De mogelijkheden
Uren registreren in Simplicate
Timer gebruiken en hiermee gemakkelijk uren registreren in Simplicate
Koppeling met Jira maken om de gewerkte tijd ook op het juiste Jira-issue te loggen
Snel zoeken in je CRM en er met een klik naar toe navigeren
Installeren:
Download allereerst de extensie via de Chrome webstore of Firefox Add-ons.
Firefox:
Extensie installeren op Microsoft Edge 75+ via Chrome Web Store:
Nadat de installatie is voltooid verschijnt rechtsboven in de browser, naast de adresbalk het Simplicate-logo. Door hierop te klikken open je de extensie en kun je inloggen (eenmalig):
Voor het inloggen opent een apart scherm waar je eerst het domein waarop je wil inloggen dient in te vullen. Dit is hetzelfde domein wat in het webadres staat wanneer je in je Simplicate omgeving zit: <Domein>.simplicate.nl. Vervolgens kun je inloggen met het e-mailadres en wachtwoord dat je hebt ingesteld om in te loggen op Simplicate. Daarnaast kun je ook inloggen met je Google of Microsoft account, indien dit ook van toepassing is op de Simplicate omgeving.
Uren registreren
Wanneer je bent ingelogd en de extensie opent, dan kom je gelijk in het scherm waar je uren kunt registreren of een timer kan starten:
Het is binnen de extensie mogelijk om uren op een taak of een urensoort te registreren. De mogelijkheid om dit op een taak te doen, zal alleen beschikbaar zijn als de omgeving beschikt over de Capaciteitsplanning. De Capaciteitsplanning maakt onderdeel uit van het Ultimate Efficiency abonnement. Mocht je meer informatie willen over de Capaciteitsplanning klik dan hier.
Het is mogelijk om op een andere datum dan vandaag uren te registreren. Dit doe je door bovenin op de datum te klikken en een andere datum dan vandaag te selecteren.
Wanneer je uren wilt registreren kun je aan de bovenkant de dropdown functie gebruiken of in het veld zoeken op de relatie- of projectnaam.
Als je op een urensoort uren wil registreren zul je vervolgens een bijbehorende dienst en urensoort moeten selecteren, je kunt deze selecteren via de dropdown functie aan de rechterkant van de regel.
De volgende stap is het opgeven van de begintijd (optioneel), je kunt hier ook kiezen voor de knop ‘Huidige tijd als starttijd’. Met deze knop zal de tijd op het moment van drukken worden geregistreerd als de starttijd. Vervolgens geef je aan hoeveel uur je wenst te registreren. Tot slot heb je de mogelijkheid om een toelichting mee te geven.
Wanneer je vervolgens op “Tijd registreren” klikt zal de tijd worden geregistreerd in Simplicate. Je krijgt hierbij ook een melding “Tijdregistratie geslaagd” wanneer dit succesvol is geweest.
Wanneer je geen begintijd meegeeft bij het registreren van de uren (het veld leeg laat) dan wordt de tijd zonder begintijd geregistreerd en bovenin de agenda geplaatst, gelijk aan het registreren van tijd via de timesheet.
Timer gebruiken
Het starten van een timer kan handig zijn wanneer je met werkzaamheden gaat starten en nog niet precies weet wanneer je deze af zal hebben. Je kunt dan een timer starten, eventueel pauzeren en stoppen wanneer je klaar bent. Je kunt een timer starten voor zowel vandaag als voor een andere datum middels te drukken op de kalander.
Het starten van een timer doe je op dezelfde manier als het registreren van tijd, maar dan druk je op de knop “Timer starten”.
Wanneer je geen begintijd invult dan neemt de extensie het moment van starten niet over als begintijd, de registratie komt dan bovenin de agenda (gelijk aan een timesheet registratie). Je zou echter wel een begintijd kunnen invoeren, dan wordt dit ook meegenomen in de tijdsregistratie. Een andere mogelijkheid is een starttijd aan te geven is te kiezen voor de knop ‘huidige tijd als starttijd’, op dit moment wordt de huidige tijd als starttijd geregistreerd.
Daarnaast kun je ook de timer starten vanaf 1 uur, als je bijvoorbeeld al een uur bezig bent op het moment van starten. Dit doe je door “Aantal uur” te vullen voor het starten van de timer.
In het overzicht tabblad “Timers” zie je nu de timers lopen, deze kun je hier pauzeren.
Vervolgens kun je de bijgehouden uren/minuten gaan opslaan, hervatten of verwijderen.
Wanneer je kiest voor opslaan kom je weer in het tabblad “Uren” waar alle gegevens nu zijn overgenomen. Hier kun je dan de gegevens nog aanpassen en deze geregistreerde uren ook nog op een andere datum registreren middels de kalander aan de bovenkant. Tot slot moet je op “Tijd registreren” drukken om de tijd op te slaan in Simplicate.
Het is mogelijk om meerdere timers tegelijk te starten en een timer vaker te pauzeren en herstarten.
Minimale tijdsregistratie
Het is mogelijk om een minimale tijdsregistratie in te stellen. Als je deze gebruik wil maken van deze instelling dien je te gaan naar de instellingen van Simplicate, uren, registreren.
Hier kun je een interval instellen, deze interval is lijdend voor de minimale hoeveelheid tijd die je kunt registreren via de extensie.
Wanneer je dan via extensie tijd wil registreren dan zullen de uren worden afgerond volgens deze interval.
Koppeling met Jira leggen
Ook is het mogelijk om via de browserextensie tijd gelijk te registreren op een Jira-issue. In Simplicate ga je daarvoor eerst naar de Instellingen > Integraties > Jira. Het enige wat je hier doet, is klikken op "Activeer Jira integratie"
Om Jira te koppelen aan de extensie vul je vervolgens in de extensie je Jira-domein in:
Wanneer je bent ingelogd in deze Jira omgeving in de browser, zal automatisch de koppeling gelegd zijn. Nu zie je in het tabblad “Uren” in de Extensie ook gelijk een extra veld om een Jira-issue te koppelen:
Bij het registreren van de tijd zal de tijd nu in Simplicate geschreven zijn en ook op het Jira-issue onder de “Worklog”. Daarnaast zie je in het urenblok in Simplicate nu ook een link direct naar het Jira-issue.
Wanneer je tijd registreert via de plug-in in Jira zonder begintijd, dan zal Jira het moment van registreren als registratietijd overnemen.
Wist je dat...
Als je de detailweergave van een issue in Jira geopend hebt, en je op dat moment de browserextensie opent, het Jira issuenummer automatisch voor je ingevuld wordt in de extensie? Zo kun je supersnel tijd registreren
Snel toegang tot je CRM
Met de extensie heb je snel toegang tot jouw CRM-relaties, direct vanuit je browser. Door de extensie te openen en naar het tabblad CRM te navigeren kun je meteen met een druk op de knop naar “bedrijven” of “personen” navigeren door hierop te klikken.
Daarnaast is het mogelijk om te zoeken op naam, adres of e-mailadres van een relatie. De overeenkomende opties komen dan naar voren en met een druk op de knop navigeer je naar de pagina van deze relatie. Zo kun je op elk moment tijdens het browsen snel naar de contactgegevens van jouw relatie navigeren.