Alle collecties
Facturen
Peppol integratie
Peppol integratie

Met de Peppol integratie stuur je facturen vanuit Simplicate direct naar de boekhouding van jouw klant.

Prosper Rabo avatar
Geschreven door Prosper Rabo
Deze week bijgewerkt

Over Peppol

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een netwerk dat ontworpen is voor het veilig uitwisselen van zakelijke documenten zoals elektronische facturen binnen Europa. Vanaf 2017 is het verplicht gesteld voor nieuwe leveranciers aan de Rijksoverheid om hiervan gebruik te maken. Het biedt veel voordelen, waaronder de zekerheid van factuurbezorging, bescherming tegen spookfacturen en een snellere factuurverwerking. Bedrijven en overheden identificeren elkaar op dit netwerk via unieke Peppol ID's. Deze Peppol ID's zijn gebaseerd op vaste gegevens die een bedrijf of organisatie identificeren. In Nederland kan dit het KvK-nummer, btw-nummer, IBAN of OIN-nummer zijn.

Peppol activeren

De Peppol integratie wordt per bedrijfsprofiel geactiveerd. Via de Omgevingsinstellingen > Integraties > Peppol integratie vraag je de integratie per bedrijfsprofiel aan.

Wij vragen vervolgens een Peppol ID voor je aan, mocht deze nog niet beschikbaar zijn voor jouw bedrijf. Met dit Peppol ID kan je enkel facturen verzenden. Peppol ID's die wij aanvragen worden daarom niet getoond in de Peppol directory.

Na het aanzetten van de integratie kun je in de omgevingsinstellingen per bedrijfsprofiel checken of er een actieve Peppol-verbinding is.

Peppol ID instellen per debiteur

Per bedrijf stel je de factuurverstrekking in onder CRM > Bedrijven > Facturatie. Geef vervolgens het Peppol ID op van de klant. Simplicate zoekt automatisch de klant voor je op in de Peppol-directory. Suggesties worden gebaseerd op het aanwezige OIN-nummer, KvK-nummer, btw-nummer of IBAN-nummer. Om Peppol als betaalmethode in te stellen op een klant, is het verplicht om het IBAN nummer voor deze klant in te vullen.

Nadat je het Peppol ID hebt ingevuld, zie je altijd ter bevestiging de naam van de organisatie die aan dit Peppol ID gekoppeld is. Op deze manier controleer je snel of het juiste Peppol ID is ingevuld.

Handmatig een Peppol ID invoeren

Je hebt ook de mogelijkheid om zelf een Peppol ID in te voeren. Na het opslaan zie je de naam van de organisatie die hoort bij het ingevoerde Peppol ID.

Factuur versturen via Peppol

Als de verstrekkingswijze van de relatie is ingesteld op Peppol, wordt de factuur standaard via het Peppol-netwerk verstuurt. Je hebt altijd nog de keuze om de factuur op een andere manier te verzenden.

Na het versturen zie je een tijdlijn bericht met daarin het Peppol ID waar de factuur naartoe verzonden is + de UBL en PDF versies van de factuur. Deze PDF wordt ook als bijlage toegevoegd aan de UBL.

Bijlages versturen via Peppol

In bepaalde gevallen verlangen debiteuren specifieke bijlagen, zoals een bevestigde urenverantwoording, bij facturen. Door deze bijlage toe te voegen aan facturen die via Peppol worden verzonden, voldoe je aan de eisen van deze debiteuren en worden jouw facturen sneller betaald.

Status updates

Een belangrijk voordeel van e-facturatie is dat je statusupdates kunt ontvangen. Zo weet je bijvoorbeeld wanneer de debiteur de factuur heeft ontvangen en verwerkt. Na het versturen van de factuur, zie je deze updates terug op de tijdlijn van de factuur.

De status Created en Send Success worden altijd getoond wanneer een factuur succesvol wordt verstuurd. Let op: voor de overige statussen geldt dat het boekhoudsysteem van de ontvanger deze updates wel moet ondersteunen. Niet ieder systeem doet dit helaas, dus het kan zijn dat je deze statussen niet ziet.

Statussen

  • Created

  • Send Success

  • Acknowledge

  • InProcess

  • UnderQuery

  • Rejected

  • Accepted

  • Fully paid

Notificatie bij niet-verzonden facturen via Peppol

Je kunt instellen dat je automatisch een melding ontvangt wanneer een factuur niet via Peppol is verzonden. Stel de notificatie eenvoudig in via Instellingen > Notificaties.

Zo hoef je niet te controleren of een factuur daadwerkelijk verzonden is.

Kosten

Het gebruik van de Peppol integratie is gratis voor klanten met het Ultimate Efficiency abonnement. Daarnaast is de Peppol integratie als betaalde add-on beschikbaar voor klanten met een Professional abonnement. De kosten van add-on bij een Professional abonnement bedragen € 10,- / maand bij maandelijkse facturatie en € 100,- / jaar bij jaarlijkse facturatie.

Fair-use policy

Binnen de fair-use policy die van toepassing is op de Peppol-integratie, mag elke omgeving maximaal 100 facturen per maand via Peppol verzenden.

Functionele beperking

De Peppol-integratie biedt geen ondersteuning voor G-rekeningen. Als een factuur gedeeltelijk via een G-rekening moet worden betaald, kan de factuur niet via Peppol worden verzonden.

Was dit een antwoord op uw vraag?