Algemeen

In Simplicate kun je allerlei kosten registreren. We maken hierbij onderscheid tussen projectinkoop, projectkosten en losse kosten die je als declaratie wilt registreren.

Instellingen

Binnen Simplicate is het mogelijk om op verschillende manieren kosten te registreren. In de Instellingen > Projecten > Algemene projectinstellingen kun je zelf bepalen op welke manier je kosten wilt registreren:

  • Kosten via inkoopfactuur kunnen registreren: Wanneer deze optie is aangevinkt kun je handmatig of via een inkoopkoppeling inkoop registreren onder Projectinkoop in de Projecten-module. Inkoop is gebaseerd op een inkoopfactuur en inkoopregels kunnen alleen geboekt worden op kostensoorten zonder eenheid. Meer informatie over Inkoop vind je hier.

  • Kosten via medewerker kunnen registreren: Via deze optie is het mogelijk om declaraties te registreren op een medewerker. Deze optie is dan beschikbaar in de Uren-module onder Declaraties. Meer informatie over het onderdeel Declaraties vind je hier.

  • Kosten direct op projecten kunnen registreren: Wanneer deze optie aangevinkt is, is het o.a. mogelijk om kosten te kunnen importeren m.b.v een importsjabloon. Ook kan je handmatig kosten direct op een kostensoort met of zonder eenheid boeken.

Projecten-module

Wanneer er in de instellingen is gekozen voor de derde optie is het mogelijk om kosten direct op project kunnen registreren. Het registreren van kosten vind je door naar de Projecten-module > Projectinkoop te gaan en vervolgens rechtsboven op de knop ‘Nieuw’ te klikken. Je krijgt dan de volgende pop-up te zien met drie verschillende opties:

Hieronder worden de drie verschillende opties toegelicht:

  1. Kosten handmatig invoeren: Deze optie gebruik je wanneer je in het algemeen kosten wilt toevoegen. Via deze weg kun je zowel kostensoorten met of zonder eenheid invoeren.

  2. Kosten importeren: Met deze optie is het mogelijk om kosten te importeren met behulp van een importsjabloon. Via deze weg kun je zowel kostensoorten met als zonder eenheid importeren.

  3. Inkoopfactuur handmatig toevoegen: Deze optie gebruik je op het moment dat je een inkoopfactuur hebt en je deze wilt verwerken in Simplicate. Meer informatie over het handmatig toevoegen van een inkoopfactuur vind je hier.

De eerste en de derde optie zijn handmatige acties en de de tweede optie is de optie om te importeren. Bij deze tweede optie komt ook een linkje in de pop-up te staan waar je het import sjabloon kunt downloaden. Ook bij stap 2.1 in dit artikel vind je het importbestand.

Het is belangrijk dat de volgorde van de kolommen in het importsjabloon wordt aangehouden en dat er geen kolommen worden toegevoegd of weggehaald!

Let op: Kosten importeren is iets anders dan declaraties importeren. Het verschil tussen deze twee heeft te maken met de kolom ‘Medewerkers’. In een kostenimport wordt deze kolom niet meegenomen, in een declaratie-import wel!

1. Kosten handmatig invoeren

De eerste optie waar je voor kan kiezen op het moment dat je in de projectinkoop op ‘Nieuwe kostenboeking’ klikt is ‘Kosten handmatig invoeren’. Deze optie gebruik je wanneer je in het algemeen kosten wilt toevoegen. Via deze weg kun je zowel kostensoorten met of zonder eenheid invoeren. Beide keren wordt de kostensoort getoond. Nadat je een omschrijving en datum hebt ingevuld kun je op toevoegen klikken en kom je in een scherm waar je vervolgens zelf handmatig je kostenboekingen kunt toevoegen via de knop ‘nieuwe kostenboeking’. Het inkoop totaal wijzigt op het moment dat je een bedrag hebt ingegeven op je kostenboekingen.

2. Kosten importeren

Stap 2.1: Import voorbereiden

Een Excel-bestand vormt de basis voor de import. Het is belangrijk hiervoor onderstaand sjabloon te gebruiken, omdat de kolommen die hierin staan leidend zijn.

Download hier het sjabloon voor het importeren van kosten.

Kolommen in Excel

  • Datum
    Gebruik het volgende format: JJJJ-MM-DD

  • Relatienummer
    Deze kolom is verplicht wanneer de kolom relatienaam leeg is. Wanneer je gebruik maakt van relatienummers, moet ook het relatienummer exact overeenkomst met het relatienummer in CRM.
    Let op: het relatienummer moet uniek zijn. Wanneer een relatienummer 1234 aan bedrijf is gegeven, mag deze niet ook aan een persoon zijn gegeven.

  • Relatienaam
    Deze kolom is verplicht wanneer de kolom relatienummer leeg is.
    De relatienaam moet exact overeenkomen met de relatienaam in CRM.

  • Projectnaam
    Deze kolom is optioneel.
    Naam van het project moet exact overeenkomen met wat er in Simplicate staat in het overzicht van projecten.

  • Projectnummer
    Deze kolom is optioneel.
    Het Projectnummer geniet de voorkeur boven projectnaam.

