In het artikel Projectinkoop instellen en gebruiken wordt het registreren van inkoop in Simplicate besproken. Het is mogelijk om via Exact automatisch inkoop te boeken op projecten in Simplicate. 

Om van deze functie gebruik te kunnen maken dien je projectnummers te hebben ingesteld in Simplicate. Daarnaast dient de inkoop functionaliteit ingeschakeld te zijn. Zie hiervoor: Projectinkoop instellen en gebruiken

Het koppelen van de administratie in Simplicate en Exact

Voordat inkoop via Exact geboekt kan worden dient de koppeling tussen Simplicate en en Exact ingesteld worden. 

Ga naar instellingen > algemeen > intergraties en selecteer Exact.

Koppelingen

Er dienen vervolgens een aantal zaken gekoppeld te worden tussen Simplicate en Exact. 

  • Het bedrijfsprofiel moet aan een administratie gekoppeld worden
  • Inkoop kostensoorten moeten aan grootboekrekeningen gekoppeld worden.
  • Simplicate projecten moeten aan Exact kostenplaatsen of kostendrager gekoppeld worden.

Bedrijfsprofiel koppelen

Geef per bedrijfsprofiel in Simplicate aan aan welke Exact administratie je ze wilt koppelen.

Vervolgens stel je onder Inkoop in hoe de inkoop verwerkt wordt. In Exact kan een inkoopboeking op kostendragers en kostenplaatsen. Je dient aan te geven welke je naar Simplicate wilt sturen.

Kostensoorten koppelen

Voor iedere kostensoort die in Simplicate gedefineerd is moet worden aangegeven aan welke grootboekrekening deze in Exact gekoppeld moet worden.

Selecteer voor iedere kostensoort de bijbehorende grootboekrekening.
Wanneer je de grootboekrekeningen in Exact ook gebruikt voor ingekochte producten zullen de producten ook op de goede kostensoort in Simplicate geboekt worden.

Project koppelen 

Alle projecten worden gekoppeld tussen Exact en Simplicate. Dat wil zeggen: voor ieder nieuw simplicate project zal automatisch een Exact kostenplaats of kostendrager gemaakt worden.

Projecten die reeds in simplicate aanwezig zijn op het moment dat de Exactkoppeling gemaakt wordt moeten echter handmatig gekoppeld worden.

Dit kan op 2 manieren, kies in de lijst voor ieder Simplicate project aan welk bestaande Exact kostenplaats of kostendrager het gekoppeld moet worden of klik op "+ maak aan in Exact" om een nieuwe kostenplaats / kostendrager te maken en automatisch te koppelen

Let op: het is verplicht om een projectnummer in Simplicate te gebruiken. De nummering mag zelf bepaald worden, als het maar maximaal 8 karakters betreft.

Hierna is de koppeling tussen Simplicate en Exact voor inkoop gemaakt en zijn je projecten gekoppeld. 

Wanneer je nu een nieuw project aanmaakt in Simplicate zal dit project ook automatisch in Exact aangemaakt worden als kostenplaats of kostendrager. Hier kan wel enkele minuten tijd tussen zitten.

Inkoop boeken in Exact 

Je boekt je inkoopfacturen in Exact zoals gebruikelijk, let hierbij echter op de volgende punten:

  • Kies het inkoopdagboek (andere dagboeken worden niet ondersteund)
  • Selecteer het project waar je de inkoop op wilt boeken als kostenplaats / kostendrager
  • Kies de grootboekrekening die je wilt gebruiken.

Wanneer de boeking gemaakt is in Exact zal deze naar Simplicate gestuurd worden.

Hierna kan de boeking in Simplicate verder verwerkt worden.

Heeft u het antwoord gevonden?