In het artikel Projectinkoop instellen en gebruiken wordt het registreren van inkoop in Simplicate besproken. Het is mogelijk om de inkoop die in Twinfield geboekt is, te importeren in Simplicate.
Wat heb je nodig om de inkoopkoppeling met Twinfield te kunnen maken?
De Twinfield-boekhoudkoppeling moet eerst worden geïnstalleerd, via Instellingen > Facturatie > Boekhoudkoppelingen. Zie hiervoor: Boekhoudkoppeling Twinfield
Om van deze functie gebruik te kunnen maken dien je projectnummers te hebben ingesteld in Simplicate. Daarnaast dient de inkoopfunctionaliteit ingeschakeld te zijn. Zie hiervoor: Projectinkoop instellen en gebruiken
Om de koppeling met Twinfield te kunnen leggen is het noodzakelijk dat de Twinfield gebruiker die de koppeling instelt rechtengroep 'level 1' zit van Twinfield. Wanneer de Twinfield gebruiker niet in deze rechtengroep zit, kan de koppeling niet geïnstalleerd worden. Pas hiervoor de rechten in Twinfield aan.
Iedere Dimensietype in Twinfield heeft een bepaald formaat ingesteld. Deze is te achterhalen via Instellingen > Administratie-instellingen > Dimensietypen. Voor een juiste werking van de inkoopkopppeling raden we aan om voor Projecten (PRJ) deze op een asterisk / wildcard te zetten (*). Hiermee zorg je ervoor dat de projectnummers vanuit Simplicate altijd geaccepteerd worden in Twinfield.
Het koppelen van de administratie in Simplicate en Twinfield
Voordat inkoop via Twinfield geboekt kan worden dient de koppeling tussen Simplicate en Twinfield ingesteld worden.
Ga naar Instellingen > Algemeen > Integraties en selecteer Twinfield Inkoop.
Koppelingen
Er dienen vervolgens een aantal zaken gekoppeld te worden tussen Simplicate en Twinfield.
Het bedrijfsprofiel moet aan een administratie gekoppeld worden
Inkoop kostensoorten kunnen aan grootboekrekeningen gekoppeld worden.
Simplicate projecten moeten aan Twinfield projecten gekoppeld worden.
Bedrijfsprofiel koppelen
Geef per bedrijfsprofiel in Simplicate aan aan welke Twinfield administratie je deze wil koppelen. Vervolgens stel je onder Inkoop in hoe de inkoop verwerkt wordt. In Twinfield kan een inkoopboeking een conceptboeking zijn of een definitieve. Je dient aan te geven welke je naar Simplicate wil sturen.
Concept en definitieve boekingen
Alleen definitieve boekingen
Kostensoorten koppelen
Voor iedere kostensoort die in Simplicate gedefineerd is moet worden aangegeven aan welke grootboekrekening deze in Twinfield gekoppeld moet worden. Selecteer voor iedere kostensoort de bijbehorende grootboekrekening.
Het voordeel wat je hieruit haalt, is dat als je een inkoopfactuur gaat importeren vanuit Twinfield er direct een suggestie in Simplicate wordt gedaan op welke kostensoort deze inkoop geboekt kan worden. De suggestie vindt plaats doordat de koppeling kijkt op welke grootboekrekening de inkoopfactuur is geboekt. Zo hoef je niet apart nog de inkoopfactuur erbij te pakken in Twinfield om te zien om welke kostenregistratie het gaat.
Project koppelen
Alle projecten worden gekoppeld tussen Twinfield en Simplicate. Dat wil zeggen: voor ieder Simplicate project zal automatisch een Twinfield project aangemaakt worden.
Projecten die reeds in Simplicate aanwezig zijn op het moment dat de Twinfield koppeling gemaakt wordt moeten echter handmatig gekoppeld worden.
Dit kan op 2 manieren, kies in de lijst voor ieder Simplicate project aan welk bestaand Twinfield project het gekoppeld moet worden of klik op "+ aanmaken bij Twinfield" om een nieuw project aan te maken.
Hierna is de koppeling tussen Twinfield en Simplicate voor inkoop gemaakt en zijn je projecten gekoppeld.
Wanneer je nu een nieuw project aanmaakt in Simplicate zal dit project ook automatisch in Twinfield aangemaakt worden. Hier kan wel enkele minuten tijd tussen zitten.
Inkoop boeken in Twinfield
Je boekt je inkoopfacturen in Twinfield zoals gebruikelijk, let hierbij echter op de volgende punten:
Kies het inkoopdagboek (andere dagboeken worden niet ondersteund)
Selecteer het project waar je de inkoop op wil boeken
Kies de grootboekrekening die je wil gebruiken
Selecteer een kostenplaats (verplicht in Twinfield, maar gaat niet naar Simplicate)
Wanneer de boeking gemaakt is in Twinfield zal deze naar Simplicate gestuurd worden.
Inkoopboeking importeren
In Simplicate ga je naar projecten > projectinkoop, automatisch wordt een paar keer per uur gesynchroniseerd met Twinfield en komen automatisch alle boekingen hier te staan. Ontbreken er boekingen? Klik dan op Importeer inkoop. De verwerking kan enkele minuten duren.
Alle nieuwe inkoop boekingen worden weergegeven onder te verwerken. Deze boekingen zijn gekoppeld aan een project maar nog niet op een dienst.
Je gaat deze inkoopregels nu doorboeken op het project. Klik hiervoor op Acties > Bewerken. Hier geef je aan op welke dienst de inkoop geboekt dient te worden.
Hier kun je kiezen voor bestaande diensten of nieuwe diensten. Dit werkt hetzelfde als bij het handmatig boeken van inkoop. Het instellen van diensten en handmatig boeken van inkoop wordt hier uitgelegd: Projectinkoop instellen en gebruiken
Mocht je geen kostensoort kunnen vinden dan kan dit meerdere redenen hebben. De meest voorkomende redenen lees je terug in dit artikel.