In dit artikel lees je alles over de nieuwe Capaciteitsplanning; wat is belangrijk, waar moet opgelet worden en hoe kun je een strakke planning krijgen. Zo zorg je ervoor dat jouw medewerkers steeds voldoende werkvoorraad hebben, ze niet overvraagd worden en je geen taken over het hoofd ziet. Dit artikel gaat in op:

  • Definities
  • Opzet van diensten, placeholders en taken
  • Plannen in de Capaciteitsplanning
  • Tijdschrijven
  • KPI's

Definities

Om goed, snel en efficiënt te kunnen werken met de nieuwe Capaciteitsplanning is het belangrijk om op de hoogte te zijn van een aantal (nieuwe) begrippen die worden gebruikt in de module:

Disciplines

Disciplines zijn de urensoorten waar een medewerker voornamelijk aan werkt. Dit is een suggestie, je dwingt hiermee niets af. De disciplines zijn gebaseerd op de urensoorten die je hebt ingesteld in de instellingen. Het toekennen van disciplines aan een medewerker doe je in de HRM module > betreffende medewerker > tab Medewerker.

Voorbeeld: Annelies werkt voornamelijk aan online marketing disciplines. Wanneer er dan administratie werkzaamheden ingepland moeten worden zal Annelies bovenaan staan als voorstel.

Placeholders

De placeholder in de Capaciteitsplanning is een andere placeholder dan die gebruikt wordt bij offertes. Placeholders in de Capaciteitsplanning zijn taken die in een bepaalde periode in de toekomst gepland staan maar nog niet zijn toegewezen aan een medewerker.

Voorbeeld: Er moet in week 14 circa 40 uur productie gedraaid worden voor project X. Op dit moment is echter nog niet duidelijk wat er precies moet worden gedaan of wie dit moet doen. De tijd moet echter wel vrij gehouden worden, hiervoor gebruik je een placeholder.

Taken

Taken zijn werkzaamheden die aan een medewerker zijn toegekend.

Planning op Project

Dit is een nieuw tabblad bij het project in de projectenmodule. In deze tab kun je als gebruiker de taken of placeholders aanmaken en/of beheren.

Taken in de agenda

De taken staan in de uren module om uren op te registeren. Het is de lijst rechts van de agenda en de timesheet, waar op weekniveau de toegewezen taken worden getoond.

Opzet van diensten, placeholders en taken

Zoals eerder al omschreven is er een extra dimensie bijgekomen onder de projecten. Om goed te plannen is het belangrijk om de kaders eerst juist te zetten op de projecten. Hoe je dit doet lees je hier.

Diensten

Het aanmaken van diensten is onveranderd gebleven. Je geeft nu echter ook op de dienst aan of je de dienst wilt plannen of niet. Dit doe je dus bij het aanmaken of bewerken van een dienst.

Binnen de projecten staat nu een nieuw tabblad Planning. Wanneer je diensten hebt toegevoegd aan het project onder het tabblad Diensten zul je deze terug zien komen in het tabblad Planning.

De diensten zijn links in beeld onder elkaar gezet op volgorde van de begindatum. Per dienst zie je een balk lopen die aangeeft hoeveel uur van het budget is ingepland (ingepland vs. budget). Daarnaast zie je per urensoort van deze dienst hoeveel uur er te veel/te weinig is gepland indien van toepassing:

Taken aanmaken en inplannen

Op dit moment heb je diensten aangemaakt waarop is aangegeven dat je deze wilt gaan plannen. Dit kun je via twee manieren doen in Simplicate:

  1. Via tabblad planning in het project eerst taken aanmaken en budgetten verdelen dan inplannen in de capaciteitsplanning
  2. Gelijk naar de capaciteitsplanning, hier taken aanmaken en inplannen.

1. Via tabblad planning

Wanneer je links in beeld een dienst hebt geselecteerd dan worden rechts in beeld de bij de dienst behorende urensoorten getoond.

