Met de inkoopkoppelingen van Twinfield en Exact kun je inkoopfacturen boeken op projecten in Simplicate. Soms kan het voorkomen dat een factuur niet in Simplicate wordt ingeladen. In dit artikel bespreken we de mogelijke oorzaken.

Het koppelen van de Exact en Twinfield administraties in Simplicate

Om inkoopfacturen te kunnen verwerken naar Simplicate, dient de koppeling tussen Twinfield/Exact en Simplicate ingesteld te worden.

Meer informatie over het installeren van de Twinfield inkoopkoppeling vind je hier en meer informatie over het installeren van de Exact inkoopkoppeling vind je hier.

Belangrijk om te weten is dat de inkoopkoppelingen van Twinfield en Exact in Simplicate gegevens uitwisselen met de boekhoudkoppelingen. Daarom moet eerst de boekhoudkoppeling worden geïnstalleerd voordat je de inkoopkoppeling kunt gebruiken.

Er kunnen verschillende oorzaken zijn waardoor inkoop niet geïmporteerd kan worden in Simplicate. Hieronder worden verschillende onderdelen toegelicht die gecontroleerd kunnen worden. Doordat er in Simplicate dagelijks wijzigingen (kunnen) plaatsvinden, raden we aan om alle punten, te beginnen vanaf punt 1, te controleren.

Als er na het importeren bij de projectinkoop geen inkoopfacturen verschijnen die je wel verwacht, controleer dan eerst de instellingen van de inkoopkoppeling. Let daarbij vooral op de datum in het veld ‘Inkooptransacties synchroniseren vanaf datum' en of deze datum niet te ver in het verleden staan. We adviseren om deze datum maximaal 6 à 7 maanden terug in het verleden te zetten.

Wanneer de datum meer dan 6 à 7 maanden in het verleden ligt, moet de koppeling over een te lange periode gegevens ophalen. Dit kan leiden tot overbelasting, waardoor uiteindelijk geen enkele inkoopfactuur meer uit de boekhouding wordt opgehaald.

Twinfield inkoopkoppeling:

Exact inkoopkoppeling:

Controleer of de kostenboeking in de boekhouding is geregistreerd op dezelfde kostenplaats of kostendrager als waaraan het Simplicate project is gekoppeld. Als dit niet overeenkomt, worden de kosten niet in Simplicate weergegeven.

Twinfield inkoopkoppeling:

Exact inkoopkoppeling:

Als de bovenstaande stap niet heeft geleid tot het ophalen van de gewenste inkoopfacturen, kan het zijn dat de gegevens niet vanuit de boekhouding worden opgehaald. In dat geval adviseren we de boekhoudkoppeling opnieuw te autoriseren.

Ga hiervoor naar: Instellingen > Account > Add-ons, koppelingen en integraties > Boekhoudkoppeling > Exact Online/Twinfield > Opties > Opnieuw autoriseren.

Hiermee wordt de inkoopkoppeling vernieuwd en wordt de meest actuele data vanuit de boekhouding in Simplicate opgehaald.

Twinfield boekhoudkoppeling:

Exact boekhoudkoppeling:

Wanneer de bovenstaande opties niet hebben gewerkt of al correct zijn ingesteld, blijkt de oplossing vaak het opschonen van de cache van de boekhoudkoppeling te zijn.

Dit doe je via: Instellingen > Account > Add-ons, koppelingen en integraties > Boekhoudkoppeling > Exact Online/Twinfield > Opties > Cache opschonen.

Twinfield boekhoudkoppeling:

Exact boekhoudkoppeling:

De cache wordt direct opgeschoond, je kan daarna bij de projectinkoop weer kiezen voor 'Importeer inkoop'.

1. Ik kan een project(nummer) niet selecteren in de boekhouding om kosten geautomatiseerd op te boeken

Dit kan meerdere oorzaken hebben, maar veelal komt dit doordat het project niet is gekoppeld aan een kostenplaats- of drager.

Belangrijk is dan om na het selecteren van een kostenplaats en drager, de groene knop ‘Maak aan in Exact’ aan te klikken. Hiermee wordt het project ook zichtbaar in de boekhouding om te kunnen selecteren voor kostenboekingen.

Het handmatig koppelen van projecten vindt alleen plaats bij het installeren van koppeling. Alle nieuwe projecten zullen vanaf dat moment automatisch gekoppeld worden in de inkoopkoppeling. Dit heeft ook als voordeel dat ze automatisch aangemaakt worden in het boekhoudpakket.

2. Ik heb een inkoopfactuur verwerkt, maar ik zie hem nog niet weergegeven worden in de projectinkoop-module

Mocht er bij de projectinkoop geen facturen weergegeven worden die wel verwacht worden, dan adviseren we om als eerste naar de inkoopkoppeling te gaan en te controleren of de datum van het veld ‘inkooptransacties synchroniseren vanaf datum’ niet te ver in het verleden staat. Hanteer hierbij maximaal 6-7 maanden terug in het verleden.

Inkoopfacturen aangemaakt in de boekhoudpakketten dienen altijd handmatig te worden opgehaald in Simplicate via de projectinkoop. Dit kan via de knop 'Importeer inkoop rechtsboven (zie onderstaande afbeelding). Hiermee haal je de inkoopboekingen op uit de boekhouding.

3. We kunnen een specifieke kostensoort niet opslaan in de inkoopkoppeling en kunnen daardoor de kostensoort niet selecteren in de boekhouding om de inkoopboeking te verwerken naar Simplicate

Het is belangrijk dat alle kostensoorten aan een grootboekrekening zijn gekoppeld. Dit koppel je via de instellingen van de inkoopkoppeling, door in het menu aan de linkerkant op Kostensoort te klikken. Je komt dan in het scherm waarin je per kostensoort de koppeling met een grootboekrekening kunt maken.

Pas wanneer iedere kostensoort is gekoppeld, wordt de knop Opslaan beschikbaar. Kostensoorten die nog niet zijn gekoppeld, worden rood omlijst weergegeven.

Twinfield inkoopkoppeling:

Exact inkoopkoppeling: