In Simplicate kun je allerlei kosten registreren. We maken hierbij onderscheid tussen projectinkoop, projectkosten en losse kosten die je als declaratie wilt registreren.

Binnen Simplicate is het mogelijk om op verschillende manieren kosten te registreren. In de Instellingen > Projecten > Algemene projectinstellingen kun je zelf bepalen op welke manier je kosten wilt registreren:

Wanneer er in de instellingen is gekozen voor de derde optie is het mogelijk om kosten direct op project kunnen registreren. Het registreren van kosten vind je door naar de Projecten-module > Projectinkoop te gaan en vervolgens rechtsboven op de knop ‘Nieuw’ te klikken. Je krijgt dan de volgende pop-up te zien met drie verschillende opties:

Hieronder worden de drie verschillende opties toegelicht:

De eerste en de derde optie zijn handmatige acties en de de tweede optie is de optie om te importeren. Bij deze tweede optie komt ook een linkje in de pop-up te staan waar je het import sjabloon kunt downloaden. Ook bij stap 2.1 in dit artikel vind je het importbestand.

Het is belangrijk dat de volgorde van de kolommen in het importsjabloon wordt aangehouden en dat er geen kolommen worden toegevoegd of weggehaald!

Let op: Kosten importeren is iets anders dan declaraties importeren. Het verschil tussen deze twee heeft te maken met de kolom ‘Medewerkers’. In een kostenimport wordt deze kolom niet meegenomen, in een declaratie-import wel!

De eerste optie waar je voor kan kiezen op het moment dat je in de projectinkoop op ‘Nieuwe kostenboeking’ klikt is ‘Kosten handmatig invoeren’. Deze optie gebruik je wanneer je in het algemeen kosten wilt toevoegen. Via deze weg kun je zowel kostensoorten met of zonder eenheid invoeren. Beide keren wordt de kostensoort getoond. Nadat je een omschrijving en datum hebt ingevuld kun je op toevoegen klikken en kom je in een scherm waar je vervolgens zelf handmatig je kostenboekingen kunt toevoegen via de knop ‘nieuwe kostenboeking’. Het inkoop totaal wijzigt op het moment dat je een bedrag hebt ingegeven op je kostenboekingen.

Een Excel-bestand vormt de basis voor de import. Het is belangrijk hiervoor onderstaand sjabloon te gebruiken, omdat de kolommen die hierin staan leidend zijn.

Download hier het sjabloon voor het importeren van kosten.

Kolommen in Excel

Let op: ook Simplicate kan een foute import moeilijk terugdraaien. Dit kost veel tijd en in sommige gevallen moet er een volledige back-up teruggezet worden, waardoor data verloren kan gaan. Het is daarom van belang dat je goed weet waar je mee bezig bent!

Ga voor het importeren van kosten naar de Projecten-module > Projectinkoop en klik vervolgens op de knop ‘Nieuw’ rechtsboven. Je ziet dan de volgende pop-up waarbij je de tweede optie ‘Kosten importeren’ kiest:

Wanneer je voor deze optie hebt gekozen, zie je dat je ook altijd op deze plek het importsjabloon kan downloaden. Als je het importsjabloon vervolgens hebt ingevuld kun je deze als Excel- of CSV-bestand uploaden. Mocht het bestand niet voldoen aan de eisen om te importeren dan zul je de volgende foutmelding krijgen:

Stap 2.2.1 Bestand geïmporteerd

Nadat er op de knop ‘Importeren’ is gedrukt ontvang je een notificatie rechtsboven op het moment dat de import is afgerond. Vervolgens staat deze import onder ‘te verwerken’. De bron geeft aan op welke manier de kosten zijn toegevoegd. In dit geval via een import.

2.2.2: Kostenboeking bekijken

Als je vervolgens op Acties > Bewerken klikt, kom je in een scherm waar de regels staan die succesvol zijn geïmporteerd. Linksboven kun je namelijk zien hoeveel regels van de totale regels in de import zijn geïmporteerd. Mochten er een aantal niet zijn geïmporteerd dan kun je de reden daarvan terugvinden in het uitvalbestand:

Daarnaast is het mogelijk om op de pagina ook de inkoopprijs of aantal (bij prijs per eenheid) aan te passen en de regels afzonderlijk van elkaar bewerken.

Tot slot heb je via de knop ‘Nieuwe kostenboeking’ rechtsboven nog de mogelijkheid om handmatig kostenboekingen toe te voegen:

2.2.3: Kopiëren kosten verzameling:

Nadat je kosten hebt geïmporteerd of handmatig hebt toegevoegd, heb je de mogelijkheid om deze verzameling aan kostenboekingen te kopiëren. Er wordt dan een nieuwe kostenverzameling aangemaakt van het type ‘Kosten handmatig’. Alle bedragen en aantallen worden dan op 0 gezet.

2.2.4: Wanneer staat een kostenimport onder ‘te verwerken’ en wanneer onder ‘verwerkt’?

Voorbeeld: Je hebt in het importbestand 10 kostenregels aangemaakt en geïmporteerd. Uiteindelijk blijken er 8 regels succesvol te zijn geïmporteerd en zijn er 2 regels uitval. De kostenregel zal dan bij ‘verwerkt’ staan en je zult zelf handmatig via Acties > Bewerken moeten controleren of alle regels succesvol zijn geïmporteerd. Op dit moment kun je dit nog niet uit het overzicht halen. De kolom ‘Regels verwerkt’ geeft namelijk alleen maar aan hoeveel regels van het importbestand volledig op een project zijn geregistreerd en geeft niet aan of de import succesvol is geweest.

Let op: Als je nadat je kosten hebt geïmporteerd gaat naar 'Te factureren' kan het voorkomen dat de kosten niet direct zichtbaar zijn. Door gebruik te maken van de optie 'Actualiseren' rechtsboven onder 'Opties' komen deze kosten wel zichtbaar. Dit geldt uiteraard alleen voor kosten op een dienst o.b.v. nacalculatie, omdat bij dit type dienst kosten kunnen worden doorbelast.

Er is een uitgebreid artikel over het toevoegen van inkoopfacturen, zowel handmatig als via de inkoop koppeling. Meer informatie hierover vind je hier.