Vervolgens kun je per urensoort taken toevoegen. Per taak kun je aangeven hoeveel uur er moet worden ingepland en wie dit moet uitvoeren. Wanneer je dat nog niet weet kan je een placeholder laten staan. Sla de taak op. De minimale tijdseenheid om te plannen is een kwartier. De tijdseenheid waarop je plant kun je instellen via de instellingen onder de nieuwe categorie capaciteitsplanning. Je kiest hier voor de eenheid kwartier, half uur of uur.

Het is mogelijk om meerdere regels toe te voegen. Al deze regels kunnen worden toegekend aan verschillende medewerkers met verschillend aantal uren.

Let op: het is niet verplicht via dit tabblad taken toe te voegen, dit kan ook nog worden gedaan in de Capaciteitsplanning.

De balken in het overzicht van de urensoorten en taken/placeholders geven weer hoeveel uur er is besteed ten opzichte van dat wat is ingepland (ingepland vs. besteed). Binnen dit overzicht manage je de taken die bij de urensoorten horen en hoeveel budget er voor is.

2. Het plannen in de Capaciteitsplanning

Het is niet nodig om de taken eerst aan te maken, je kunt ook gelijk naar de capaciteitsplanning gaan. Dit is een losse module waar je de taken ook kunt aanmaken, gelijk in de planning.

Projecten overzicht

Het aanmaken en inplannen van taken doe je via tabblad 'projecten' in de capaciteitsplanning. Hier zie je alle projecten die lopen en worden de diensten weergegeven waarop gepland kan worden. De diensten met een Vaste Prijs en Nacalculatie kun je eenvoudig verplaatsen door te slepen of op de dienst te klikken en de begin en einddata aan te passen. Hierbij is het goed om te weten dat je ook de looptijd van de urenregistratie aanpast zoals aangegeven op de dienst in de projecten module.

Bij diensten met een factuur methode Abonnement is het niet niet mogelijk om te verplaatsen, omdat je hier te maken hebt met een lopende cyclus.

Wanneer je een project openklapt, zie je een overzicht van de medewerkers. Deze medewerkers zijn toegekend aan een taak. De placeholders kan je nog toekennen aan een medewerker. Klik op toekennen om de taak aan een medewerker te geven.

Daarnaast kun je onder deze tab ook de periode van een taak nog aanpassen. In de zoekbalk bovenin kun je bijvoorbeeld zoeken op medewerkers, projecten, bedrijven of disciplines.

Het aanmaken van taken/placeholders via de Capaciteitsplanning

Naast het aanmaken van taken en placeholders via het tabblad ‘Planning’ in de projecten is het ook mogelijk te werken vanuit de Capaciteitsplanning. Alle diensten waarop is aangegeven dat 'Dienst inplannen = Ja' komen terug in de sidebar - 'te plannen projecten' in het projectenoverzicht.

Hier zie je dus alle projecten waar nog wordt verwacht dat er uren gepland moeten worden. In dit menu kun je gemakkelijk doorklikken naar de diensten onder het project en de bijbehorende urensoorten. Op het niveau van de urensoorten kun je taken gaan aanmaken, inplannen en toewijzen aan medewerkers:

Hier zie je onder de urensoort Sr. Expert / Sr. Projectmanager verschillende taken. Een aantal zijn reeds ingepland, een aantal staan nog open om in te plannen.

Wanneer je klik op 'ga naar dienst' op 'ga naar taak' filters Simplicate de betreffende taak voor jou er uit in het projecten overzicht. Dan kun je gemakkelijk de nog te plannen taken inplannen. Door te klikken op 'taak inplannen' of op een lege week te klikken in het projecten overzicht. Je komt in beide gevallen in de onderstaande pop-up waar je de taak kunt inplannen voor de medewerker:

Medewerkers overzicht

Als je de Capaciteitsplanning opent, opent deze standaard in het medewerkeroverzicht. Onder de namen van de medewerkers staan de teams en disciplines zoals je deze op HRM hebt toegekend, klik hierop om erop te filteren. Je kunt ook in de zoekbalk filteren. De Capaciteitsplanning toont een week of maandoverzicht, rechts van de zoekbalk toggle je tussen deze views. De verticale rode lijn is de huidige week/maand.

