de planning en de teamrollen per relatie in en richt het betreffende planbord in vPlan in.
Schakel de accountantsmodule in via het module-tabblad van de koppeling. Daarna verschijnt de mappingtabel bij de instellingen.
De mapping instellen
Maak voor iedere werksoort een mapping. Koppel de standaarddienst aan het juiste CRM-planningsveld, kies het vPlan-bord en selecteer de verantwoordelijke rol uit het accountancyteam. Gebruik voor jaarwerk en aangiftes de velden voor eenmalige maandplanning. Gebruik voor administratie en BTW de velden voor herhalende planning.
Hoe het werk wordt ingepland
Bij het synchroniseren zoekt de koppeling de relatie bij de projectdienst op en leest de bijbehorende CRM-velden uit. Op basis van de mapping krijgt het werk een periode, planbord en verantwoordelijke vanuit het klantteam. Het planningsjaar wordt bepaald vanuit de begindatum van het project.
Voorbeeld: je hebt bij een klant mei gekozen voor het jaarwerk en Sanne als assistent-accountant ingevuld. In de mapping koppel je de standaarddienst Jaarwerk aan Maand jaarwerk, het bord Jaarwerk en de rol Assistent-accountant. De koppeling gebruikt deze inrichting om de dienst in mei bij Sanne te plannen.
Kiezen op welk niveau je plant
Voor de accountancy-uitbreiding kun je kiezen voor een collectie per dienst of per uursoort. Een collectie is het werkpakket dat de koppeling in vPlan aanmaakt.
Per dienst: per periode één collectie, met de onderliggende uursoorten als orderregels.
Per uursoort: een afzonderlijke collectie voor iedere uursoort onder de dienst.
Automatische accountancyplanning op projectniveau wordt niet ondersteund. De standaardkoppeling heeft wel een optie om projecten als collectie naar de backlog te synchroniseren.
Werk zonder automatische planning
Een dienst zonder passende mapping blijft in de backlog voor handmatige planning. Dat geldt ook wanneer het gekozen CRM-planningsveld leeg is of op n.v.t. staat. Advieswerk en andere uitzonderingen kun je op deze manier zelf plannen. Vrije diensten vallen buiten de beschreven mapping op standaarddiensten.
Abonnementsdiensten volgen de bestaande abonnementslogica van de koppeling. Gebruik de facturatiefrequentie van een abonnement daarom niet als vervanging voor een afzonderlijke inrichting van jaarwerk dat in één maand moet plaatsvinden.
Plannen voor het volgende jaar
Kopieer je projecten in Simplicate naar het volgende jaar, dan kan de koppeling de nieuwe diensten opnieuw plannen op basis van dezelfde CRM-inrichting. Controleer vooraf de projectdatums, budgetten, standaarddiensten en het accountancyteam. Afwijkende afspraken verwerk je handmatig in de planning.
De koppeling voor het eerst inrichten
De activiteiten en resources moeten beschikbaar zijn in vPlan voordat je het planbord volledig kunt instellen. Gebruik daarom bij een nieuwe inrichting eerst de losse synchronisatieflows, voordat je diensten laat synchroniseren. Stem deze volgorde af met je implementatieconsultant van vPlan.
Activeer de koppeling en start alleen de flows medewerkers en urensoorten.
Deactiveer de koppeling direct weer, voordat de standaard synchronisatie draait.
Richt het planbord in vPlan verder in met de opgehaalde activiteiten en resources. Controleer ook de accountancymapping en CRM-velden.
Wil je bestaande diensten meenemen, controleer dan vóór de eerste standaard synchronisatie de instelling opstartfase. Deze instelling werkt alleen bij de eerste standaard synchronisatie.
Activeer de koppeling opnieuw en laat de standaard synchronisatie draaien. Controleer een voorbeeldklant op periode, bord, medewerker en budget.