Binnen Simplicate is het mogelijk om een offerte digitaal te laten ondertekenen door de klant, waardoor het niet meer noodzakelijk is om een offerte uit te printen.

Offertesjabloon

Als je naar instellingen > offertesjablonen gaat, heb je daar ook een tabje 'E-mail'

Doordat je voor zowel de optie Verzenden per e-mail (PDF in bijlage) als voor de optie Digitaal ondertekenen hetzelfde e-mailsjabloon hebt, is het wellicht handig om twee sjablonen aan te maken, zodat je de standaard e-mail kunt aanpassen aan de verzendmethode. Uiteraard is het altijd mogelijk om de e-mail aan te passen op het moment dat je het wilt versturen. 

Bij de e-mail die verstuurd wordt als er gebruik wordt gemaakt van Digitaal Ondertekenen is het belangrijk dat naar de klant gecommuniceerd wordt dat de offerte zich niet in de bijlage bevindt, maar te vinden is onder de groene knop Offerte bekijken en digitaal ondertekenen.

De klant ziet de offerte dan als volgt in zijn/haar e-mail verschijnen:

Aanmaken van nieuw salestraject

Nadat het sjabloon is aangemaakt kunnen er offertes verstuurd worden die geschikt zijn voor digitaal ondertekenen. Maak een nieuw salestraject aan via de knop 'Nieuw'.

In de volgende pop-up kan het bedrijf of de persoon gekozen worden waar de offerte naartoe gestuurd gaat worden.

In het volgende scherm is het met betrekking tot het digitaal ondertekenen van de offerte van belang dat minimaal de volgende velden zijn ingevuld:

  • Verantwoordelijke

  • Afwijkende betaalconditie (indien incasso)

  • Bedrijf/Persoon

  • Contactpersoon

Hieronder wordt per veld kort uitgelegd wat de reden is dat dit ingevuld moeten worden in de context van het digitaal ondertekenen van de offerte door de opdrachtgever.

Verantwoordelijke

De verantwoordelijke voor dit traject ontvangt een e-mail zodra een offerte ondertekend is door de klant. Vanuit de e-mail kan er dan direct geklikt worden om het betreffende sales traject te openen en daar verdere acties op te ondernemen.

Afwijkende betaalconditie

Indien voor dit salestraject een incasso verricht gaat worden, kan door het meegeven van een betalingsconditie in het salestraject worden gekozen om de klant tijdens het ondertekenen van de offerte ook direct het juiste IBAN nummer in te laten vullen. Op die manier kan de factuur automatisch geïncasseerd worden, doordat de klant via het digitaal ondertekenen akkoord heeft gegeven tot een SEPA machtiging. 

Bedrijf/persoon en contactpersoon

De keuze in dit veld bepaalt naar wie de offerte gestuurd wordt. Wanneer je de offerte ook naar een specifiek contactpersoon van een bedrijf wilt sturen, dan dient de contactpersoon wel juist ingevuld te zijn.

Nadat bovenstaande is ingevuld op het tabblad 'Algemeen', kan via de tab 'Diensten' worden bepaald welke diensten geleverd gaan worden. 

Versturen van een offerte

Wanneer de tabbladen 'Algemeen' en 'Diensten' gevuld zijn, ga je naar het tabblad 'Offerte'

Kies daar voor 'Nieuw' en kies in het volgende scherm het gewenste offertesjabloon. Let op: deze kun je daarna niet meer aanpassen.

Na het toevoegen van de offerte kan deze geopend en verder bewerkt worden. Zodra de offerte klaar is en je deze wilt versturen, kun je rechtsboven kiezen voor de groene knop 'Verstuur offerte'.

Nadat je op de knop 'Verstuur offerte' hebt geklikt, krijg je drie opties. Eén van de opties is 'Digitaal Ondertekenen'. Kies je daarvoor, krijg je de volgende pop-up te zien:

Wanneer je besluit de offerte te versturen, krijgt de ontvanger een e-mail met daarin de mogelijkheid de offerte te bekijken en te ondertekenen.

Nadat de klant op de groene knop 'Naar akkoord pagina' heeft geklikt, wordt het volgende scherm getoond:

Indien er akkoord gegaan wordt met de offerte dienen aan de rechterzijde alle velden volledig ingevuld te worden. Klikt de klant op 'Akkoord geven', wordt een bevestiging gegeven van de ondertekening:

In Instellingen > Account > Notificaties kun je instellen of je een notificatie wilt ontvangen op het moment dat een offerte is goedgekeurd. Mocht je hier ook een e-mail van willen ontvangen dan kun je dat instellen in jouw profiel. Je opent je profiel door op jouw foto of initialen te klikken (rechtsboven in de Simplicate-omgeving).

Wanneer de klant een IBAN nummer heeft ingevuld, dat afwijkt van het IBAN nummer wat reeds bekend was, wordt dit automatisch bijgewerkt in de CRM-module. Deze wijziging wordt getoond op de tijdlijn van de relatie, zodat je kunt achterhalen wat het IBAN nummer geweest is.


Monitoring ter onderstekende verstuurde offertes

Nadat een offerte voor ondertekening verstuurd is naar de klant, dient deze gemonitord te worden door de verantwoordelijke medewerker. 

In Sales > Open zie je in het overzicht per salestraject wat de status is van de verstuurde offertes. Met de filteropties aan de rechterzijde kun je eenvoudig inzicht krijgen in verschillende offertestatussen:

Let op: De status van een offerte staat los van de voortgang van een salestraject. Zo kan de status van en offerte 'goedgekeurd' zijn en de voortgangsfase op 'onderhandeling' staan.

Elke medewerker die een aantal salestrajecten heeft lopen, waarvan de status van de offerte verlopen of goedgekeurd is, krijgt dit inzichtelijk door de indicator op de tab Open in de Sales-module:

Offerte status goedgekeurd

Indien de opdrachtgever akkoord gegaan is met de offerte, zie je dit op meerdere plekken terug:

  • In het overzicht met Open sales zal in de regel staan 'Offerte goedgekeurd'

  • De medewerker die verantwoordelijk is voor deze klant, kan instellen om hier een notificatie te ontvangen bij Instellingen > Account > Notificaties. Ook het ontvangen van een e-mail is mogelijk. Dit moet ingesteld worden in jouw profiel (rechtsboven in de Simplicate-omgeving) en werkt alleen als je ook de notificatie hebt aangezet.

  • Daarnaast verschijnt er op de tijdlijn van het betreffende salestraject een tijdlijnbericht waarin staat wie de offerte heeft goedgekeurd. Op de tijdlijn wordt overigens ook een melding geplaatst wanneer de ontvanger de offerte heeft bekeken.

Tevens kan er op het tabblad Documenten binnen het betreffende sales traject een kopie gevonden worden van de offerte:

Aan de offerte is een extra blad toegevoegd met de bevestiging van de ondertekening:

Na het akkoord van de klant, dien je zelf de voortgang van het salestraject aan te passen en eventuele vervolgacties uit te voeren. In dit artikel staat beschreven hoe je dit kunt doen.

Offerte status verlopen

Indien de offerte de status 'verlopen' heeft, kan dit meerdere oorzaken hebben:

  • De offerte heeft zijn uiterste vervaldatum bereikt

  • De salesverantwoordelijke heeft de offerte handmatig op verlopen gezet

  • Er is een nieuwe offerte naar de opdrachtgever gestuurd en de oude offerte is hiermee automatisch op verlopen gezet (dit is alleen inzichtelijk in het overzicht van offertes binnen het salestraject)

In alle gevallen wordt op de tijdlijn van het betreffende salestraject een tijdlijnbericht geplaatst. Op die manier blijft inzichtelijk wat de reden is geweest dat de offerte de status 'verlopen' heeft.

Heb je het antwoord gevonden?