Hierdoor kun je je debiteuren volledig vanuit Simplicate beheren. Tevens kun je omzetgroepen in Simplicate koppelen aan grootboekrekeningen in Twinfield, zodat de factuur direct juist wordt ingeboekt.
Hoe werkt de koppeling precies?
Alle (credit)facturen die worden verstuurd vanuit Simplicate kunnen verwerkt worden naar Twinfield, zodat je daar de boekhouding kunt doen. Zodra je de factureren hebt verwerkt worden deze automatisch gesynchroniseerd. Wanneer een factuur in Twinfield als betaald wordt gemarkeerd, zal Twinfield dit automatisch terugkoppelen naar Simplicate.
De koppeling werkt via een API, waarbij de verbinding is beveiligd via een SSL certificaat. Voor het koppelen van Twinfield aan Simplicate is een Twinfield-gebruiker noodzakelijk met minstens level3-rechten op het account waarin de administratie zich bevindt. Twinfield raadt aan om een losse gebruiker specifiek voor de koppeling op te zetten, en om nooit een gebruiker met level1-rechten te gebruiken.
Let op: Mocht je gebruik (willen) maken van de inkoopkoppeling met Twinfield, dan is het wel noodzakelijk om level1-rechten te gebruiken.
Zit jouw administratie in een overkoepelend account bij je accountant? Dan is het aan te raden om samen met je accountant de koppeling te realiseren.
Activeren van de koppeling
Voor het activeren van de koppeling ga je naar Instellingen > Facturen > Boekhoudkoppeling. Klik bij Twinfield op ‘Installeren’:
Log vervolgens in met je Twinfield gegevens.
Eenmalige instellingen
Nadat de koppeling tot stand is gebracht kom je in een scherm waarin je eenmalig een aantal velden in Simplicate koppelt aan velden in Twinfield: deze bepalen hoe de factuur moet worden geboekt in Twinfield:
Algemene instellingen
Koppelen aan Twinfield administratie
Selecteer hier de administratie waarmee je het bedrijfsprofiel wil koppelen.Verkoopdagboek in Twinfield
Selecteer hier het juiste verkoopdagboek.Verwerk facturen vanaf
Simplicate kan facturen, die verstuurd zijn vóór het leggen van de koppeling, met terugwerkende kracht naar Twinfield versturen. Vul hier de datum in vanaf welke factuurdatum facturen verwerkt dienen te worden.'Document imaging' gebruiken
Hiermee kan vanuit de boeking in Twinfield doorgeklikt worden naar de PDF-factuur in Simplicate. Klik hier voor meer informatie.
Koppeling btw-codes
Koppeling btw-codes
Koppel hier de btw-codes die in Simplicate worden gebruikt aan de juiste btw-code in Twinfield. Let op: gebruik btw-codes exclusief btw!
Betaalcondities
Stel de juiste betaalcondities in
Gebruik de Standaard betaalconditie als standaard en fallback. Alle andere betaalcondities kun je hier koppelen met de betaalcondities in Twinfield.
Koppel grootboekrekening voor omzet
Gebruik deze rekening als standaard en fallback
Hiermee bepaal je op welke grootboekrekening de factuurregels standaard geboekt moeten worden. Je kunt hier altijd van afwijken, zie hieronder. Deze grootboekrekening wordt tevens als fallback gebruikt wanneer Twinfield de Omzetgroep van Simplicate niet herkent.
Koppel kostenplaats
Gebruik deze kostenplaats als standaard en fallback
Optioneel: hiermee bepaal je op welke kostenplaats de factuurregels standaard geboekt moeten worden. Je kunt hier altijd van afwijken, zie hieronder. Deze kostenplaats wordt tevens als fallback gebruikt wanneer geen afwijkende kostenplaats is ingesteld.
Koppel grootboekrekeningen per btw-code
Optioneel: koppel grootboekrekeningen per btw-code
Wanneer je de omzet per btw-code op een aparte grootboekrekening wil journaliseren, dan kun je hier de btw-percentages van de omzet aan de juiste grootboekrekening in Twinfield koppelen. Wanneer er een factuur wordt verstuurd vanuit Simplicate waarbij op de factuurregel 9% btw van toepassing is, zal de omzet worden geboekt op de gekoppelde grootboekrekening bij dit percentage.
Koppel grootboekrekeningen per Simplicate omzetgroep
Optioneel: koppel grootboekrekeningen per Simplicate omzetgroep
Door de omzetgroepen van Simplicate te koppelen aan de juiste grootboekrekeningen van Twinfield, wordt de omzet per omzetgroep op een eigen grootboekrekening in Twinfield gejournaliseerd.
Koppel kostenplaats per Simplicate omzetgroep
Optioneel: koppel kostenplaats per Simplicate omzetgroep
Door de omzetgroepen van Simplicate te koppelen aan de juiste kostenplaats van Twinfield, wordt de omzet per omzetgroep op de juiste kostenplaats in Twinfield gejournaliseerd.
Relatiekoppelingen
Relatiekoppelingen
Relaties in Simplicate worden standaard op basis van de naam vergeleken met de debiteuren in Twinfield. Je kunt hier de Simplicate relatie koppelen aan een bestaande relatie in Twinfield. Wanneer er geen suggestie wordt weergegeven, gaat het om een nieuwe relatie en zal deze bij het aanbieden van de eerste factuur worden aangemaakt in Twinfield.
Belangrijk: vergeet als laatste stap niet om bovenaan op ‘Opslaan’ te drukken!
Let op: indien je meer dan 2000 relaties in Simplicate hebt, krijg je meerdere pagina's met relaties in de boekhoudkoppeling. Deze pagina's moet je afzonderlijk van elkaar opslaan.
Facturen verwerken naar Twinfield
Facturen die je verstuurt vanuit Simplicate kun je met een enkele klik doorsturen naar Twinfield. Ga hiervoor naar de module 'Facturen' en dan naar het tabblad 'Boekhouding':
Je kunt een of meerdere facturen selecteren en deze doorsturen naar Twinfield. Hierbij kun je direct aangeven in welke periode je de factuur wil boeken in Twinfield. Dit kan met name handig zijn wanneer je een factuur verstuurt met als factuurdatum 1 november, maar die eigenlijk op de omzet in oktober geboekt moet worden.
Goed om te weten:
Andersom synchroniseert Twinfield elke nacht richting Simplicate. Als een factuur dus in Twinfield betaald is, wordt dit eens per 24 uur naar Simplicate gecommuniceerd.
Wanneer je een factuur in Simplicate doorzet naar het boekhoudpakket komt deze bij 'Aangeboden' te staan.
Elk kwartier wordt er vervolgens gesynchroniseerd richting Twinfield en komen de betreffende facturen in Simplicate te staan onder 'Succesvol verwerkt' of 'Verwerken mislukt'.
Andersom synchroniseert Twinfield elke nacht richting Simplicate. Als een factuur dus in Twinfield betaald is, wordt dit eens per 24 uur naar Simplicate gecommuniceerd.
En: een klant die je in Twinfield aanmaakt wordt niet automatisch in Simplicate gezet.
Facturen niet doorsturen naar de boekhouding
Het is mogelijk om facturen niet naar de boekhouding te sturen. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor facturen die reeds in de boekhouding zijn verwerkt.
Je ziet standaard alle facturen klaar staan bij 'Klaar voor te verwerken' bij het tabblad 'Boekhouding'. Hier kun je de facturen die je niet naar de boekhouding wil versturen selecteren, waarna je kiest voor de optie: 'Niet verwerken'.
Wanneer je ervoor kiest om de factuur niet naar de boekhouding te versturen, dan wordt dit automatisch gelogd op de tijdlijn van de factuur.
De factuur komt in het tabblad Boekhouding daarnaast te staan bij 'Genegeerd'.
Betalingen van facturen vanuit de boekhouding
Betalingen in het boekhoudpakket worden één keer per nacht naar Simplicate doorgezet. Ga je factuurherinneringen versturen? Klik dan eenmalig op 'Opties' > 'Update betalingen' rechtsboven in het overzicht van openstaande facturen.
Vervolgens weet je zeker dat de facturen in het overzicht de actuele betaalstatus hebben en verstuur je geen onnodige factuurherinnering. Via 'Update betalingen' kun je eens per twee uur betalingen ophalen uit je boekhoudpakket.