Binnen Simplicate is het mogelijk om een offerte digitaal te laten ondertekenen door de klant waardoor het niet meer noodzakelijk is om een offerte uit te printen. Voordat je hiermee kunt gaan werken dienen er eerst een aantal wijzigingen doorgevoerd te worden.

Offerte sjabloon

Indien je een klant een offerte wilt laten ondertekenen, dien je hiervoor een instelling in het offerte sjabloon door te voeren. Hiervoor ga je naar Instellingen > Sales > Offerte sjablonen waar je kunt kiezen om een nieuw sjabloon aan te maken of een bestaand sjabloon aan te passen.

Zodra je het sjabloon geopend hebt, stel je bij de eigenschappen van het sjabloon de optie 'Digitaal ondertekenen' in op Ja:

Nadat je deze instelling hebt aangezet, is het belangrijk om op het tabje E-mail de begeleidende e-mailtekst in te stellen. 

Het is namelijk van belang dat naar de klant gecommuniceerd wordt dat de offerte zich niet in de bijlage bevindt, maar te vinden is onder de groene knop 'Naar akkoord pagina' die altijd geplaatst wordt onder de naam van de afzender. 

De klant ziet de offerte dan als volgt in zijn/haar e-mail verschijnen:

Aanmaken van nieuw sales traject

Nadat het sjabloon is aangemaakt kunnen er offertes verstuurd worden die geschikt zijn voor digitaal ondertekenen. Maak een nieuw sales traject aan via de knop Nieuw.

In de volgende pop-up kan het bedrijf of de persoon gekozen worden waar de offerte naar toe gestuurd gaat worden.

In het volgende scherm is het met betrekking tot het digitaal ondertekenen van de offerte van belang dat minimaal de volgende velden zijn ingevuld:

  • Verantwoordelijke
  • Afwijkende betaalconditie (indien incasso)
  • Bedrijf/Persoon
  • Contactpersoon

Hieronder wordt per veld kort uitgelegd wat de reden is dat dit ingevuld moeten worden in de context van het digitaal ondertekenen van de offerte door de opdrachtgever.

Verantwoordelijke

De verantwoordelijke voor dit traject ontvangt een e-mail zodra een offerte ondertekend is door de klant. Vanuit de e-mail kan er dan direct geklikt worden om het betreffende sales traject te openen en daar verdere acties op te ondernemen.

Afwijkende betaalconditie

Indien voor dit sales traject een incasso verricht gaat worden, kan door het meegeven van een betalingsconditie in het sales traject worden gekozen om de klant tijdens het ondertekenen van de offerte ook direct het juiste IBAN nummer in te laten vullen. Op die manier kan de factuur automatisch geïncasseerd worden, doordat de klant via de offerte akkoord heeft gegeven tot een SEPA machtiging. 

Bedrijf/persoon en contactpersoon

De keuze in dit veld bepaalt het e-mailadres waar de offerte naar toegestuurd wordt. Wanneer je de offerte ook naar een specifiek contactpersoon van een bedrijf wilt sturen, dan dient de contactpersoon wel juist ingevuld te zijn.

Nadat bovenstaande is ingevuld op het tabblad Algemeen, kan via de tab Diensten de diensten worden bepaald die geleverd gaan worden aan de klant. 

Versturen van een offerte

Nadat alles op het salestraject is ingevuld bij het tabblad Algemeen en Diensten, ga je naar het tabblad Offerte.

Daar kies je voor de knop Nieuw en is het in het volgende scherm belangrijk dat je het juiste offertesjabloon kiest. Eenmaal gekozen kun je het sjabloon namelijk niet meer aanpassen en dus ook niet meer instellen op wel ondertekenen.

Na het toevoegen van de offerte kan deze geopend en verder bewerkt worden voordat deze naar de klant verstuurd gaat worden. Zodra de offerte klaar is en je deze wilt versturen, kun je bovenaan kiezen voor de groene knop Verstuur offerte.

Zodra je hiervoor gekozen hebt zie je dat de verzendmethode op 'Digitaal ondertekenen' staat en indien er gekozen is voor Incasso, staat de optie 'SEPA-machtiging vereisen' ook aan:

Nadat de offerte naar de klant verzonden is, wordt het volgende bericht verstuurd naar de betreffende contactpersoon.

Nadat de klant op de groene knop Naar akkoord pagina heeft geklikt, wordt het volgende scherm getoond:

Indien er akkoord gegaan wordt met de offerte dienen aan de rechterzijde alle velden volledig ingevuld te worden. Nadat er gekozen is voor Akkoord geven, wordt een bevestiging gegeven van de ondertekening:

De opdrachtgever ontvangt een bevestiging per e-mail:

Nadat de klant een IBAN nummer heeft ingevuld, die afwijkt van het IBAN nummer wat reeds bekend was, zal dit in CRM op de relatie worden bijgewerkt. Hiervan komt ook een melding op de tijdlijn, zodat inzichtelijk blijft welk IBAN nummer eerder bekend was:


Monitoring ter onderstekende verstuurde offertes

Nadat een offerte voor ondertekening verstuurd is naar de klant, dient deze gemonitord te worden door de verantwoordelijke medewerker. 

In het Sales > Open overzicht kan per sales traject bekeken worden in welke fase de offerte zich bevindt en kan hier ook op gefilterd worden:

Let op: Wat belangrijk is om te vermelden dat de offerte status, los staat van de voortgangsfase waarin een sales traject zich in bevind.

Elke medewerker die een aantal sales trajecten heeft lopen, waarvan de status van de offerte verlopen of goedgekeurd is, krijgt dit inzichtelijk door de indicator op de tab Open in de Sales module:

Offerte status goedgekeurd

Indien de opdrachtgever akkoord gegaan is met de offerte, krijg je dit op meerdere manieren inzichtelijk:

  • In het overzicht met Open sales zal in de regel staan Offerte goedgekeurd
  • De medewerker die verantwoordelijk is voor deze klant, ontvangt hierover een e-mail waarin een link naar het betreffende offertetraject staat:
  • Daarnaast komt er op de tijdlijn van het betreffende sales traject een tijdlijnbericht waarin staat wie de offerte heeft goedgekeurd.

Tevens kan er op het tabblad Documenten binnen het betreffende sales traject een kopie gevonden worden van de offerte:

Aan de offerte is een extra blad toegevoegd met de bevestiging van de ondertekening:

Na het akkoord van de klant, dient het sales traject nog de juiste voortgangsfase te krijgen en het traject verder worden opgepakt te worden. Voor meer informatie over hoe je dit kunt doen, kun je het volgende artikel raadplegen.

Offerte status verlopen

Indien de offerte de status verlopen heeft, kan dit meerdere oorzaken hebben:

  • De offerte heeft zijn uiterste vervaldatum bereikt
  • De sales verantwoordelijke heeft de offerte handmatig op verlopen gezet
  • Er is een nieuwe offerte naar de opdrachtgever gestuurd en de oude offerte is hiermee automatisch op verlopen gezet (dit is alleen inzichtelijk in het overzicht van offertes binnen het sales traject)

In alle gevallen wordt op de tijdlijn van het betreffende salestraject een tijdlijnbericht geplaatst. Op die manier blijft inzichtelijk wat de reden is geweest dat de offerte de status vervallen heeft.

Aanpassingen in reeds verstuurde offerte

Indien er naar aanleiding van feedback van de opdrachtgever wijzigingen worden gedaan in de offerte nadat deze verstuurd zijn, zal er in Simplicate onderstaande melding naar voren komen:

De melding is altijd zichtbaar op de detailpagina van de offerte en wordt geïnitieerd door de volgende wijzigingen:

Binnen de diensten die gekoppeld zijn aan de offerte:

  • Aantal
  • Prijs
  • Btw-groep
  • Omschrijving
  • Toelichting

Op de offerte zelf:

  • Offertedatum
  • Dagen geldigheid
  • Offertenummer
  • Referentie klant
  • Onderwerp
  • Verberg prijstabel
  • Verberg aantal
  • Verberg factuurmethode
  • Verberg toelichting dienst
  • Verberg prijs
  • Verberg btw kolom
  • Verberg subtotaal
  • Verberg totaal
  • Verberg btw
Heeft u het antwoord gevonden?