Voordat je gebruik kunt maken van kosten binnen Simplicate, dien je deze functie eerst te activeren. Lees dit artikel voor meer informatie over het instellen van kostensoorten >

Nadat je alles hebt ingesteld, kun je kosten op twee manieren boeken:

  • Via een inkoopfactuur (project inkoop).
    Lees daarover meer in dit artikel >
  • Via declaraties (uren > declaraties)
    Lees dit artikel verder voor meer uitleg over kosten boeken via declaraties. 

Wanneer gebruik je declaraties?

Declaraties worden meestal gebruikt wanneer deze regelmatig als kosten geregistreerd moet worden. Denk hierbij aan: aantal mutaties die verwerkt zijn zoals loonstroken, tickets of een cursus die gevolgd is.

Je gebruikt declaraties om een bedrag naar keuze of een aantal / stuks (niet zijnde uren) te registreren als kosten op project. 

Per dienst binnen een project bepaal je of er kosten op geregistreerd mogen worden. Door het instellen van een budget kun je de kosten - net als de urenbesteding - goed beheren.

Kosten declareren

Nadat je de kosten eerst hebt toegevoegd aan de dienst kun je deze declareren vanuit de module Uren > Declaraties. 

Gebruik je de dagweergave, dan kun je ook een toelichting meegeven.

Declaraties die je hebt toegevoegd vind je ook altijd terug op het project onder het tabblad Kosten.

Kostenoverzicht en  export

Naast het declareren van kosten wil je als projectleider ook kunnen zien hoeveel kosten een medewerker gedeclareerd heeft. Hiervoor kun je gebruik maken van het exporteren van deze declaraties.

In de urenrapportage kun je rechtsboven klikken op de knop Export, de export is verrijkt met een extra tabblad waarop de kosten per medewerker en per project vermeldt staan.

Een gedetailleerd overzicht van de declaraties per medewerker kun je vinden door op de medewerker door te klikken in de Urenrapportage daar zie je vervolgens dat er twee tabbladen beschikbaar zijn: Uren en Kosten. 

Indien je navigeert naar het tabje Kosten, zie je alle kosten die een medewerker geschreven heeft:

Dit overzicht kan vervolgens ook geëxporteerd worden, maar geldt alleen voor de betreffende medewerker. Ook dit geëxporteerde bestand bevat twee tabladen: Uren en Kosten.

Kosten doorbelasten

Kosten worden ALLEEN klaargezet voor facturatie wanneer binnen de dienst sprake is van nacalculatie als facturatiemethode.

Afhankelijk van de ingestelde urencontrole worden de declaraties eerst ter beoordeling aangeboden aan de leidinggevende / projectleider, voordat deze geplaatst worden onder Facturen > Gereed voor facturatie.

Heeft u het antwoord gevonden?