Het kan zijn dat wanneer je een factuur probeert te verwerken naar de boekhouding er een foutmelding ontstaat. De oorzaak van een foutmelding kan meerdere redenen hebben. De meest voorkomende foutmeldingen lees je terug in dit artikel.
Het kan ook voorkomen dat er geen foutmelding getoond wordt maar de factuur blijft hangen in de verwerking. In die situatie kun je in de instellingen van de boekhoudkoppeling kiezen voor 'Synchroniseren' of Opties > Opnieuw autoriseren. Doorgaans worden de facturen daarna wel verwerkt.
Hoe herken je een dergelijke foutmelding? Op het moment dat je de facturen hebt 'verwerkt' naar de boekhouding zullen deze naar 'aangeboden' verplaatsen. Als het goed is zullen deze facturen worden doorgezet naar 'succesvol verwerkt', maar het kan ook gebeuren dat ze naar 'verwerken mislukt' worden verplaatst.
Wanneer dit gebeurt, dan worden desbetreffende facturen daar weergegeven met een foutmelding.
Dit zijn foutmeldingen die vanuit Exact Online worden gegenereerd. De foutmelding houdt verband met de reden waarom de factuur niet in Exact Online wordt geaccepteerd.
Veel voorkomende foutmeldingen zijn:
Kon geen Exact Online transactie aanmaken voor factuur '*******': 'Ongeldig: Btw-percentage []' [500]
Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?
Deze foutmelding houdt in dat de btw-code niet correnspendeert met het uitvoersland waar de factuur voor is bedoeld. Dit is te controleren door de factuur te openen en daar te kijken of het btw-percentage klopt met het land waarvoor het bedoeld is.
Bijvoorbeeld als je een factuur hebt voor België; de btw-code zou dan ICP moeten zijn, omdat België een EU-land is. Voor een normale factuur in Nederland gebruik je dan de btw-hoog.
Hoe kun je dit oplossen?
Dit kun je oplossen door de factuur te crediteren en vervolgens de btw-code aan te passen op de nieuwe factuur. Dit doe je door de nieuwe conceptfactuur te openen > tabblad diensten > acties > bewerken > daar het juiste percentage aanpassen.
Mocht het bovenstaande juist staan, dan kan het zijn dat de instellingen in de boekhoudkoppeling niet juist staan. Dit kun je controleren door te gaan naar instellingen > facturen > boekhoudkoppeling > instellingen en daar te controleren of bij 'Koppeling btw-codes' de btw-codes juist staan gekoppeld met de codes uit Exact.
Kon geen Exact Online klant aanmaken: 'Ongeldig: E-mail[]' 500
Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?
Deze foutmelding houdt in dat het mailadres dat op de debiteur staat geregistreerd niet correct is ingevuld.
Hoe kun je dit oplossen?
Je kunt dit oplossen door naar CRM te gaan en de debiteur te openen > te gaan naar facturatie en te controleren of de mailadressen die daar staan juist staan ingevuld, denk hierbij aan volledig ingevulde mailadressen, dat er geen typfouten of spaties in de regel staan.
Als je deze aanpassing hebt gedaan dan kun je nogmaals de factuur proberen te verwerken. Dit doe je door bij 'verwerken mislukt' de factuur te selecteren en via de knop 'acties' op 'verwerken' te klikken.
Factuurnummer is reeds in gebruik als boekstuknummer in Exact
Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?
Deze foutmelding houdt in dat dat het factuurnummer dat je in Exact probeert te zetten al aanwezig is in de boekhouding.
Hoe kun je dit oplossen?
Mocht je deze foutmelding hebben dan zijn er twee opties die overwogen kunnen worden:
Controleer of het boekstuknummer in Exact nog aangepast kan worden naar een ander nummer.
Neem contact op met de Support (dit kan via de chat of mail [email protected]) van Simplicate. Wij kunnen doormiddel van een klantverzoek de factuurnummering aanpassen. Stuur een chat of een mail waarbij je aangeeft:
Wat het nieuwe oude factuurnummer is
Wat het nieuwe factuurnummer zou moeten zijn
Tip: kies hier een nummer waarvan je zeker weet dat je deze niet meer gaat gebruiken.
De relatie bestaat mogelijk niet meer
Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?
Het kan zijn dat er een aanpassing is geweest aan de debiteur in de boekhouding. Hierdoor is de debiteur in de boekhoudkoppeling ontkoppeld en zul je deze opnieuw moeten koppelen.
Hoe kun je dit oplossen?
