Een workflow bestaat uit een reeks taken die in een volgorde worden uitgevoerd en kunnen worden toegewezen aan verschillende medewerkers. In Simplicate zijn workflows vaak gerelateerd aan specifieke entiteiten, zoals relaties, sales of projecten.
In veel gevallen hebben gebruikers dezelfde workflow nodig voor meerdere projecten. Denk bijvoorbeeld aan een accountant die jaarlijks dezelfde aangifte vennootschapsbelasting moet uitvoeren voor verschillende boekjaarprojecten.
Gebruikers kunnen nu meerdere projecten selecteren vanuit het projectenoverzicht en via " Acties" in één keer een workflow starten op al die geselecteerde projecten.
Kies vervolgens welke workflow je wilt genereren en aan wie je de workflows wilt toewijzen. Je kunt hier eventueel nog een toelichting aan toevoegen.
Let op! Wijs je de workflow toe aan de projectleider? Zorg er dan voor dat er dan wel een projectleider is geselecteerd in de projectinstellingen. Om erachter te komen welke projecten geen projectleider hebben zijn er twee opties:
Maak een export van je projecten. In de export kun je vervolgens gemakkelijk terugzien welke projecten nog geen projectleider hebben.
Op het moment dat je de workflows collectief gaat genereren kunnen sommige mislukken doordat er geen projectleider aanwezig is. Hiervan zul je eenmalig een melding van krijgen. Zorg ervoor dat je dit opslaat zodat je voor die projecten nog een projectleider kunt toevoegen.
Om periodiek overzicht te houden en flow te houden in al deze acties kan het van grote waarde zijn om inzicht te krijgen in lopende to do's en workflows. Klanten die gebruik maken van het Ultimate Efficiency pakket kunnen dit uit de BI module halen.