Binnen Simplicate kun je eenvoudig een creditfactuur aanmaken. Een reden om een creditfactuur te maken is wanneer er een factuur naar de klant is verstuurd, maar deze factuur niet helemaal juist is.

Een creditfactuur maak je altijd op basis van een bestaande factuur. Ga naar de betreffende factuur en klik vervolgens op ‘Meer’ en kies voor ‘Creditfactuur maken’.

Let op: je kunt de factuur alleen in zijn geheel crediteren. Een gedeeltelijke creditfactuur is niet mogelijk.

Let op: je kunt creditfacturen niet collectief versturen. Dit dient per stuk te worden verzonden.

Als je hierop hebt geklikt, wordt de volgende pop-up getoond waarin nogmaals wordt benoemd dat het alleen mogelijk is om een factuur in zijn geheel te crediteren:

Vervolgens klik je op ‘Creditfactuur maken’ en wordt de creditfactuur gemaakt. Op het moment dat je de creditfactuur wilt versturen, krijg je twee opties:

Optie 1: Terugzetten naar te factureren

Wanneer gekozen wordt voor deze optie, wordt de creditfactuur verstuurd waarbij alle diensten teruggezet worden onder ‘Te factureren’. Dit betekent dat je na het versturen van de creditfactuur opnieuw kan bepalen wat je met de diensten wilt doen: afboeken, overboeken, corrigeren of gewoon opnieuw factureren.

Mochten de factuurregels niet direct terug te vinden zijn in het te factureren overzicht, kun je rechtsboven klikken op Opties > Actualiseren. Hiermee worden de meest recente factuurregels opgehaald.

Optie 2: Een nieuwe conceptfactuur maken met dezelfde inhoud

Wanneer er gekozen wordt voor deze optie, wordt de creditfactuur verstuurd waarbij er gelijk een conceptfactuur wordt klaargezet. Deze conceptfactuur bestaat uit dezelfde diensten als die je hiervoor hebt gecrediteerd. Let op: wanneer je de prijs van een abonnement op de factuur hebt gewijzigd, dan werkt deze wijziging niet door op de nieuwe conceptfactuur.

Nadat je de creditfactuur hebt verzonden, vind je een nieuwe factuur onder ‘conceptfactuur’. Mocht je op dat moment toch de factuur niet in concept hebben willen staan, dan kun je deze altijd verwijderen. Deze factuurregels komen dan weer bij ‘Te factureren’ te staan.

Let op: Bij het crediteren van een factuur waar geen project aan is gekoppeld, wordt bij het crediteren alleen de optie ‘Een nieuwe conceptfactuur maken met dezelfde inhoud’ getoond, omdat alleen regels die gekoppeld zijn aan een project teruggezet kunnen worden naar ‘Te factureren’.

Nadat een van beide opties is gekozen, kan er geklikt worden op ‘creditfactuur versturen’. Daarna is de creditfactuur verzonden naar de klant en kunnen de diensten aangepast of opnieuw worden verstuurd!

Op het moment dat je met de klant hebt afgesproken dat er een voorschotfactuur wordt verstuurd, doe je dit zoals in dit artikel wordt besproken. Als je vervolgens een voorschotfactuur wilt crediteren ga je naar ‘Te factureren’ zoek je het project op waaronder het Voorschot valt en vink je het voorschot aan. Vervolgens maak je alleen van dit Voorschot een factuur en verstuur je deze naar de klant. Op die manier hef je het potje op en kan er niet meer mee verrekend worden.

Let op: Mocht je al een deel van het voorschot verrekend hebben, dan zul je eerst de verrekening(en) middels een credit terug moeten draaien.

Een creditfactuur zal de originele factuur niet afletteren in Simplicate, ongeacht de betaalstatus van deze factuur. De reden hiervoor is dat een betaling eventueel al onderweg zou kunnen zijn en dan kan kruisen. Het eventuele afletteren van de originele- en creditfactuur dient te gebeuren in de boekhouding wanneer duidelijk is of er betalingen zijn en/of dat de facturen tegen elkaar weggestreept kunnen worden.