Een workflow stuurt een proces aan waarin medewerkers in een vaste volgorde stappen oppakken. In dit artikel geven we een aantal voorbeelden van workflows die in de praktijk veel gebruikt worden, zodat je ze eventueel na kunt bouwen in jullie eigen Simplicate omgeving.

Voordat je onderstaande voorbeelden doorneemt raden we aan onderstaand artikel even te lezen:

Sommige bedrijven willen dat offertes eerst door bepaalde personen gecontroleerd worden, voordat ze verstuurd worden. Die offerte check functionaliteit zit niet standaard in Simplicate, maar we kunnen er wel een workflow voor maken. Als je deze workflow aanmaakt dien je aan te vinken dat hij beschikbaar is in de Sales module.

De eerste stap die voor iemand aangemaakt wordt is het controleren van de offerte. Als de offertes altijd door een bepaald persoon (bijvoorbeeld de salesmanager) gecontroleerd moeten worden kunnen we hem/haar selecteren bij 'Selecteer medewerker voor deze stap'. Als het per offerte kan verschillen wie hem moet controleren laten we dit open.

Degene die de offerte controleert heeft twee opties:

Groene knop: Offerte akkoord, mag verzonden worden

Rode knop: Offerte niet akkoord, aanpassingen nodig. Hierbij is 'reactie verplicht' aangevinkt, zodat degene die de offerte afkeurt ook verplicht wordt om aan te geven wat er niet goed is aan de offerte.

Wanneer de offerte in stap 1 is geaccordeerd, gaat de volgende stap naar de 'instuurder'. Deze stap dient alleen ter informatie, zodat de instuurder weet dat de offerte akkoord is, en dat hij/zij hem vervolgens kan versturen.

Let op: als een gebruiker de workflow hier afsluit dient te offerte nog wel handmatig verzonden te worden. Communiceer dat duidelijk intern en/of neem het op in de 'Actie' zodat de gebruiker eraan herinnerd wordt wanneer zij op deze knop drukken.

Wanneer de offerte in stap 1 is afgewezen gaat de volgende stap ook naar de 'instuurder'. Die heeft nu twee opties:

Oranje knop: aanpassingen gemaakt, opnieuw controleren (door naar Stap 1)

Rode knop: aanpassingen niet gemaakt, offerte annuleren, workflow afsluiten

Eventueel kan er natuurlijk nog een extra stap aan bovenstaande workflow toe worden gevoegd als de offerte door twee personen gecontroleerd dient te worden.

Let op: de offerte in de offerte-editor kan gewijzigd worden en toont altijd de huidige versie zonder bewerkingsgeschiedenis. Het kan dus zijn dat een medewerker de offerte nog wijzigt nadat deze al is goedgekeurd. Ons advies is daarom om bij het opstarten van de workflow een PDF-versie van de offerte als bijlage toe te voegen. Zo kun je terugzien welke versie van de offerte is goedgekeurd.

In Simplicate kun je een salestraject omzetten naar een project. Dan neem je direct de diensten en budgetten mee, alle tijdlijnberichten van het salestraject, en heb je de mogelijkheid om het project direct verder in te richten en in te plannen in de Capaciteitsplanning.

Het omzetten van een salestraject naar een project kan worden gedaan door de salesverantwoordelijke, maar dit kan ook door de beoogd projectleider gedaan worden. Als je wil dat de salesverantwoordelijke dit overdraagt naar de projectleider kan een workflow hierbij helpen. Als je onderstaande workflow na wilt bouwen dien je aan te geven dat ie beschikbaar moet zijn in de Sales- en Projecten-module.

De eerste stap die wordt aangemaakt is het accepteren van het salestraject. Wanneer er één persoon verantwoordelijk is voor dit proces zouden we die persoon hier kunnen selecteren bij 'Selecteer medewerker voor deze stap'. In dit geval hebben we dit open gehouden, zodat we de juiste medewerker nog kunnen selecteren wanneer de workflow starten.

Bij Actie staat 'CRM-gegevens gecontroleerd, sales geaccepteerd, projectleider en projectnummer geselecteerd'. Dit ziet de gebruiker terug in de groene knop wanneer hij/zij de workflow opent, en helpt herinneren wat er allemaal moet gebeuren bij het accepteren van een salestraject.

In Stap 1 is al aangegeven dat er een projectleider is geslecteerd. Daarom kunnen we deze stap standaard toewijzen aan de projectleider. De projectleider dient een aantal zaken te doen voordat hij/zij de stap doorzet naar 'Plan en houd kick-off'. Wat de projectleider moet doen staat ingevuld bij 'Actie' en zal ik laten zien o.b.v. een afbeelding van de workflow.

In bovenstaande afbeelding zie je hoe je de tekst in de buttons kunt gebruiken als reminders voor de gebruikers. Uiteraard kun je hier zelf noteren wat relevant is voor jullie, zoals bijvoorbeeld het aanmaken van factuurtermijnen, het selecteren van een projectteam en het vullen van bepaalde (vrije) velden.

De derde en laatste stap in deze workflow is het plannen en houden van een kick-off, om de rest van de projectmedewerkers op de hoogte te brengen van het project en de planning. Nadat deze kick-off is geweest kan de projectleider de workflow afsluiten, en is de organisatie klaar om te starten met het project.

Uiteraard kun je deze workflow helemaal aanpassen aan jullie processen. Wil je het project pas inplannen na de kick-off? Wil je de workflow na de kick-off overdragen naar de salesverantwoordelijke zodat hij/zij nog eens contact opneemt met de klant? Dit kun je allemaal zo inbouwen in je workflow.

Als je processen hebt met meerdere stappen, eventueel door verschillende personen, in een bepaalde volgorde, kun je daarvoor een workflow instellen. Dit helpt je om het proces te borgen en te voorkomen dat je stappen overslaat. Merk je dat jullie wel eens administratieve stappen vergeten in een proces? Teken dit proces dan eens uit in een flowchart, en zet het vervolgens in een workflow.

Wil je echt alle ins- en outs te weten komen? Volg dan de expert training 'workflows en vrije velden'