Met deze integratie organiseer je zonder dubbel werk:
een uniforme werkwijze voor alle taken in de organisatie;
communicatie op taakniveau;
een manier om elkaars "workload" in te zien en over te dragen bij uitval.
Hoe werkt het?
Van Simplicate naar vPlan
Elke 5 minuten:
Medewerkers & beschikbaarheid: De integratie controleert of er nieuwe medewerkers in Simplicate staan. Deze worden automatisch toegevoegd als 'resource' in vPlan. Ook roosters worden overgenomen naar vPlan voor een juiste beschikbaarheid. Ook als collega's uit dienst gaan worden deze gearchiveerd in vPlan.
De integratie kijkt altijd alleen naar het huidige actieve rooster in Simplicate. Toekomstige roosters worden niet meegenomen (/pas actief als de startdatum bereikt is).
Urensoorten: Om te zorgen dat de systemen met elkaar praten wordt ook de lijst van urensoorten in Simplicate gelijk gehouden met de "activiteiten" in vPlan. Dit zorgt ervoor dat we in volgende stappen goed budgetten en registraties kunnen uitwisselen.
Verlof & verzuim: Je schrijft je verlof en verzuim in Simplicate. Dit heeft natuurlijk impact op de planning. Daarom zorgt de integratie ook dat verlof en verzuim steeds goed verwerkt worden op de 'resource' in vPlan.
Verlof/verzuim met einddatum in verleden wordt niet gesynchroniseerd.
Projecten, diensten & budgetten: We synchroniseren projecten, diensten en urensoort naar de backlog van vPlan. Zodat je geen dubbele invoer hebt, en je daar gewoon kunt plannen. Je kunt kiezen voor het niveau van synchronisatie.
Collectie per project (alle uren op 1 collectie)
[Best practice]: Collectie per dienst (verdeling zoals in Simplicate)
Collectie per urensoort (Voor elke urensoort onder elke dienst wordt een losse collectie aangemaakt).
Abonnementen (diensten): Ook abonnementen synchroniseren we naar vPlan, bij abonnementen is dit altijd op het niveau van de dienst (of urensoort). Wanneer je kiest voor collectie per project, dan zal voor abonnementen gelden dat deze toch per dienst worden gesynchroniseerd.
Je kunt ervoor kiezen om een abonnement direct op een planbord te laten verschijnen, dan zet de integratie het alvast voor jou in de tijd.
Wanneer je geen specifiek planbord kiest wordt er 1 kaart aangemaakt op de backlog die je dan zelf wederkerend maakt in vPlan.
Salesdiensten: Het kan ook voorkomen dat je vast salestrajecten wilt plannen. Dit is te kiezen in de instellingen. Als de salesdienst optie aan staat (in de instellingen van de integratie) worden alle salesdiensten gesynchroniseerd.
Abonnementsdiensten in Sales worden op dezelfde manier verwerkt als abonnementsdiensten vanuit Projecten. (Zie bovenstaande punt).
De volgende voorwaarden gelden voor het synchroniseren van diensten:
Dienst heeft geen einddatum of einddatum ligt na de datum in de instelling. (Dit voorkomt dat niet alle historie geïmporteerd wordt.).
Dienst plannen staat op "ja" op de betreffende projectdienst in Simplicate.
Dit geldt alleen wanneer de Capaciteitsplanning aan staat. Wanneer deze niet gebruikt wordt dan vervalt deze voorwaarde.
Voor salesdiensten: Salesdiensten als de instelling aan staat.
Alleen diensten die aangemaakt/aangepast zijn sinds de vorige synchronisatie worden niet gesynchroniseerd.
Diensten moeten onder een actief project vallen om gesynchroniseerd te worden.
Bij de eerste keer synchroniseren worden alle diensten opgehaald. Bij opvolgende synchonisaties alleen diensten met veranderingen sinds de vorige synchrnoisatie.
Van vPlan naar Simplicate
Op basis van webhooks (direct):
Uren registraties: Wanneer je een kaart hebt gemaakt in vPlan en hier in werkt. Dan is het wel zo fijn dat je ook daar snel je uren kunt registreren. Daarom synchroniseren we dit ook weer naar Simplicate, later kun je het dan aanvullen in Simplicate voor de volledigheid.
Urenregistraties worden niet gesynchroniseerd wanneer is gekozen voor "collectie per project/sales". In dit geval adviseren we urenregistratie via de browserextensie van Simplicate.
Installatie
Log in bij Simplicate
Ga naar: Instellingen > Add-ons, koppelingen en integraties > vPlan.
Wanneer je de vPlan integratie niet ziet, neem dan contact met ons op via [email protected].
Doorloop de stappen in de installatie pagina.
Mocht je er niet uit komen, neem dan contact met ons op.