  • Projectdienst
    Deze kolom is optioneel.
    De naam van de dienst moet exact overeenkomen zoals deze in Simplicate staat.

  • Kostensoort
    Deze kolom is verplicht.
    De naam van de kostensoort moet exact overeenkomen zoals deze in Simplicate staat.

  • Toelichting
    Deze kolom is optioneel.

  • Aantal
    Deze kolom is verplicht. Voor kostensoorten zonder eenheid moet hier een 1 worden ingevuld, om de import te laten slagen. De cellen moeten een numerieke waarde bevatten, maximaal 2 decimalen.

  • Bedrag
    Deze kolom is optioneel.
    Wanneer dit veld leeg is, of gevuld is met een 0, dan wordt er gekeken naar de prijs van de kostensoort en wordt deze overgenomen wanneer dat kan.

Stap 2.2: Uitvoeren van een import

Let op: ook Simplicate kan een foute import moeilijk terugdraaien. Dit kost veel tijd en in sommige gevallen moet er een volledige back-up teruggezet worden, waardoor data verloren kan gaan. Het is daarom van belang dat je goed weet waar je mee bezig bent!

Ga voor het importeren van kosten naar de Projecten-module > Projectinkoop en klik vervolgens op de knop ‘Nieuw’ rechtsboven. Je ziet dan de volgende pop-up waarbij je de tweede optie ‘Kosten importeren’ kiest:

Wanneer je voor deze optie hebt gekozen, zie je dat je ook altijd op deze plek het importsjabloon kan downloaden. Als je het importsjabloon vervolgens hebt ingevuld kun je deze als Excel- of CSV-bestand uploaden. Mocht het bestand niet voldoen aan de eisen om te importeren dan zul je de volgende foutmelding krijgen:

Stap 2.2.1 Bestand geïmporteerd

Nadat er op de knop ‘Importeren’ is gedrukt ontvang je een notificatie rechtsboven op het moment dat de import is afgerond. Vervolgens staat deze import onder ‘te verwerken’. De bron geeft aan op welke manier de kosten zijn toegevoegd. In dit geval via een import.

2.2.2: Kostenboeking bekijken

Als je vervolgens op Acties > Bewerken klikt, kom je in een scherm waar de regels staan die succesvol zijn geïmporteerd. Linksboven kun je namelijk zien hoeveel regels van de totale regels in de import zijn geïmporteerd. Mochten er een aantal niet zijn geïmporteerd dan kun je de reden daarvan terugvinden in het uitvalbestand:

Daarnaast is het mogelijk om op de pagina ook de inkoopprijs of aantal (bij prijs per eenheid) aan te passen en de regels afzonderlijk van elkaar bewerken.

Tot slot heb je via de knop ‘Nieuwe kostenboeking’ rechtsboven nog de mogelijkheid om handmatig kostenboekingen toe te voegen:

2.2.3: Kopiëren kosten verzameling:

Nadat je kosten hebt geïmporteerd of handmatig hebt toegevoegd, heb je de mogelijkheid om deze verzameling aan kostenboekingen te kopiëren. Er wordt dan een nieuwe kostenverzameling aangemaakt van het type ‘Kosten handmatig’. Alle bedragen en aantallen worden dan op 0 gezet.

2.2.4: Wanneer staat een kostenimport onder ‘te verwerken’ en wanneer onder ‘verwerkt’?

  • Te verwerken
    Een kostenimport zal verschijnen onder ‘te verwerken’ als er 1 of meerdere geïmporteerde regels van de verzameling nog niet volledig afgevuld zijn. Als alle regels worden voorzien van dienst en kostensoort zal deze verzameling na het opslaan onder ‘verwerkt’ komen te staan.

  • Verwerkt
    Op het moment dat alle geïmporteerde regels van de verzameling afgevuld zijn met project, dienst en kostensoort zal de verzameling bij ‘verwerkt’ komen te staan.

Voorbeeld: Je hebt in het importbestand 10 kostenregels aangemaakt en geïmporteerd. Uiteindelijk blijken er 8 regels succesvol te zijn geïmporteerd en zijn er 2 regels uitval. De kostenregel zal dan bij ‘verwerkt’ staan en je zult zelf handmatig via Acties > Bewerken moeten controleren of alle regels succesvol zijn geïmporteerd. Op dit moment kun je dit nog niet uit het overzicht halen. De kolom ‘Regels verwerkt’ geeft namelijk alleen maar aan hoeveel regels van het importbestand volledig op een project zijn geregistreerd en geeft niet aan of de import succesvol is geweest.

Let op: Als je nadat je kosten hebt geïmporteerd gaat naar 'Te factureren' kan het voorkomen dat de kosten niet direct zichtbaar zijn. Door gebruik te maken van de optie 'Actualiseren' rechtsboven onder 'Opties' komen deze kosten wel zichtbaar. Dit geldt uiteraard alleen voor kosten op een dienst o.b.v. nacalculatie, omdat bij dit type dienst kosten kunnen worden doorbelast.

3. Inkoopfactuur handmatig toevoegen

Er is een uitgebreid artikel over het toevoegen van inkoopfacturen, zowel handmatig als via de inkoop koppeling. Meer informatie hierover vind je hier.

Heb je het antwoord gevonden?