Via de inkoopkoppelingen met Twinfield en Exact is het mogelijk om automatisch inkoopfacturen te boeken op projecten in Simplicate. Het kan voorkomen dat een factuur niet aankomt in Simplicate. In dit artikel nemen we de mogelijke oorzaken door en helpen we om de juiste instellingen toe te passen.

Het koppelen van de Exact en Twinfield administraties in Simplicate

Om inkoopfacturen te kunnen verwerken naar Simplicate, dient de koppeling tussen Twinfield/Exact en Simplicate ingesteld te worden. Meer informatie daarover kan je vinden in ons andere artikel. Klik daarvoor op deze pagina.

Belangrijk om te weten, is dat de inkoopkoppelingen van Twinfield en Exact in Simplicate data uitwisselen met de boekhoudkoppelingen. Er wordt immers gebruik gemaakt van hetzelfde account.

Om te controleren wat de beperking mogelijk veroorzaakt is er een checklist opgesteld. Dit biedt de mogelijk om per onderdeel de instellingen te controleren.

Omdat er in elke Simplicate omgeving dagelijks wijzigingen (kunnen) plaatsvinden, adviseren we om de checklist altijd te starten vanaf het eerste controlepunt.

Mocht je bij de projectinkoop na het importeren geen facturen weergegeven krijgen die wel verwacht worden, dan adviseren we om als eerst de inkoopkoppeling te controleren of de datum van het veld ‘inkooptransacties synchroniseren vanaf datum’ niet te ver in het verleden staat. Hanteer hierbij uit veiligheidsoverwegingen maximaal 6-7 maanden terug in het verleden.

Wanneer de datum verder dan 6-7 maanden terug in het verleden staat, dan kan het voorkomen dat de koppeling te veel data op moet halen en overbelast raakt. Hierdoor wordt er vervolgens niets meer opgehaald uit de boekhouding.

Controleer of de kostenboeking in de boekhouding op dezelfde kostenplaats of kostendrager staat geregistreerd, als de kostenplaats of kostendrager waaraan het Simplicate project is gekoppeld. Wanneer hiervan afgeweken wordt, dan worden de kosten niet getoond in Simplicate.

Mocht de bovenstaande actie nog niet hebben geleid tot het ophalen van de gewenste inkoopfacturen, dan kan het zijn dat de data niet opgehaald kan worden vanuit de boekhouding. We adviseren in die gevallen de boekhoudkoppeling opnieuw te autoriseren. Dit kan door te gaan naar: Instellingen > Facturen > Boekhoudkoppeling > Exact Online/Twinfield > Opties > Opnieuw autoriseren. Hiermee wordt de inkoopkoppeling opnieuw geautoriseerd, waarmee de nieuwste data in Simplicate ontvangen wordt vanuit de boekhouding.

We zien vaak terug, wanneer de bovenstaande opties niet hebben gewerkt, of reeds goed ingesteld staan, dat de oplossing is om de cache van de boekhoudkoppeling op te schonen. Dit kan door te gaan naar: Instellingen > Facturen > Boekhoudkoppeling > Exact Online/Twinfield > Opties > Cache opschonen:

De cache wordt direct opgeschoond, je kan daarna bij de projectinkoop weer kiezen voor 'Importeer inkoop'.

1. ‘’Ik kan een project(nummer) niet selecteren in de boekhouding om kosten geautomatiseerd op te boeken’’

Dit kan meerdere oorzaken hebben, maar veelal komt dit doordat het project niet is gekoppeld aan een kostenplaats- of drager.

Belangrijk is dan om na het selecteren van een kostenplaats en drager, de groene knop ‘Maak aan in Exact’ aan te klikken. Hiermee wordt het project ook zichtbaar in de boekhouding om te kunnen selecteren voor kostenboekingen.

Het handmatig koppelen van projecten vindt alleen plaats bij het installeren van koppeling. Alle nieuwe projecten zullen vanaf dat moment automatisch gekoppeld worden in de inkoopkoppeling. Dit heeft ook als voordeel dat ze automatisch aangemaakt worden in het boekhoudpakket.

2. ‘’Ik heb een inkoopfactuur verwerkt, maar ik zie hem nog niet weergegeven worden in de projectinkoop-module''

Mocht er bij de projectinkoop geen facturen weergegeven worden die wel verwacht worden, dan adviseren we om als eerste naar de inkoopkoppeling te gaan en te controleren of de datum van het veld ‘inkooptransacties synchroniseren vanaf datum’ niet te ver in het verleden staat. Hanteer hierbij maximaal 6-7 maanden terug in het verleden.

Inkoopfacturen aangemaakt in de boekhoudpakketten dienen altijd handmatig te worden opgehaald in Simplicate via de projectinkoop. Dit kan via: Opties > Importeer inkoop (zie onderstaande afbeelding). Hiermee haal je de inkoopboekingen op uit de boekhouding.

Daarnaast is het belangrijk om de datum van ‘inkooptransacties selecteren vanaf datum’ op een relatief recente datumregistratie te zetten. We adviseren maximaal 5-6 maanden in het verleden. Wanneer deze datum te ver in het verleden ligt, dan kan de koppeling overbelast raken, waardoor er geen inkoopfacturen meer worden geïmporteerd.

3. ''We kunnen een specifieke kostensoort niet opslaan in de inkoopkoppeling en kunnen daardoor de kostensoort niet selecteren in de boekhouding om de inkoopboeking te verwerken naar Simplicate''

Alle kostensoorten moeten worden gekoppeld zijn in het venster ‘kostensoorten Simplicate koppelen aan grootboekrekeningen’ van de inkoopkoppeling. Pas wanneer alle kostensoorten aan een grootboekrekening zijn gekoppeld, dan komt de knop op om te slaan beschikbaar. De regels met kostensoorten die nog geselecteerd moeten worden zullen rood omlijst worden.