Dit kun je doen door de volgende stappen te volgen:
Ga naar instellingen van Simplicate > Facturen > Boekhoudkoppelingen > Exact.
Scroll of zoek (middels CTRL/CMMD + F) beneden naar de betreffende relatie. Naar alle waarschijnlijkheid is de relatie nu rood, zoals op de onderstaande afbeelding:
Klik op 'ontkoppelen' en vervolgens kun je de nieuwe relatie opnieuw koppelen of deze op 'nieuwe debiteur aanmaken' zetten.
Druk daarna op 'opslaan'! Deze knop zit bovenin tussen 'opties' en 'synchroniseren'.
De Simplicate-gebruiker is geblokkeerd
Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?
Het kan zijn dat de facturen bij het tabje 'boekhouding' in de facturen module onder 'aangeboden' blijven staan.
Wanneer er naar de instellingen > facturen > boekhoudkoppelingen > Instellingen wordt gegaan, wordt de bovenstaande melding weergegeven.
De reden dat de foutmelding wordt weergegeven heeft te maken dat de Simplicate-gebruiker die de koppeling met Exact heeft geïnstalleerd, is geblokkeerd in Simplicate.
Hoe kun je dit oplossen?
Om dit op te lossen zul je contact moeten zoeken met het Support Team van Simplicate. Zij zullen een verzoek voor je indienen om de koppeling op naam van jou of een collega te zetten. Geef bij dit gesprek aan, op welke gebruiker (naam en inlognaam) deze koppeling mag komen te staan.
Tip 1: kies hier voor een persoon die voor een lange tijd werkzaam blijft bij jullie organisatie (zoals de eigenaar) om deze foutmelding in de toekomst te voorkomen.
Tip 2: kies hier voor een gebruiker met alle rechten in Simplicate.
Couldn't call GET 'https://start.exactonline.nl/api/v1/2964403/financial/FinancialPeriods?$select=ID,StartDate,EndDate,FinPeriod,FinYear&$filter=FinYear+le+2022&$orderby=StartDate%20dsec': 'Forbidden' [403]
Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?
Wanneer je deze foutmelding ervaart komt dat door de rechten die je vanuit Exact hebt verleend aan Simplicate niet voldoende zijn.
Hoe kun je dit oplossen?
Je kan kijken in Exact of de Simplicate toegang heeft tot de desbetreffende administratie (met divisiecode: XXX).
Dit kan je doen via Exact: [username > mijn exact online > beveiligingscentrum > machtigingen voor mijn apps > app aanklikken > toegang tot: administratie beheren > kijken of administratie in de rechterkolom zit, zo niet, in de rechterkolom zetten > opslaan].
Nadat je dat hebt gedaan dien je in de boekhoudkoppeling in Simplicate te drukken op opties > opnieuw autoriseren op de wijziging te laten doorvoeren.
Fout: Er kon geen verbinding met Simplicate worden opgezet. [0]
Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?
Op het moment dat je deze foutmelding ziet staan wanneer de boekhoudkoppeling via Instellingen > Facturen > Boekhoudkoppeling wordt geopend, heeft dit te maken met op welke URL de koppeling is geïnstalleerd.
Hoe kun je dit oplossen?
Is de koppeling geïnstalleerd op https://domein.simplicate.com en bekijk je de pagina via https://domein.simplicate.nl? Dan zie je de foutmelding zoals hierboven wordt weergegeven. Wanneer je de URL aanpast naar .com (of .nl) dan kunnen de instellingen wel worden bekeken.
Wijziging rechten waardoor het niet meer mogelijk is om verkoopfacturen aan te maken
Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?
Wanneer er deze foutmelding wordt weergegeven, heeft dit bijna altijd te maken met rechten en kan altijd het stappenplan hieronder worden gevolgd. Het is dan van belang om de rechtencheck te doen en te kijken bij welke optie er wellicht 'nee' wordt aangegeven.
Hoe kun je dit oplossen?
Mocht je deze foutmelding hebben onder 'verwerken mislukt' dan kunnen de volgende stappen worden ondernomen.
Ga in Simplicate naar de instellingen > Facturen > Boekhoudkoppeling > instellingen Exact > Opties > rechtencheck. Je kunt hier snel zien waar je wel en geen toegang tot hebt (scrol hierbij ook naar rechts voor de volledigheid). Vervolgens zul je waarschijnlijk zien dat bij 'aanmaken verkoopfacturen' Nee staat. Maar het kan ook zijn dat doordat bij een andere optie 'nee' staat, het niet lukt om de facturen succesvol te verwerken.
Vervolgens zul je in Exact de rechten moeten wijzigen* en daarna in Simplicate in de instellingen van de boekhoudkoppeling onder 'opties' > opnieuw autoriseren om de rechten goed door te laten werken.
Vervolgens kun je in Simplicate in de factuurmodule > boekhouding > verwerken mislukt > selecteer de facturen die je opnieuw wil verwerken > acties> de factuur opnieuw verwerken.
*voor vragen over welke rechten er in Exact Online moeten worden ingesteld en/of hoe je dit kunt, kun je contact opnemen met de Support van Exact Online.
Fout: Couldn't call 'crm/myorganizationprofile': '403 Forbidden' [403]
Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?
Wanneer deze foutmelding wordt getoond, heeft dit er mee te maken dat de koppeling is gelegd door een gebruiker die niet toegang heeft tot (alle) bedrijfsprofielen. Dit kan zijn doordat bijvoorbeeld hij / zij in een gebruikersgroep zit die geen toegang heeft tot de CRM module of dat op gebruikersniveau is aangegeven dat hij maar tot een bepaald bedrijfsprofiel toegang heeft.
Hoe kun je dit oplossen?
De simpelste manier om dit op te lossen is via een klantverzoek om de boekhoudkoppeling over te zetten naar een gebruiker met alle rechten. Op die manier weet je dat diegene overal toegang tot heeft en dat dat geen belemmering kan zijn tot het in gebruik nemen van de boekhoudkoppeling.
Om dit in werking te stellen kun je een chat of een mail sturen naar [email protected]. Geef daarbij aan op welke gebruiker de boekhoudkoppeling mag worden gezet.
Tip 1: kies hier voor een persoon die voor een lange tijd werkzaam blijft bij jullie organisatie (zoals de eigenaar) om deze foutmelding in de toekomst te voorkomen.
Tip 2: kies hier voor een gebruiker met alle rechten in Simplicate.
Onbekend: Boekjaar (Periode - datumtabel)
Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?
Op het moment dat je deze foutmelding ziet staan onder 'verwerken mislukt' kan dit twee oorzaken hebben.
De autorisatiegegevens van de boekhoudkoppeling moeten vernieuwd worden (meest voorkomend).
De instellingen van Exact m.b.t. de Periode - datumtabel zijn verkeerd ingesteld (geldt enkel wanneer je niet eerder verkoopfacturen hebt verwerkt naar Exact).
Hoe kun je dit oplossen?
Oplossing oorzaak 1:
Dit kun je oplossen door de boekhoudkoppeling opnieuw te autoriseren. Als je naar de instellingen van Simplicate gaat > facturen > boekhoudkoppeling > Exact > instellingen > opties > opnieuw autoriseren.
Vervolgens kun je terug naar de facturatie module gaan en de facturen die bij 'verwerken mislukt' staan opnieuw aanbieden.
Oplossing oorzaak 2:
Je moet de instellingen m.b.t. de Periode - datumtabel aanpassen in Exact.
De instellingen voor de Periode - datumtabel vind je in Exact door naar Administratienaam > Instellingen > tabje Financieel > kopje Data te gaan.
Met de instelling Periode - datumtabel bepaal je of er controle plaatsvindt op periode einddatum. Oftewel; mag er geboekt worden in de bepaalde periode?
Binnen Exact zijn er 3 opties:
Nee: er zal geen controle worden uitgevoerd en u hebt de mogelijkheid om de periode te wijzigen.
Optioneel: je kunt de periode wijzigen maar er verschijnt een waarschuwing. Dit is de standaard optie.
Verplicht: de transactiedatum dient in de gekozen periode te liggen. De velden periode/jaar kunnen tijdens het boeken niet handmatig worden ingegeven en zijn grijs.
Vanuit Simplicate adviseren wij om voor de optie 'Optioneel' te kiezen. Het is een standaard optie en daarmee vergroot het de kans dat facturen succesvol naar de boekhouding worden verwerkt.
Nadat je deze instelling hebt gewijzigd in Exact is het belangrijk dat de factuur in Simplicate opnieuw wordt verwerkt. Dit doe je door bij 'verwerken mislukt' de factuur te selecteren en via de knop 'acties' op 'verwerken' te klikken.
Ongeldig: Dagboek (type)
Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?
Mocht je deze foutmelding onder 'verwerken mislukt' zien staan dan komt dit waarschijnlijk door het dagboek dat je in de boekhoudkoppeling hebt geslecteerd.
Hoe kun je dit oplossen?
Ga naar instellingen > facturen > boekhoudkoppeling > instellingen van Exact en kijk vervolgens onder het betreffende bedrijfsprofiel wat er bij verkoopdagboek ingevuld staat.
Om een factuur succesvol te kunnen verwerken naar de boekhouding, is het van belang dat het 'verkoopdagboek' is aangevinkt. Op het moment dat bijvoorbeeld het 'inkoopdagboek' is aangevinkt, zal er een foutmelding ontstaan. Het gaat immers over verkoopfacturen die verwerkt worden naar de boekhouding en dat staat los van inkoop.
Kon geen Exact Online klant aanmaken: ‘Couldn’t call ‘crm/organization/organization …. ‘: ‘404 Not found’ [404]
Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?
Wanneer deze foutmelding verschijnt, wordt dit veroorzaakt door de rechten van de gebruiker in Simplicate die de koppeling heeft gelegd met Exact Online. De gebruiker in Simplicate heeft onvoldoende rechten om (bepaalde) CRM-relaties in te zien.
Hoe kun je dit oplossen?
De foutmelding is te verhelpen door de rechten van de gebruiker, die de boekhoudkoppeling gelegd heeft, aan te passen in Simplicate. De foutmelding wordt dus niet veroorzaakt door de rechten in Exact, maar de rechten in Simplicate. Het zou in dit geval verschillende rechten in Simplicate kunnen betreffen:
Het kan namelijk veroorzaakt worden door het beperkende recht “Alleen toegang als gebruiker de relatiebeheerder is”. Dit betekent dat deze gebruiker geen relatie mag inzien als hij/zij geen relatiebeheerder is. Mocht dit het geval zijn, is het op te lossen door dit recht uit te zetten bij de desbetreffende gebruiker.
Ook kan de foutmelding veroorzaakt worden doordat deze gebruiker helemaal geen rechten heeft om CRM-relaties in te zien. In dat geval is het juist op te lossen door de rechten voor het inzien van CRM-relaties aan te zetten.
Mocht je niet meer zeker weten op welke gebruiker in Simplicate de boekhoudkoppeling staat, zou je dit kunnen achterhalen door middel van een rechtencheck in de boekhoudkoppeling. Dit doe je via Instellingen > Boekhoudkoppelingen > Exact Online > Instellingen > Opties > Rechtencheck.
'Kon geen Exact Online transactie aanmaken voor factuur 'X': 'Ongeldig: U kunt geen btw-code van het type 'Inkoop' gebruiken. U kunt alleen een btw-code van het type 'Verkoop' of 'Beide' gebruiken. []' [500]'
Deze foutmelding betekent dat de btw-code niet goed staat ingesteld. Hoogst waarschijnlijk is de btw-code in Exact Online hier niet juist ingesteld, namelijk dat de btw-code type inkoop heeft i.p.v. verkoop.
Hoe kun je dit controleren en oplossen?
Open de factuur waarbij de foutmelding wordt getoond en ga na welke btw-codes er gebruikt worden op de factuur. Dit kun je controleren door naar het tabblad ‘diensten’ te gaan in de factuur en de diensten te openen.
Ga naar de instellingen van de boekhoudkoppeling in Simplicate en kijk welke btw-code uit Exact Online is gekoppeld aan deze btw-code in Simplicate. Dit staat onder het kopje 'Koppeling btw-codes'.
Controleer in Exact Online of deze btw-code staat ingesteld op het type inkoop.
Dit kun je in Exact Online controleren door linksboven op je administratie te klikken en vervolgens naar de stamgegegevens te gaan. In de stamgegevens heb je onder het kopje Belasting een pagina naar de btw-codes.
Wijzig het type van deze btw-code van inkoop naar verkoop of beide.
Ga terug naar de boekhoudkoppeling in Simplicate en klik op Opties > opnieuw autoriseren. Na de wijziging in Exact moet dit gebeuren om de wijziging ook te verwerken in Simplicate.
Verwerk de facturen vanuit Simplicate die bij 'verwerken mislukt' staan opnieuw naar Exact Online.
Kon geen Exact Online transactie aanmaken voor factuur ‘*****’: 'Periode is afgesloten: **** - * []' [500]
Wat betekent deze foutmelding en hoe wordt deze veroorzaakt?
De periode waarop de factuur geboekt wordt is afgesloten of nog niet aanwezig in Exact Online.
Hoe kun je dit oplossen?
Controleer of deze periode al aanwezig is en open staat in Exact.
Mocht dit niet het geval zijn moet de periode aangemaakt worden of open gezet worden.
Boekingsdatum aanpassen naar een periode die wel aanwezig is in Exact en open staat.