Achter de medewerkers staat per week/maand de huidige planning in percentages. De kleuren grijs, groen, oranje en rood geven visueel de beschikbaarheid weer. 100% geeft aan dat de medewerker is volgepland, 40% geeft aan dat er nog 60% beschikbaar is. De capaciteit wordt als volgt berekend:

Aantal ingeplande uren

-------------------------------------------------

(Roosteruren - geschreven verlof - geschreven uren op urensoorten)

Wanneer een medewerker afwijkende capaciteit heeft t.o.v. het standaard rooster, bijvoorbeeld in geval van verlof of reeds geschreven uren in die week/maand, dan zal dit getoond worden onder het percentage. Om snel inzicht te krijgen in het aantal uren in plaats van de percentages kun je gebruik maken van de Ctrl + i toetsencombinatie (cmd + i op Mac).

In de capaciteitenplanning kunnen verschillende kleuren terugkomen om snel inzicht te geven in de capaciteit.

  • De capaciteit is Wit wanneer de medewerker meer dan 8 uur capaciteit over heeft. Er kan nog een hele werkdag worden ingepland.
  • De capaciteit is Groen wanneer de medewerker tussen 8 uur onder capaciteit en 4 uur over capaciteit zit.
  • De capaciteit is Oranje wanneer de medewerker tussen de 4 en 8 uur over capaciteit zit.
  • De capaciteit is Rood wanneer de medewerker meer dan 8 uur over capaciteit is ingepland.

Let op: Voor de kleuren in de totaalregels binnen de capaciteitsplanning gelden dezelfde condities * het aantal medewerkers.

Als je de medewerker uitklapt, kun je zien wat er per project is gepland.

Onder de medewerkers is een overzicht met placeholders. Dit zijn de taken die je hebt aangemaakt in de projecten module waar nog geen medewerker aan is toegekend.

Tijdschrijven

In de agenda en de timesheet van de medewerkers worden de taken getoond. Hierbij is ook te zien hoeveel uur er voor is ingepland en hoeveel uur reeds besteed is op deze taak. Dit staat los van de gemaakte uren op dezelfde urensoort, die buiten de taak zijn geschreven.

Het tabblad taak is er bijgekomen bij het urenschrijven. Door een taak te selecteren weet Simplicate welk Project-diensten-urensoort-combinatie daar bij hoort. Na het schrijven van de uren op de taak zie je wat de besteding is ten opzichte van het budget bij de taak.

Let op: Wanneer na het registreren van de uren er wordt besloten om in de Capaciteitsplanning de periode van de taak te veranderen, dan worden de uren die eerder waren geschreven op de taak automatisch omgezet naar uren op de urensoort en is de taak niet meer zichtbaar in de planbaan. Deze wordt dan verplaatst naar de planbaan in de juiste periode.

KPI’s

De KPI’s zoals deze reeds bestaan binnen de projecten zijn door de komst van de nieuwe Capaciteitsplanning ook deels gewijzigd.

Budget

  • Het budget van de urensoorten bij elkaar opgeteld

Besteed

  • Alle geschreven uren op een taak t/m heden
  • Alle geschreven uren op een urensoort t/m heden

Gepland

  • Alle taken in de toekomst inclusief de huidige week
  • Alle geschreven uren op een urensoort in de toekomst

Restant

  • Budget - Besteed - Gepland - Correcties

Rechten planning

Per gebruiker kun je instellen of een gebruiker de rechten heeft om de gehele planning te zien, of alleen de planning die voor hem of haar relevant is. Je doet dit via Instellingen > Account > Gebruikers, gebruikersgroepen en rechten > Rechten per gebruikersgroep. Onder het kopje ‘Capaciteitsplanning’ zie je hier nu twee rechten: ‘toegang’ en ‘toegang tot volledige planning.’

Heeft u het antwoord gevonden?