Over de integratie

Door Simplicate met Nextens te integreren, worden CRM-gegevens van Simplicate naar Nextens gesynchroniseerd. Zowel voor het aanmaken van nieuwe cliënten als het updaten van bestaande CRM-gegevens.

Hoe stel je de integratie in?

In Simplicate dien je allereerst via Instellingen > Abonnement de branche ‘Accountancy & administratie’ te selecteren (zie afbeelding hieronder).

Accountancy add-on

De Nextens integratie is onderdeel van de accountancy add-on. Deze add-on kan op verzoek worden geactiveerd in jullie omgeving. Hier zijn kosten aan verbonden, zoals vermeld op www.simplicate.nl/tarieven. Daar lees je ook wat er naast de Nextens integratie nog meer onderdeel is van de accountancy add-on.

Stuur voor meer informatie over de add-on of het activeren ervan een e-mail naar [email protected].

Zodra de accountancy add-on door ons is geactiveerd, ga je naar Instellingen > Account > Integraties. Nextens staat hier nu bij. Klik op Nextens:

Klik op de groene knop ‘Start koppeling tussen Simplicate en Nextens’.
Om de koppeling te realiseren heb je een Nextens token nodig. Dit token vind je in je Nextens omgeving via Instellingen > Koppelingen > Simplicate.
Kopieer de token en plak deze in het betreffende veld in Simplicate.
Klik daarna op opslaan. De verbinding is gelegd.

CRM-gegevens synchroniseren

Alle bedrijven en personen met het vinkje ‘Synchroniseer met Nextens’ worden genomen in de synchronisatie.

Velden

Hieronder een overzicht van gegevens die in de koppeling worden meegenomen. Ook als je velden wijzigt (en daarna opslaat), worden de gegevens realtime gesynchroniseerd.
De gegevens in Simplicate zijn leidend en overschrijven gegevens in Nextens.

Velden die gesynchroniseerd worden zijn: (dikgedrukte velden zijn vereist om koppeling te laten werken):

Persoon

Voornaam
Achternaam
Tussenvoegsel
Geslacht
Geboortedatum
E-mail
Plaats
Land
Postcode
Straatnaam
Huisnummer
Huisnummer toevoeging
BSN

Bedrijf

Naam onderneming
Bezoekadres
Straatnaam
Huisnummer
Plaats
Land
Postcode
Postadres
Straatnaam
Huisnummer
Huisnummertoevoeging
Plaats
Land
Postcode
Telefoon
E-mail
KvK-nummer
IBAN-nummer
RSIN
Btw-nummer

Let op:

Nextens kent geen contactpersonen. De gegevens die je binnen Simplicate op dat niveau vastlegt, gebeurt dus niets.
Wanneer op de kaart van het bedrijf het vinkje 'Afwijkend postadres' niet is aangevinkt, wordt het bezoekadres als postadres doorgestuurd naar Nextens.
Als bij personen in Simplicate het BSN nummer al voorkomt in Nextens, dan wordt de relatie automatisch gekoppeld. Daarmee wordt de informatie in Nextens overschreven met de data vanuit Simplicate.
Als zowel in Simplicate als in Nextens de persoon al bestaat, maar alleen in Simplicate is een BSN opgegeven dan zal er een match worden gemaakt op basis van de exacte naam.
In het geval dat het fiscale nummer (RSIN) niet is ingevuld in Simplicate, of niet kan worden gevonden in Nextens, wordt er een match gemaakt op basis van de exacte bedrijfsnaam.
Als er geen match kan worden gevonden, wordt er een nieuwe client aangemaakt in Nextens.
Indien een synchronisatie om wat voor reden dan ook niet lukt, dan wordt er een bericht op de tijdlijn geplaatst met uitleg waarom het niet is gelukt. Ook wordt er een e-mail verstuurd met de reden waardoor het fout ging, naar de ingelogde user die de synchronisatie probeert te doen (de persoon die op opslaan klikt). Daarnaast wordt het vinkje bij bijv. “Synchroniseer met Nextens” uitgezet. De foutmeldingen die je te zien krijgt, komen uit Nextens.
Op alle belastingnummers zit een validatie die aangeeft of het nummer qua format correct is ingevoerd. Zo niet, dan kun je ook niet opslaan.

Mapping

Voor een nauwkeurig overzicht van de relaties die aan Nextens zijn gekoppeld, kan je de mapping gebruiken. Je bereikt deze pagina via Instellingen > Integraties > Nextens > 'Klik hier om te openen in een nieuw tabblad'

In de mapping is zichtbaar welke Simplicate relaties zijn gekoppeld met welke Nextens relaties door middel van een unieke ID. In het veld 'Gekoppeld in Nextens aan' is de Nextens-ID te vinden van deze relatie. Dit veld is bewerkbaar. Hiermee heb je dus de mogelijkheid om handmatig een koppeling te maken met een andere Nextens-relatie, door een andere Nextens-ID in te vullen. Na het doorvoeren van een wijziging dien je altijd op opslaan te klikken. De synchronisatie van de doorgevoerde wijziging wordt direct verwerkt in Nextens.

Eveneens bieden wij de optie om de koppeling tussen de relaties handmatig te verbreken. Dit door het vinkje van de synchronisatie uit te zetten. Dit gaat om hetzelfde vinkje, als ook te vinden is onder CRM- bedrijven en personen > bedrijfsgegevens/persoonsgegevens.