In dit artikel leggen we uit hoe je bedrijven kunt importeren. 

Let op! Het importeren van gegevens is foutgevoelig. Het is belangrijk dat dit goed gebeurt en dat de importbestanden correct worden ingevuld. Bij het importeren dien je dan ook te bevestigen dat je dit artikel hebt gelezen.

Voordat je begint met importeren is het belangrijk dat alle instellingen van de CRM-module goed staan en dat eventuele vrije velden die je wilt importeren zijn aangemaakt. 

De importfunctie is uitsluitend bedoeld voor het importeren van bedrijven en (contact)personen/medewerkers. 

Begin altijd eerst met het importeren van bedrijven. Daarna kun je namelijk de personen importeren, waarbij je in een kolom het bedrijf kan opgeven waarbij die persoon een contactpersoon is. Op die manier legt Simplicate automatisch de koppeling tussen een bedrijf en een persoon (=contactpersoon). Het artikel CRM Personen importeren legt stap voor stap uit hoe je personen importeert. 

We beginnen met de bedrijven import!

Een Excel-bestand vormt de basis voor de import. Je kunt hiervoor onderstaand template gebruiken, zodat de kolommen automatisch gematcht worden met de veldnamen in Simplicate, maar dit mag ook een eigen bestand zijn. Bij de import wordt op basis van de bedrijfsnaam gecontroleerd of de relatie al voorkomt in Simplicate. Heb je bij het importeren voor de optie 'bijwerken' gekozen, zal het bedrijf in dat geval ook niet nogmaals worden aangemaakt. Dit lichten we verderop in het artikel nader toe. Tijdens het importeren kun je aangeven welk veld in Simplicate als tweede unieke waarde gezien dient te worden, zodat je bij de keuze 'bijwerken' wel een nieuw bedrijf kunt aanmaken met bijvoorbeeld een afwijkend adres.

Vrije velden

De door jou gekozen vrije velden staan niet in de template. Voeg deze velden als extra kolommen handmatig toe aan het Excel-bestand.
Gebruik het volgende format: 'Vrij veld: omschrijving vrije veld'. De omschrijvingen en de waardes moeten letterlijk overeenkomen met hetgeen je in Simplicate hebt aangemaakt. 

Interesses
Ook de door jou aangemaakte interesses in Simplicate staan niet in de standaard template. Maak daarom per interesse een kolom in het excel-bestand.
Gebruik het volgende format: Interesse (bedrijf): Omschrijving interesse.
De omschrijving moet letterlijk overeenkomen met hetgeen je in Simplicate hebt aangemaakt. De waardes zullen 'Ja' (wel interesse) of 'Nee' (geen interesse) zijn.
​
​Kolommen in Excel

Let op: je kunt hier extra kolommen aan toe voegen om de velden uit Fiscaal Gemak mee te vullen. Hoe je de verplichte velden voor deze koppeling importeert, vind je hier.

We adviseren om altijd eerst een back-up van alle CRM-gegevens te maken, voordat je een import uitvoert. Door het maken van een back-up heb je altijd de beschikking over de gegevens van ‘vóór’ import. Je maakt een back-up door een export te maken van alle bedrijven in de CRM-module via Opties > Exporteren

Let op: ook Simplicate kan een foute import moeilijk terugdraaien. Dit kost veel tijd en in sommige gevallen moet er een volledige back-up teruggezet worden, waardoor data verloren kan gaan. Het is daarom van belang dat je goed weet waar je mee bezig bent! 

Ga naar instellingen > Algemeen > Gegevens importeren

Geef aan dat je de handleiding hebt gelezen en klik op 'Bedrijven importeren'.

Selecteer het bestand dat je wilt importeren en klik op 'bestand uploaden':

Je komt nu in het scherm 'import details'. Hier geef je aan hoe de import uitgevoerd moet worden. Hierin maak je een belangrijke keuze, de verkeerde keuze kan leiden tot dubbele waarden in je CRM! 

Manier van importeren
> Bijwerken (aanbevolen): Simplicate controleert of een bedrijf al bestaat en werkt de informatie van dit bedrijf eventueel bij.
> Aanmaken: Alle bedrijven uit het import bestand worden toegevoegd. Let op: wees er zeker van de relatie nog niet in Simplicate voor komt om dubbele te voorkomen.

Wat doen als regel nog niet in CRM aanwezig is?

Wanneer je kiest voor "bijwerken" geef je aan wat Simplicate moet doen met bedrijven die nog niet in Simplicate staan: 

> Negeer: Bedrijven die nog niet in Simplicate voorkomen worden niet toegevoegd.
> Aanmaken: Bedrijven die nog niet in Simplicate voorkomen worden toegevoegd. 

Aanvullende identificatie velden

Je kunt kiezen voor een aanvullend identificatie veld. Dit betekent dat Simplicate gaat checken of het bedrijf al voorkomt in Simplicate op basis van de bedrijfsnaam én dit veld. Gebruik dit alleen wanneer bedrijfsnamen dubbel voorkomen om het bedrijf uniek te maken. 

Klik je op 'koppel je velden':

Hier geef je aan welke informatie Simplicate moet overnemen uit welke kolom van het Excel-bestand. 

Klik na het koppelen op 'volgende, nakijken en bevestigen'. 

Hier kun je alle data controleren.

Wanneer je de data gecontroleerd hebt, akkoord bent en de back-up hebt gemaakt, vink je 'Ik bevestig de import correct ingesteld te hebben en ik heb vooraf een back-up gemaakt' aan.
​
Vervolgens klik je op 'Import uitvoeren'.

Je hebt de bedrijven import voltooid. 

Onder Instellingen > Algemeen > Gegevens importeren kun je de status van de import bekijken.

Een groen bolletje betekent afgerond en een oranje bolletje betekent dat Simplicate nog bezig is met het uitvoeren van de import. 

Ook kun je zien of er fouten in het bestand zaten door het foutenbestand te downloaden. Voorbeelden van fouten zijn: verkeerde format van het e-mailadres (info@simplicate zonder .nl), of een onbekend keuzeveld. Regels met een fout zijn niet geïmporteerd. 

Na het importeren van de bedrijven kun je doorgaan met het importeren van de (contact)personen. De te nemen stappen worden in dit artikel beschreven.