Met de AI-spendler krijg je inzicht in de uitgaven en het verbruik van verschillende AI-tools binnen je organisatie. Denk bijvoorbeeld aan tools zoals GitHub Copilot, OpenAI of Anthropic.
​

De AI-spendler verzamelt deze kosten op één plek. Vervolgens kun je deze kosten automatisch verdelen en doorzetten naar projecten in Simplicate, zodat je een realistischer beeld krijgt van de projectkosten.

AI-tools worden steeds vaker gebruikt binnen projecten en dagelijkse werkzaamheden, en dit gebruik zal de komende jaren alleen maar verder toenemen. Hoewel deze tools vaak tijd besparen en de productiviteit verhogen, worden de bijbehorende kosten meestal niet gekoppeld aan projecten. Daardoor verdwijnen ze vaak in de algemene overhead en ontbreekt inzicht in de werkelijke projectkosten. Met de AI-spendler kun je AI-kosten registreren en automatisch verdelen over projecten in Simplicate. Zo krijg je beter inzicht in hoe AI-gebruik zich verhoudt tot projectkosten en marges.

Dit maakt het mogelijk om:

Ga in Simplicate naar:

Instellingen → Add-ons, koppelingen en integraties → AI-spendler

(Tegel is op aanvraag beschikbaar)

Wanneer je op de tegel klikt, word je doorgestuurd naar de AI-spendler omgeving. Hier kun je inloggen met je Google- of Microsoft-account.

In het tabblad "AI-tools" kun je verbinding maken met verschillende AI-tools, zoals:

De AI-spendler haalt vervolgens automatisch de kosten en het verbruik op uit deze tools.

Je kunt de AI-tools toevoegen via AI-Tools > "+Add AI-tool". Wanneer je een tool gekozen hebt zal een authenticatie gevraagd worden. Waar je de API Keu kunt vinden is per gekozen tool verschillend. Raadpleeg hiervoor de documentatie van de AI-tool.

Gebruik je een tool die niet in de lijst staat, of werk je met vaste licentiekosten?
Dan kun je ook handmatig kosten toevoegen.

Om kosten naar projecten in Simplicate te kunnen boeken, maak je een koppeling met je Simplicate omgeving.

Hiervoor vul je in:

De API-key en API-secret kun je genereren in Simplicate via:
Instellingen → API.

Kies de kostensoort waarop de AI-kosten geboekt mogen worden.

Advies:
Maak hiervoor eerst een nieuwe kostensoort aan in Simplicate, bijvoorbeeld AI-tooling.

Selecteer de urensoorten waarbij AI wordt ingezet. Heb je urensoorten die deels wel, deels niet AI gebruiken. Dan kun je overwegen een extra urensoort aan te maken.

Deze urensoorten worden later gebruikt om te bepalen hoe de AI-kosten verdeeld worden over projecten.

Kies een fallback dienst waar kosten op geboekt kunnen worden wanneer ze niet direct aan een specifieke dienst gekoppeld kunnen worden.

Vaak wordt hiervoor een losse nacalculatiedienst gebruikt op een project die niet wordt doorbelast aan de klant.

Wanneer de configuratie is voltooid, houdt de AI-spendler automatisch bij welke uitgaven er zijn aan AI-tools.

Deze kosten vind je terug in het tabblad "AI-tools".

Je kunt per tool doorklikken naar de data-browser, waar je ziet:

Afhankelijk van de tool kan dit dus bestaan uit abonnementskosten, gebruikskosten of een combinatie van beide.

Via het tabblad Allocate Spend kun je de AI-kosten verdelen over projecten in Simplicate. Dit gebeurt in twee stappen.

De AI-spendler berekent eerst de totale kosten binnen de gekozen periode.

Deze kosten bestaan uit:

Voorbeeld:

Periode: 1 januari t/m 10 januari

Kosten:

De licentie wordt teruggerekend naar de periode:

10 / 31 dagen × €30 = €9,68

Totale kosten:

€9,68 + €3 = €12,68

Vervolgens kijkt de AI-spendler naar alle geschreven uren in die periode op de geselecteerde AI-urensoorten (zie configuratie). Deze uren bepalen hoe de kosten verdeeld worden over projecten.

Voorbeeld:

Uren in dezelfde periode:

Totale uren: 10 uur

De €12,68 wordt dan als volgt verdeeld:

Na de berekening krijg je een preview van de verdeling en heb je twee opties:

Gebruik deze optie wanneer je:

De CSV heeft exact hetzelfde formaat als het kostenimport-format van projectinkoop in Simplicate.

Je kunt deze daarna eenvoudig importeren via het reguliere importproces.

Een voordeel hiervan is dat de inkopen niet aan een medewerker gekoppeld worden, maar alleen aan het project.

Gebruik deze optie wanneer je het proces volledig wilt automatiseren.

De kosten worden dan direct vanuit de AI-spendler naar Simplicate gestuurd.

Ze worden geboekt in de registratiemodule, op de projectleider van het project.

Je hoeft hiervoor verder niets meer te doen.