Voordat je gebruik kunt maken van kosten binnen Simplicate, dien je deze functie eerst te activeren onder Instellingen. Een beschrijving hiervan vind je in het artikel: Kosten, hoe maak je hier gebruik van?

Dit artikel beschrijft de werking van Projectinkoop (zoals inkoopfacturen). Wil je losse kosten declareren (zonder dat hier inkoop tegenover staat), bekijk dan het artikel: Kosten declareren

Wanneer gebruik je projectinkoop?

Je gebruikt projectinkoop om diensten (bijv. de inhuur van derden) of onkosten die je hebt ingekocht te registreren op een project. Hierdoor kun je deze kosten enerzijds goed bewaken en (afhankelijk van de ingestelde facuratiemethode) desgewenst doorbelasten aan de klant.

Per dienst binnen een project bepaal je of er kosten op geregistreerd mogen worden. Door het instellen van een budget kun je de kosten - net als de urenbesteding - goed beheren.

Het is mogelijk om op één dienst zowel uren als inkoop te registreren. Hierdoor kun je één dienst leveren en dit ook als één regel factureren.

Bijvoorbeeld: je rekent een vaste prijs voor het ontwerpen en drukken van visitekaartjes. Je rekent:

  • 1 uur ontwerptijd met een verkooptarief van 75 euro
  • 25 euro drukkosten (20 euro inkoop, met een marge van 25%)

Je factureert dit als een vaste prijs van 100 euro aan de klant.

Inkoopfacturen registreren

Er zijn twee manieren om inkoopfacturen in Simplicate te krijgen:

  • Via de gekoppelde boekhouding van Exact Online of Twinfield.
  • Door deze handmatig in te voeren.

Handmatig invoeren van een inkoopfactuur

Om een inkoopfactuur handmatig in te voeren ga je naar Projecten > Projectinkoop. Kies vervolgens 'Nieuw' om een nieuwe inkoopfactuur aan te maken. 

  • Vul eerst de algemene gegevens van de inkoopfactuur zoals de leverancier en het totaalbedrag.
  • Kies vervolgens voor Nieuwe inkoopboeking rechtsbovenin om de kosten te registreren op een project.
  • Selecteer het project en de dienst waar de kosten betrekking op hebben
  • Kies de kostensoort die je eerder hebt aangemaakt op de dienst

Je ziet nu direct het budget, hoeveel er reeds besteed is en hoeveel budget er nog resterend is.

Door het vinkje Doorbelasten aan te vinken zal de dienst in geval van nacalculatie ook daadwerkelijk worden doorbelast. 

Wanneer de factuur verdeeld moet worden over meerdere projecten klik je nogmaals op Nieuwe inkoopboeking om een extra factuurregel te verwerken. 

Op het project zie je onder het tabblad Kosten dat het budget nu is aangevuld met hetgeen besteed is door deze inkoopboeking.

Inkoop boeken via je boekhoudpakket

Een inkoopfactuur boek je nu niet in Simplicate zoals bij handmatige inkoop, maar rechtstreeks in je boekhoudpakket. 

Wanneer je een project aanmaakt in Simplicate is het nu wel verplicht een projectnummer aan te maken. Dit projectnummer wordt namelijk gebruikt in de boekhouding.

De binnengekomen factuur boek je eerst in de boekhouding en verwerk je daarna in Simplicate via Project > Projectinkoop.

Boeken in Twinfield 

In Twinfield wordt gebruik gemaakt van projecten. Nadat je een project hebt aangemaakt in Simplicate wordt deze binnen enkele minuten automatisch in Twinfield aangemaakt met hetzelfde projectnummer.

Vervolgens boek je je inkoop zoals gebruikelijk, selecteer de correcte grootboekrekening om automatisch de goede kostensoort in Simplicate te gebruiken. Als project kies je het project waarop de kosten geboekt moeten worden. 

Afhankelijk van je instellingen zal de boeking doorgestuurd worden wanneer het een concept of definitieve boeking is. 

Boeken in Exact Online

Exact werkt afhankelijk van de instellingen van de koppeling met kostenplaatsen of kostensoorten. Wanneer je een nieuw project aanmaakt zal Simplicate binnen enkele minuten de kostenplaats of kostenpost met hetzelfde nummer en naam aanmaken in Exact Online.

Wanneer je een nieuwe boeking aanmaakt in Exact Online kies je het ingekochte product. Wanneer het product correct gedefineerd is in Exact Online, inclusief grootboekrekening zal de kostensoort automatisch doorgestuurd worden naar Simplicate.  Kies vervolgens per boekingsregel de kostenplaats of kostendrager die overeenkomt met het Simplicate project waar je deze op wilt boeken. 

Verwerken in Simplicate

Alle inkoopboekingen die gemaakt zijn in de boekhouding komen in Simplicate. Deze zijn te vinden onder: Projecten > Projectinkoop.

Een paar keer per uur haalt Simplicate automatisch alle inkoopboekingen uit de boekhouding op. Eventueel kan dit handmatig versneld worden door op "Importeer Inkoop" te klikken. 

Onder het kopje Te verwerken staan nieuwe boekingen klaar. Klik vervolgens op Acties > Bewerken om de factuur verder te verwerken. Het detailscherm wordt geopend met de factuurgegevens.

Je ziet hier alle (geconsolideerde) boekingsregels uit de boekhouding staan. De boeking wordt gekoppeld aan het project zoals deze is ingesteld op basis van de boeking in Exact.

Klik per regel op Acties > Bewerken om de individuele regel te bewerken.

Bepaal vervolgens de dienst waarop je de inkoop wilt registreren. In de praktijk zullen de meeste waarden reeds gevuld zijn op basis van de instellingen op de dienst en de instellingen in de koppeling.

In het inkoopscherm klik je als alle regels verwerkt zijn op Opslaan en terug. De inkoop vind je nu terug onder het tabblad Verwerkt:

Aanpassen of corrigeren van een inkoopboeking

Wanneer een inkoopboeking in de boekhouding wordt aangepast nadat deze in Simplicate is verwerkt zal de aanpassing niet naar Simplicate gestuurd worden. Je zult deze dus ook in Simplicate moeten corrigeren.

Daarnaast is het zo dat als een geïmporteerde inkoopboeking in Simplicate verwijderd wordt, dat deze bij de volgende Projectinkoop import weer zal worden geïmporteerd. Om dit te voorkomen adviseren wij om geen kostenplaats of kostendrager te koppelen aan de inkoopboeking, zodat deze niet in Simplicate geïmporteerd wordt.

Heeft u het antwoord gevonden?