Wordt er binnen jouw organisatie gewerkt met Jira? Met de Jira-Simplicate integratie registreer je eenvoudig je uren direct vanuit Jira, terwijl je het ticket waar je aan werkt nog open hebt staan.

De integratie maakt het registreren van uren eenvoudiger en sneller voor als je regelmatig in Jira werkt. Dit verlaagt dus de drempel voor (volledige) tijdsregistratie en dat zorgt ervoor dat je als projectleider in Simplicate beter kan sturen op de budgetten en eventuele overbesteding sneller kan signaleren.

Je kunt de integratie 14 dagen uitproberen. In dit artikel lees je hoe je de integratie activeert, kan gebruiken en kan verwijderen.

Uren registreren met behulp van de Jira integratie, lijkt erg veel op uren registreren in Simplicate zelf. Dezelfde elementen komen terug in Jira.

De velden Project, Dienst en Urensoort worden slim voor-ingevuld, aansluitend op jouw manier van werken. De suggesties worden gedaan op basis van de laatste registratie in een bepaald project en/ of een bepaalde epic (parent) in Jira. Dus als er bij een project in Jira een bepaald Simplicate project hoort, herkent de integratie dit en wordt dit als suggestie ingevuld.

Natuurlijk is het mogelijk om van deze invulling af te wijken en de waarden in deze velden te overschrijden als er bijvoorbeeld toch een andere dienst of urensoort moet worden gebruikt.

Tijdens het registreren heb je inzicht in het budget van het project uit Simplicate. Dat maakt je als urenschrijver bewust van de impact van jouw registratie op het budget van het project waar je aan werkt en de bijbehorende dienst & urensoort waar je op schrijft.

De starttijd en toelichting zijn optionele velden. Als je geen starttijd invult, komt de registratie bovenin je agenda in de Urenmodule te staan. Als je wel een starttijd invult, wordt er van de registratie een uren blok gemaakt in Simplicate.

Als er binnen jouw organisatie gebruik gemaakt wordt van de Capaciteitsplanning in Simplicate, is het ook mogelijk om uren te registreren op taken die aan jouw Simplicate account toebedeeld zijn.

Op basis van het datumveld, worden je taken van de hele week opgehaald. Daarna dien je alleen nog een taak te selecteren, het aantal uren in te vullen en de registratie op te slaan.

In het tabblad 'Registraties' zie je jouw eigen registraties terug die gekoppeld zijn aan het Jira-ticket wat je geopend hebt. In dit scherm heb je de optie om een registratie te verwijderen of direct naar Simplicate door te klikken voor meer context of het indienen van je week.

Wanneer je in Simplicate een registratie bewerkt of verwijdert, zal deze aanpassing ook doorwerken naar de integratie en dus in het 'Registraties' tabblad terug te zien zijn.

In Simplicate zie je op verschillende plekken terug welk ticket er aan een registratie gekoppeld is, bijvoorbeeld bij Detail uren in een project, bij de projectcontrole of in een urenblok in de agenda weergave van de Uren module.

Tevens is het mogelijk om het ticket nummer op de bijlagen van de factuur te tonen. Dit stel je op het factuursjabloon in door het factuursjabloon te openen via de instellingen, vervolgens ga je naar het tabblad 'Vertaling labels' en zet je de optie ‘Voeg Jira issue nummer toe aan de toelichting’ aan onder 'Labels bijlage'.

Uren die met behulp van de integratie worden geregistreerd, komen ook terug in de rapportage's/ KPI's van Jira-timetracking. Ook wanneer je urenregistraties verwijdert vanuit de integratie, worden deze uit de timetracking van Jira gehaald. Zo zijn je gegevens in Jira altijd up-to-date zonder dat je bij het uren registreren extra acties uit dient te voeren.

Met Jira-timetracking zie je per ticket hoeveel uren er besteed zijn v.s. ingeschat. Ook zijn er integraties in Jira die samenwerken met Jira-timetracking, denk bijvoorbeeld aan Worklogs en Tempo. Deze integraties bieden rapportages aan waar je als projectleider verdiepende inzichten uit kan halen.

Let op: om succesvol gebruik te maken van deze koppeling binnen de Jira-integratie dienen de instellingen in je Jira omgeving op 'JIRA provided time tracking' te staan. Dit kun je controleren via de instellingen rechts bovenin naast je profiel > issues > issue features > time tracking. Ook heb je op ticketniveau het veld 'time tracking' nodig.

Om de integratie te kunnen gebruiken, dient er per Simplicate omgeving een activatie plaats te vinden. Via de Instellingen > Integraties > Jira integratie activeer je de integratie in Simplicate.

Daarnaast moet de integratie in Jira geactiveerd worden. Dit doe je door naar de pagina van Simplicate op de marketplace van Atlassian te gaan en de installatie daar verder af te ronden.

Bij het activeren van deze integratie start je een gratis proefperiode van 14 dagen. Mocht je daarna geen gebruik meer willen maken van deze integratie, ben je zelf verantwoordelijk voor het de-activeren van de integratie binnen deze 14 dagen. Na de proefperiode zullen we de kosten van de integratie in rekening brengen.

Als de integratie op beide plekken geactiveerd is, kan de integratie in gebruik genomen worden.

Let op: als je de integratie via de instellingen Simplicate activeert, ga je akkoord met de kosten die verbonden zitten aan het gebruik van de integratie. Per omgeving is dit €21,25 per maand bij jaarlijkse facturatie of €25,- per maand bij maandelijkse facturatie van je Simplicate licentie.

Let op: de integratie is beschikbaar wanneer je een Professional of Ultimate Efficiency abonnement hebt. In het geval van Get Started, is het niet mogelijk om de integratie te gebruiken.

Zodra bovenstaande activatie is uitgevoerd, kan iedere gebruiker inloggen met zijn/haar Simplicate account bij het eerste gebruik van de integratie.

Door in te loggen met je Simplicate account geef je toestemming voor de autorisatie van de integratie.

Als het inloggen is gelukt, zie je de Jira integratie terug op je eigen profiel in Simplicate zelf & kun je uren registreren vanuit Jira!

Wil je je abonnement op de Jira integratie beëindigen of de proefperiode voortijdig stopzetten? Druk dan simpelweg op de rode knop "Verwijder Jira integratie". Hiermee wordt het abonnement automatisch stopgezet.