Het kan voorkomen dat je een foutje hebt gemaakt op een factuur die je al naar de klant hebt gestuurd. In de meeste gevallen zul je de factuur moeten crediteren, maar soms hoef je alleen een aanpassing te maken in de bedrijfsgegevens van de klant.
Wanneer dit het geval is, kun je deze gegevens aanpassen in de bedrijfsgegevens van de relatie in CRM. De gegevens passen zich dan vanzelf aan op de bestaande factuur.
Ook kun je de lay-out van de factuur nog wijzigen, zonder dat je de factuur hoeft te crediteren. Handig voor als je een alsnog een bijlage van de uren wil meesturen of verkeerde referentie of onderwerp op de factuur hebt gezet en dit wil rechttrekken.
Klik daarvoor in de verstuurde factuur op Meer > Eigenschappen.
Je kunt de factuur nu opnieuw versturen en je hoeft daarvoor niet de factuur helemaal te crediteren.
Wanneer je de factuur naar een andere debiteur had moeten sturen of er iets anders niet klopt, dan zul je de factuur moeten crediteren.
Het crediteren van een factuur
Wanneer de factuur reeds is verstuurd, dan kan de fout alleen hersteld worden door de factuur te crediteren. In dit geval blijft de originele factuur bestaan en komt er een creditfactuur bij onder een ander factuurnummer.
Een factuur kun je crediteren in de Facturenmodule. Ga hiervoor naar de originele factuur onder het tabblad 'Openstaande facturen' of 'Alle facturen'. Klik de desbetreffende factuur open en ga via 'Meer' naar 'Maak creditfactuur':
Als je hierop hebt geklikt, wordt een pop-up getoond, waarin wordt benoemd dat het alleen mogelijk is om een factuur in zijn geheel te crediteren.
Vervolgens klik je op ‘Creditfactuur maken’ en wordt de creditfactuur gemaakt. Op het moment dat je de creditfactuur wilt versturen, krijg je twee opties:
Terugzetten naar ‘Te factureren’
Een nieuwe conceptfactuur maken met dezelfde inhoud.
Optie 1: Terugzetten naar te factureren
Wanneer gekozen wordt voor deze optie, wordt de creditfactuur verstuurd, waarbij alle diensten teruggezet worden onder ‘Te factureren’. Dit betekent dat je na het versturen van de creditfactuur opnieuw kan bepalen wat je met de diensten wilt doen: afboeken, overboeken, corrigeren of gewoon opnieuw factureren.
Optie 2: Een nieuwe conceptfactuur maken met dezelfde inhoud
Wanneer er gekozen wordt voor deze optie, wordt de creditfactuur verstuurd waarbij er gelijk een nieuwe conceptfactuur wordt klaargezet. Deze conceptfactuur bestaat uit dezelfde diensten als die je hiervoor hebt gecrediteerd. Let op: wanneer je de prijs van een abonnement op de factuur hebt gewijzigd, dan werkt deze wijziging niet door op de nieuwe conceptfactuur.
Nadat je de creditfactuur hebt verzonden, vind je een nieuwe factuur onder ‘conceptfactuur’. Wil je toch dat de factuurregels naar 'Te factureren' gaan? Verwijder dan simpelweg de conceptfactuur.
Let op: Bij het crediteren van een factuur waar geen project aan is gekoppeld, wordt bij het crediteren alleen de optie ‘Een nieuwe conceptfactuur maken met dezelfde inhoud’ getoond, omdat alleen regels die gekoppeld zijn aan een project teruggezet kunnen worden naar ‘Te factureren’.
Meer informatie over het crediteren van een factuur vind je in dit artikel.