In dit artikel leggen we uit hoe je een factuur creëert en verstuurt als je ook de Projecten-module in Simplicate gebruikt. Gebruik je de Projecten-module niet en/of wil je een losse factuur versturen? Lees dan dit artikel.

De facturatie in Simplicate loopt volgens een aantal stappen:

De factuurmethode die op een dienst is ingesteld, tijdens het salestraject of op het project, bepaalt hoe en wanneer de dienst in de Facturen-module terecht komt.

Nacalculatie

Om een factuur te kunnen sturen voor een dienst o.b.v. nacalculatie, zullen er eerst uren en/of kosten geregistreerd moeten worden. Zodra er uren en/of kosten zijn geregistreerd komen deze bij 'Te factureren' te staan. Als je gebruik maakt van urencontrole staan ze eerst bij 'Niet gereed' tot ze goedgekeurd zijn. Als je geen gebruik maakt van de urencontrole komen ze direct bij 'Gereed' te staan (tenzij ze in de toekomst zijn geregistreerd).

Vaste prijs

Als je een vaste prijs dienst op een project toevoegt wordt hij direct zichtbaar onder 'Te factureren'. Op de dienst staat een 'Factureren vanaf' datum ingesteld. Deze datum bepaalt of de factuurregel Gereed (t/m vandaag) of nog Niet gereed (in de toekomst) staat. Ook factuurtermijnen komen op dat moment bij Gereed te staan.

Abonnement

In de Instellingen voor abonnementen kun je kiezen of abonnementsregels ook via Te factureren lopen of dat Simplicate deze direct op een conceptfactuur mag zetten. Afhankelijk van de instellingen worden abonnementen op de juiste datum klaargezet bij Te factureren (bij 'Gereed') of op een conceptfactuur.

Afhankelijk van de factuurmethoden op het project zet Simplicate het project dus automatisch klaar in de Facturen-module. Bij Te factureren komen de factuurvoorstellen te staan. Iedere regel die je hier ziet is één project.

Als je een regel open klikt zie je alle factuurregels die binnen het project vallen, verdeeld over de tabjes 'Gereed' en 'Niet gereed'. Vink één of meerdere regels aan onder het tabje Gereed en klik rechtsonder op 'Maak factuur'.

Zijn er bepaalde regels die niet mogen worden gefactureerd vanwege bijzondere omstandigheden? Dan kan de desbetreffende regel worden afgeboekt door deze regel aan te vinken en op 'Afboeken geselecteerde regels' te klikken. De regels worden afgeboekt en zodoende niet gefactureerd. Op het project blijven de afgeboekte regels zichtbaar voor interne doeleinden. Zie voor meer informatie het artikel over afboeken.

Het is ook mogelijk om conceptfacturen collectief aan te maken. Dit doe je vanuit het overzicht Te factureren, door hier één of meerdere regels (projecten) te selecteren en via 'Acties' op 'Concepten genereren' te klikken.

Bij Te Factureren heb je een aantal filtermogelijkheden om snel regels terug te vinden.

Sorteren:

Doorzoeken:

Filteren:

Als je de juiste factuurregels vanaf 'Te factureren' op een conceptfactuur hebt gezet kun je nog een aantal zaken wijzigen via 'Meer' > 'Eigenschappen'. Als je merkt dat je hier vaak dezelfde wijzigingen maakt kun je deze beter op het factuursjabloon doorvoeren.

Het is ook mogelijk om gegevens te wijzigen en deze vervolgens op te slaan, voordat de factuur op een later moment verzonden wordt naar de klant. Wijzigingen die je kunt doen en opslaan zijn bijvoorbeeld e-mailadressen in de cc of het toevoegen van een bijlage.

Om te controleren hoe de factuur in PDF eruit komt te zien, klik je op 'PDF':

Wanneer de factuur volledig is opgemaakt en zorgvuldig gecontroleerd, dan kan deze verstuurd worden door op 'Verstuur factuur' te klikken. In het venster wat zich opent worden de facturatie voorkeurinstellingen van de desbetreffende organisatie automatisch overgenomen. Ook kun je hier extra PDF bijlages die je mee stuurt met de facturen, samenvoegen met de factuur in één PDF bestand.

Indien gewenst kunnen hierin nog aanpassingen worden gedaan, waarna de factuur daadwerkelijk kan worden verstuurd door middel van 'Verstuur factuur' rechts onderin. Na het versturen komt de factuur in het tabblad 'Openstaande facturen' te staan.

In dit artikel hebben we gezien hoe we één factuur handmatig versturen. We kunnen facturen ook collectief verzenden zoals je kunt teruglezen in het volgende artikel: