In dit artikel leggen we uit hoe je bedrijven kunt importeren. 

Let op! Het importeren van gegevens is foutgevoelig. Het is belangrijk dat dit goed gebeurt en dat de importbestanden correct worden ingevuld. Bij het importeren dien je te bevestigen dat je dit artikel hebt gelezen.

Voordat je begint met importeren is het belangrijk dat alle instellingen van de CRM-module goed staan en dat eventuele vrije velden die je wilt importeren zijn aangemaakt. 

De importfunctie is uitsluitend bedoeld voor het importeren van bedrijven en (contact)personen/medewerkers. 

Begin altijd eerst met het importeren van bedrijven. Daarna kun je namelijk de personen importeren, waarbij je in een kolom het bedrijf kan opgeven waarbij die persoon een contactpersoon is. Op die manier legt Simplicate automatisch de koppeling tussen een bedrijf en een persoon (=contactpersoon). Het artikel CRM Personen importeren legt stap voor stap de personen import uit. 

We beginnen met de bedrijven import!

Stap 1 Bedrijven import bestand voorbereiden

Een excel-bestand vormt de basis voor de import. Je kunt hiervoor onderstaand template gebruiken, zodat de kolommen automatisch gematcht worden met de veldnamen in Simplicate, maar dit mag ook een eigen bestand zijn. Bij de import wordt op basis van de bedrijfsnaam gecontroleerd of de relatie al voorkomt in Simplicate. Tijdens het importeren kun je aangeven welk veld in Simplicate als tweede unieke waarde gezien dient te worden.

Vrije veldenDe door jou gekozen vrije velden staan niet in de template. Voeg deze velden als extra kolommen handmatig toe aan het excel-bestand.
Gebruik het volgende format: Vrij veld: omschrijving vrij veld. De omschrijvingen en de waardes moeten letterlijk overeenkomen met hetgeen je in Simplicate hebt aangemaakt. 

Interesses
Ook de door jou aangemaakte interesses in Simplicate staan niet in de standaard template. Maak daarom per interesse een kolom in het excel-bestand.
Gebruik het volgende format: Interesse (bedrijf): Omschrijving interesse.
De omschrijving moet letterlijk overeenkomen met hetgeen je in Simplicate hebt aangemaakt. De waardes zullen 'Ja' (wel interesse) of 'Nee' (geen interesse) zijn.

Kolommen in excel

  • Relatiesoort
    Let op: de soort relatie die je hier invult, moet letterlijk overeenkomen met de opties die je in de instellingen hebt aangemaakt.
  • Relatienummer
  • Naam bedrijf
    Let op: uniek veld
  • Nummer KvK 
  • E-mail
    Let op: het e-mailadres moet een correcte syntax hebben. En er kan maar 1 e-mailadres ingevuld worden.
  • Telefoon
    Let op: meerdere telefoonnummers is ook mogelijk, door ze met een komma van elkaar te scheiden.
  • Website 
  • Bezoekadres regel 1
    Let op: vul hier straatnaam, huisnummer en toevoegingen in
  • Bezoekadres regel 2
    Let op: alleen voor adressen in het buitenland
  • Bezoekadres postcode
  • Bezoekadres plaats 
  • Bezoekadres land
    Let op: vul hier de 2 letterige landcode in: NL, BE, FR
  • Postadres regel 1
    Let op: alleen invullen als het postadres afwijkend is van het bezoekadres
  • Postadres regel 2
    Let op: alleen voor adressen in het buitenland
  • Postadres postcode 
  • Postadres plaats 
  • Postadres land
    Let op: vul hier de 2 letterige landcode in: NL, BE, FR
  • Relatiebeheerder
    Let op: de naam van de relatiebeheerder, moet letterlijk overeenkomen met de naam zoals die in Simplicate bekend is. Deze persoon moet daarnaast een gebruiker in Simplicate zijn. Voornaam (evt. voorvoegsel) Achternaam
  • Branche
    Let op: de branche die je hier invult, moet letterlijk overeenkomen met hetgeen je in de instellingen hebt aangemaakt
  • Notitie
  • BedrijfsgrootteLet op: de bedrijfsgrootte die je hier invult, moet letterlijk overeenkomen met hetgeen je in de instellingen hebt aangemaakt
  • IBAN nummer
  • BIC code
  • BTW nummer
  • Facturatie: Vrije keuze e-mailadres
    Vul hier het e-mailadres in waarnaar de factuur verstuurd dient te worden.Simplicate zet de Factuurverstrekking automatisch op E-mail.
  • Betaalconditie
    Let op: de betaalconditie die je hier invult, moet letterlijk overeenkomen met hetgeen je in de instellingen hebt aangemaakt
  • Vrije veld: Omschrijving vrije veld
    Let op: de optie die je hier invult, moet letterlijk overeenkomen met hetgeen je in de instellingen hebt aangemaakt
  • Interesse (bedrijf): Omschrijving interesse
    Let op: je maakt per interesse een aparte kolom aan. 

