PinkWeb verzorgt met Client Online de communicatie tussen het accountantskantoor en hun cliënten. Het klantportaal zorgt voor een efficiënte en geautomatiseerde inrichting van informatie- en communicatieprocessen. Specifiek de processen tussen het accountantskantoor, de door hen gebruikte software, zijn cliënten en uitvragende partijen, zoals de Belastingdienst, KvK en banken. 

De integratie met Simplicate

Door de integratie tussen Simplicate & PinkWeb, worden automatisch & realtime alle CRM-gegevens uitgewisseld! 

Hoe stel je de integratie in?

In Simplicate dien je allereerst via Instellingen > Abonnement de branche Accountancy te selecteren:

Zodra je dit hebt gedaan, zie je bij de integraties PinkWeb erbij staan.
Ga dus nu naar Instellingen > Integraties > PinkWeb:

Hier klik je op 'start de koppeling tussen Simplicate en PinkWeb'. Vul vervolgens de gebruikersnaam en wachtwoord van PinkWeb in. Nadat je dit hebt gedaan, is de koppeling gerealiseerd. Vanaf nu worden dus automatisch de volgende CRM-velden realtime gesynchroniseerd met PinkWeb:

Bedrijven (Zakelijke cliënt in PinkWeb)

  • Bedrijfsnaam
  • KvK-nummer
  • Adresgegevens (Land, Adres, Postcode, Plaatsnaam) (voor zowel bezoekadres als postadres)
  • Relatienummer
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Belastingnummers (RSIN, loonbelastingnummer & btw-nummer)

Personen (Particuliere cliënt in PinkWeb)

  • Namen (achternaam, voornaam, tussenvoegsel, initialen)
  • E-mailadres
  • BSN-nummer
  • Adresgegevens (Land, Adres, Postcode, Plaatsnaam
  • Geslacht
  • Twitter-account
  • LinkedIn-account
  • Telefoonnummer (als de persoon geen contactpersoon is, wordt dit telefoonnummer gesynchroniseerd naar 'Mobiele telefoon' onder de Gebruiker in Client Online) 

Let op: de dikgedrukte velden zijn verplichte velden. Zonder deze valide te hebben ingevuld kan er niet worden gesynchroniseerd met PinkWeb. 

Let op: voor bedrijven worden er niet automatisch gebruikers aangemaakt onder de zakelijke client. Voor personen worden er wel automatisch gebruikers aangemaakt onder de particuliere client.


Synchroniseer met PinkWeb

Zodra je alle gegevens goed hebt staan en wilt synchroniseren met PinkWeb, hoef je alleen maar het vinkje 'Synchroniseer met PinkWeb' aan te vinken. Op dat moment worden de gegevens zoals hierboven vermeld automatisch gesynchroniseerd met PinkWeb. Ook als je iets wijzigt daarna en je slaat dit op, dan worden de gegevens realtime gesynchroniseerd. 

Het resultaat van de synchronisatie is na enkele seconden te vinden onder de Tijdlijn van de CRM-relatie.

Let op:
Heb je al cliënten in Client Online staan? Dan is het verstandig deze eerst te koppelen aan de bijbehorende CRM-relaties in Simplicate zodat je bij een aanpassing in Simplicate geen dubbele cliënten, en gebruikers, krijgt.
Dit kan door te navigeren naar Instellingen > Integraties > PinkWeb > Koppelen relaties. Hier wordt een lijst getoond van alle CRM-relaties in Simplicate, die je kunt koppelen aan cliënten in PinkWeb.

Gebruikers voor zowel particuliere als zakelijke clienten in Client Online
Om een gebruiker van een particuliere cliënt ook toegang te verlenen tot een zakelijke cliënt maakt Simplicate hiervoor gebruik van de contactpersonen-tussenlaag: de koppeling tussen personen en bedrijven. Na installatie van de koppeling is er een extra veld beschikbaar gekomen op de contactpersonen: PinkWeb. Hiermee wordt dezelfde gebruiker toegang verleend tot zowel de particuliere als de zakelijke cliënt.


Velden die gesynchroniseerd worden van Contactpersonen naar gebruikers:

  • Simplicate: E-mail werk. PinkWeb: E-mail
  • Simplicate: Telefoon werk. PinkWeb: Mobiel nummer.

Let op: In het geval van een Persoon in Simplicate, die als particuliere cliënt in Client Online wordt neergezet, die geen contactpersoon is bij bedrijven, wordt het veld 'Telefoon' onder 'Contactgegevens' gebruikt voor het veld Mobiel nummer onder de gebruiker in Client Online.


Hieronder worden een paar synchronisatie situaties geschetst die voor kunnen komen.

Synchronisatie situaties:

Voor alle situaties: deze CRM-relaties zijn nog niet bekend onder Client Online. 

Uitgaande van de volgende situatie:
Het bedrijf Appel wordt aangemaakt, waarbij alle gegevens juist zijn ingevuld. Geen contactpersonen. Synchroniseer met PinkWeb = Ja. Dit leidt tot een nieuwe zakelijke cliënt zonder een gebruiker.

Uitgaande van de volgende situatie:
De persoon Jan Smit wordt aangemaakt, waarbij alle gegevens juist zijn ingevuld. Hij is niet een contactpersoon bij een bedrijf. Synchroniseer met PinkWeb = Ja. Leidt tot een nieuwe particuliere cliënt, en een nieuwe gebruiker onder die cliënt.

Uitgaande van de volgende situatie:
Het bedrijf Banaan wordt aangemaakt, waarbij alle gegevens juist zijn ingevuld. Synchroniseer met PinkWeb = Ja. Een enkel contactpersoon genaamd Kees Prins met PinkWeb = Ja, en Telefoon werk = 06 123 456 is als contactpersoon gekoppeld. Dit leidt tot een nieuwe zakelijke cliënt, en een nieuwe gebruiker onder die cliënt.

Voortbedurend op de laatste situatie: nu willen we ook Kees Prins als particuliere cliënt in Client Online hebben staan. Bij CRM-relatie Kees Prins zetten we Synchroniseer met PinkWeb = Ja aan. Er wordt een nieuwe particuliere cliënt gemaakt, en de al bekende gebruiker, onder de zakelijke cliënt, wordt ook toegang verleend tot de nieuwe particuliere cliënt.

Heeft u het antwoord gevonden?