Laat jouw opdrachtgever eerst goedkeuring geven op gemaakte uren (en/of kosten), alvorens je de factuur stuurt! 

Let op: deze functionaliteit is specifiek ontwikkeld voor detacheringsbureaus. Twijfel je of je in aanmerking komt voor deze (branche) oplossing, neem dan contact op via support@simplicate.nl. We helpen je graag verder!

Hoe het werkt

Nadat de uren (en/of kosten) zijn geregistreerd, selecteer je hetgeen je ter goedkeuring aan wilt bieden aan je opdrachtgever. De opdrachtgever ontvangt per mail een conceptfactuur (deze conceptfactuur maak je zelf op qua tekst, vormgeving, specificatie etc.). Zodra de opdrachtgever akkoord heeft gegeven, wordt de conceptfactuur automatisch klaargezet om te factureren. 

In dit artikel wordt verder uitgelegd welke instellingen er nodig zijn om hiermee aan de slag te gaan. Belangrijk is om te weten dat alleen uren en kosten op basis van de facturatiemethode Nacalculatie extern geaccordeerd kunnen worden.

Hoe je dit instelt

Algemene instellingen

Het is allereerst van belang dat er gewerkt wordt met de branche Detachering binnen jouw Simplicate omgeving. Ga naar: Instelling > Algemeen > Abonnement:

Nadat je dit hebt gedaan, ga je naar Instellingen > Facturen > Algemene instellingen voor facturering. Hier vink je de optie 'Activeer extern accorderen conceptfactuur' aan:

Sjabloon voor accordering

Maak nu een accorderingssjabloon aan via Instellingen > Facturen > Factuursjablonen en kies voor +Nieuw.

Kies als Type sjabloon voor Accorderen (deze keuze heb je alleen nadat je extern accorderen hebt geactiveerd zoals hierboven beschreven):

Bepaal de voorkeursinstellingen van het accorderingssjabloon: 

  • Stuur voorblad mee
    Schakel deze optie uit om alleen een bijlage met uren (+ evt. kosten) te verstrekken
  • Stuur uren als bijlage mee met de factuur
    Dit bepaalt of de uren als bijlage opgenomen moet worden
  • Stuur kosten als bijlage mee met de factuur
    Dit bepaalt of de kosten die je wilt doorbelasten als bijlage opgenomen moet worden.

E-mailsjabloon instellen
Zorg er altijd voor dat het e-mailsjabloon de placeholder 'Accordeer-knop' bevat, zodat de opdrachtgever de uren digitaal kan goedkeuren. Overigens is het alleen mogelijk om digitaal goed te keuren. Afkeuren is op dit moment niet mogelijk. In dat geval zal de klant gewoon antwoord kunnen geven via e-mail.

Zoals je in bovenstaande afbeelding ziet, krijgt de opdrachtgever ook een e-mailbevestiging van de goedgekeurde uren/kosten. Dit is een apart e-mailsjabloon.

Project instellingen

Nadat je de algemene en facturatie instellingen doorlopen hebt, stel je per project in of (en middels welk sjabloon) er extern geaccordeerd moet worden.

De ingestelde Contactpersoon op het project ontvangt de e-mail voor het accorderen.

Facturatie

Wanneer uren/kosten klaar staan om gefactureerd te worden, vind je deze zoals gebruikelijk terug in de module Facturen > Te factureren.

Is op het project ingesteld dat er extern goedgekeurd moeten worden, dan kun je na het aanvinken van de regels kiezen voor Te accorderen.

Let op: regels met een andere facturatiemethode (vaste prijs en abonnement) kunnen niet extern geaccordeerd worden. Deze regels kun je vanuit hier als een aparte handeling gewoon op een conceptfactuur zetten en verstrekken.

Nadat je de uren/kosten ter accordering hebt aangemaakt wordt de conceptfactuur Ter goedkeuring gepresenteerd. Vanaf hier kun je de conceptfactuur versturen en eventueel de begeleidende e-mail nog aanpassen.

Je kunt er ook voor kiezen om de conceptfacturen te verzamelen en collectief ter accordering aanbieden. Je vindt de aan de te bieden conceptfacturen onder Facturen > Te accorderen.

De contactpersoon van het project ontvangt de volgende e-mail (let op: de tekst, logo etc. bepaal je dus zelf via het accorderingssjabloon):

Wanneer de opdrachtgever op de groene knop klikt, wordt een webpagina met de bijlage geopend:

Zodra je (eigenlijk de opdrachtgever dus) klikt op 'Goedkeuren', wijzigt de status direct in Simplicate. 

Let op: als je nogmaals (per ongeluk) klikt op dezelfde factuur om te accorderen, dan wordt aangegeven dat deze conceptfactuur reeds goedgekeurd is.

Binnen Simplicate kun je altijd de status terugvinden van de conceptfactuur. Daarnaast wordt op de tijdlijn van de conceptfactuur geregistreerd wanneer de e-mail aangeklikt en beoordeeld is.

Zodra de factuur goedgekeurd is door de opdrachtgever, wordt de factuur klaargezet bij Conceptfacturen en kun je de factuur versturen.

Accordering overslaan

Mocht je de factuur niet ter accordering willen aanbieden, dan kan je ook direct kiezen voor 'Maak concept':

Deze actie wordt ook op de tijdlijn van de factuur geregistreerd.

Twijfel je of je in aanmerking komt voor deze (branche) oplossing, neem dan contact op via support@simplicate.nl. We helpen je graag verder!

Heeft u het antwoord gevonden?