In dit artikel wordt uitgelegd hoe je de incasso-instellingen in Simplicate correct instelt en waar je rekening mee dient te houden. De volgende onderwerpen worden behandeld (klik op de link om direct naar het onderdeel in het artikel te gaan):

  • Hoe werkt incasseren (link)

  • Soorten incasso’s (link)

  • Incasso-instellingen in Simplicate (link)

  • Advies Simplicate (link)


Hoe werkt incasseren

Om überhaupt te mogen incasseren heb je als bedrijf een incassocontract nodig. Dit sluit je af met je eigen bank. Je bank zal je daarvoor toetsen. Heb je dit voor elkaar gekregen, dan krijg je een incasso-ID die je moet invullen in je boekhoudpakket. Vanuit het boekhoudpakket stel je vervolgens de incasso’s op en deze bied je aan bij de bank. Dit gebeurt d.m.v. het versturen van SEPA-batches vanuit het boekhoudpakket naar de bank.


Soorten incasso’s

Er bestaan twee soorten incasso’s:

  1. Standaard Europese incasso (SEPA core direct debit)

  2. Zakelijke Europese incasso (SEPA b2b direct debit)

Bij de Standaard Europese incasso heeft de geïncasseerde 8 weken recht om het geïncasseerde bedrag te storneren, bij de Zakelijke Europese incasso heeft de geïncasseerde dat recht niet.

Om gebruik te kunnen maken van de Zakelijke Europese incasso, moet je voor deze incasso’s als geïncasseerde een formulier tekenen en inleveren bij de bank.

Standaard Europese incasso

Zakelijke Europese incasso

Incasseren mogelijk bij zowel zakelijke als particuliere klanten

Incasseren alleen mogelijk bij zakelijke klanten

Je debiteuren hebben een terugboekingstermijn van 8 weken, ongeacht de reden

Je debiteuren hebben geen terugboekingsrecht

Je debiteur hoeft zijn machtiging niet te registreren bij zijn bank

Je debiteur moet zijn machtiging registreren bij zijn bank


Incasso-instellingen in Simplicate

Om een factuur automatisch te kunnen incasseren vanuit het boekhoudpakket, moet je in Simplicate het volgende instellen:

  1. De offerte moet digitaal worden ondertekend door de klant. Hiermee wordt namelijk een SEPA-machtiging gedaan door de klant, waarmee de klant jou machtigt om te incasseren. Dit is een machtiging voor de incassosoort Standaard Europese incasso. Meer informatie over het digitaal ondertekenen van offertes vind je hier. Let op dat je in het salestraject de afwijkende betaalconditie incasso instelt, alvorens je de offerte verstuurt ter digitale ondertekening.

  2. Stel op de CRM-relatie van de debiteur in dat de betaalconditie ‘incasso’ is. Dit doe je in het tabblad ‘facturatie’ van de CRM-relatie. Meer informatie hierover vind je hier.

  3. Vul bij de CRM-relatie in het tabblad ‘facturatie’ ook het IBAN van de klant in.

  4. Verstuur de factuur naar de debiteur. De factuur moet de betaalconditie incasso hebben.
    Let op: de betaalconditie op de factuur is leidend. Als hier ‘14 dagen’ staat ingesteld en op de CRM-relatie staat als betaalconditie ‘incasso’, neemt Simplicate de betaalconditie ‘14 dagen’ vanuit de factuur over.

  5. Verwerk de factuur naar het boekhoudpakket.

Dit is in hoeverre je de incasso vanuit Simplicate regelt. Bij het verwerken van de factuur naar het boekhoudpakket wordt de SEPA-machting, welke is gegeven bij het ondertekenen van de offerte, automatisch op de achtergrond meegestuurd naar het boekhoudpakket. Ook wordt de betaalconditie van de factuur op de achtergrond meegestuurd.

Vanuit het boekhoudpakket verstuur je vervolgens de incassomachtigingen naar je bank om te kunnen incasseren.

Let op:

De daadwerkelijke incasso wordt dus vanuit het boekhoudpakket naar je bank verstuurd en niet vanuit Simplicate. Voor vragen over hoe je dit doet, vragen wij je contact op te nemen met het boekhoudpakket dat je in gebruik hebt.


Advies Simplicate

Vanuit Simplicate adviseren wij om gebruik te maken van de eerste soort incasso, de Standaard Europese incasso:

  • Hiermee kun je ook bij particuliere klanten incasseren

  • Je debiteuren hebben een storneren recht van 8 weken, wat gebruikelijk is op de Europese markt.

  • De SEPA-machtiging via het digitaal ondertekenen van de offerte geeft jou voldoende recht om te incasseren. Bij de Zakelijke Europese incasso zou je anders per factuur een aparte machtiging moeten hebben van je klant. Dit is administratief veel meer werk. Voor zowel jezelf, als voor je klant.

Naast dat het voor jezelf en voor de klant administratief gemakkelijker is in te richten middels de Standaard Europese incasso, biedt Simplicate geen mogelijkheid om te kunnen incasseren middels de Zakelijke Europese Incasso. De SEPA-machtiging die naar het boekhoudpakket wordt verstuurd, is alleen van toepassing op de Standaard Europese incasso.

Heb je het antwoord gevonden?