In Simplicate kun je eenvoudig externe documenten vastleggen door de URL van het document op te slaan. Dit is handig wanneer je bestanden beheert in systemen zoals Google Drive, SharePoint of andere Document Management Systemen (DMS) en ze toch wilt koppelen aan bijvoorbeeld een project, verkoopkans of medewerker.
Externe documenten worden opgeslagen als links en zijn direct toegankelijk vanuit Simplicate. Ze krijgen een label ‘Extern’ in het documentenoverzicht, zodat je ze eenvoudig kunt herkennen. Wanneer je op een extern document klikt, wordt het bestand geopend in een nieuw tabblad.
Externe documenten toevoegen
Het toevoegen van een extern document werkt eenvoudig en kan in elke module waarin documenten kunnen worden vastgelegd: Projecten CRM, Sales, Projecten en HRM.
1. Ga naar de ‘Documenten’ tab in de module waar je het document wilt toevoegen.
2. Klik op ‘Nieuw’ en kies de optie om een extern document toe te voegen.
3. Vul de volgende gegevens in:
Naam: De naam waarmee je het document wilt herkennen.
URL: De link naar het externe bestand (bijvoorbeeld een Google Drive-document).
Extensie: Hiermee geef je het soort document aan: afbeeldingen, spreadsheets, pdf's of andere
Documenttype
4. Klik op Voeg toe om het document op te slaan.