Stap 2 Back-up maken

We adviseren om altijd eerst een back-up van alle CRM-gegevens te maken voordat je een import uitvoert. Door het maken van een back-up heb je altijd de beschikking over de gegevens ‘vóór’ import. Je maakt een back-up door een export te maken van alle bedrijven in de CRM module. 

Let op: ook Simplicate kan een foute import moeilijk terugdraaien. Dit kost veel tijd en in sommige gevallen moet er een volledige back-up teruggezet worden, waardoor data verloren kan gaan. Het is daarom van belang dat je goed weet waar je mee bezig bent! 

Stap 3 Uitvoeren import

Ga naar instellingen > Algemeen > Gegevens importeren

Stap 3.1 Organisaties importeren

Geef aan dat je deze handleiding hebt gelezen en klik op 'Organisaties importeren'.

Stap 3.2 Bestand uploaden

Selecteer het bestand dat je wilt importeren en klik op 'bestand uploaden':

Stap 3.3 Import details

Je komt nu in het scherm 'import details'. Hier geef je aan hoe de import uitgevoerd moet worden. Hierin maak je een belangrijke keuze, de verkeerde keuze kan leiden tot dubbele waarden in je CRM! 

Manier van importeren
> Bijwerken (aanbevolen): Simplicate controleert of een bedrijf al bestaat en werkt de informatie van dit bedrijf eventueel bij.
> Aanmaken: Alle bedrijven uit het import bestand worden toegevoegd. Let op: wees er zeker van de relatie nog niet in Simplicate voor komt om dubbele te voorkomen.

Wat doen als regel nog niet in CRM aanwezig isWanneer je kiest voor "bijwerken" geef je aan wat Simplicate moet doen met bedrijven die nog niet in Simplicate staan: 

> Negeer: Bedrijven die nog niet in Simplicate voorkomen worden niet toegevoegd.
> Aanmaken: Bedrijven die nog niet in Simplicate voorkomen worden toegevoegd 

Aanvullende identificatie veldenJe kunt kiezen voor een aanvullend identificatie veld. Dit betekent dat Simplicate gaat checken of het bedrijf al voorkomt in Simplicate op basis van de bedrijfsnaam én dit veld. Gebruik dit alleen wanneer bedrijfsnamen dubbel voorkomen om het bedrijf uniek te maken. 

Klik je op 'koppel je velden'

Stap 3.4 Velden koppelen

Hier geef je aan welke informatie Simplicate moet overnemen uit welke kolom van het excel-bestand. 

  • Simplicate doet een voorstel wanneer de namen exact overeenkomen, controleer dit en koppel eventueel nog niet gekoppelde velden met kolommen.
  • Bedrijfsnaam moet sowieso gekoppeld worden en daarnaast ook het eventuele unieke veld. Het unieke veld wordt aangeduid met een sterretje.
  • Voorbeeld: Hier zie je hoe het eruit komt te zien in Simplicate, hier wordt het eerste bedrijf uit het excel-bestand weergegeven.
  • Opties: Hier kun je aangegeven wat Simplicate moet doen wanneer een waarde mist in het geval van een keuzeveld. Zie onderstaande afbeelding. 

Klik na het koppelen op 'volgende, nakijken en bevestigen'. 

Stap 3.5 Data controleren

 Hier kun je alle data controleren.

Wanneer je de data gecontroleerd hebt, akkoord bent en de back-up hebt gemaakt, vink je 'Ik bevestig de import correct ingesteld te hebben en ik heb vooraf een back-up gemaakt.' aan.

Vervolgens klik je op 'import uitvoeren'.

Je hebt de bedrijven import voltooid. 

Stap 3.6 Import controleren 

Onder Instellingen > Algemeen > CRM gegevens importeren kun je de status van de import bekijken.

Een groen bolletje betekent afgerond en een oranje bolletje dat Simplicate nog bezig is met het uitvoeren van de import. 

Ook kun je zien of er fouten in het bestand zaten door het foutbestand te downloaden. Voorbeelden van fouten zijn: verkeerde format van het e-mailadres (info@simplicate zonder .nl), of een onbekend keuze veld. Regels met een fout zijn niet geïmporteerd. 

Na het importeren van de bedrijven kun je doorgaan met het importeren van de (contact)personen. De te nemen stappen worden in dit artikel beschreven.

Heeft u het antwoord gevonden?