Hierdoor kun je je debiteuren volledig vanuit Simplicate beheren. Tevens kun je omzetgroepen in Simplicate koppelen aan grootboekrekeningen in Exact, zodat de factuur direct juist wordt ingeboekt.

Hoe werkt de koppeling?

Alle (credit)facturen die verstuurd zijn vanuit Simplicate, kunnen automatisch worden gesynchroniseerd naar Exact zodat je daar de boekhouding kunt doen. Wanneer een factuur in Exact als betaald wordt gemarkeerd, dan zal Exact dit automatisch terugkoppelen naar Simplicate.

De koppeling werkt via een API, waarbij de verbinding is beveiligd via een SSL certificaat. Voor het koppelen van Exact aan Simplicate is een Exact gebruiker noodzakelijk met administrator rechten op het account waarin de administratie zich bevindt. Zit jouw administratie in een overkoepelend account bij je accountant? Dan is het aan te raden om samen met je accountant de koppeling te realiseren.

Activeren van de koppeling

Voor het activeren van de koppeling ga in Simplicate naar Instellingen > Facturen > Boekhoudkoppelingen en klik bij Exact op ‘Installeren’ en volg de instructies.

Eenmalige instellingen

Nadat de koppeling tot stand is gebracht kom je in een scherm waarin je eenmalig een aantal velden in Simplicate koppelt aan velden in Exact: deze bepalen hoe de factuur moet worden geboekt in Exact:

Algemene instellingen

  • Koppelen aan Exact Online administratie
    Selecteer hier de administratie waarmee je het bedrijfsprofiel wilt koppelen.
  • Verkoopdagboek in Exact Online
    Selecteer hier het juiste verkoopdagboek.
  • Verwerk facturen vanaf
    Simplicate kan facturen, die verstuurd zijn vóór het leggen van de koppeling, met terugwerkende kracht naar Exact versturen. Vul hier de datum in vanaf welke factuurdatum facturen verwerkt dienen te worden.

Koppeling btw-codes

  • Koppeling btw codes
    Koppel hier de btw codes die in Simplicate worden gebruikt aan de juiste btw code in Exact. Let op: gebruik btw codes exclusief btw!

Betaalcondities

  • Stel de juiste betaalcondities in
    Gebruik de Standaard betaalconditie als standaard en fallback. Alle andere betaalcondities kun je hier koppelen met de betaalcondities in Exact Online.

Koppel grootboekrekening voor omzet

  • Gebruik deze rekening als standaard en fallback
    Hiermee bepaal je op welke grootboekrekening de factuurregels standaard geboekt moeten worden. Je kunt hier altijd van afwijken, zie hieronder. Deze grootboekrekening wordt tevens als fallback gebruikt wanneer Exact de Omzetgroep van Simplicate niet herkend.

Koppel kostenplaats

  • Gebruik deze kostenplaats als standaard en fallback
    Optioneel: hiermee bepaal je op welke kostenplaats de factuurregels standaard geboekt moeten worden. Je kunt hier altijd van afwijken, zie hieronder. Deze kostenplaats wordt tevens als fallback gebruikt wanneer geen afwijkende kostenplaats is ingesteld.

Koppel grootboekrekeningen per btw-code

  • Optioneel: koppel grootboekrekeningen per btw-code
    Wanneer je de omzet per btw-code op een aparte grootboekrekening wilt journaliseren, dan kun je hier de btw percentages van de omzet aan de juiste grootboekrekening in Exact koppelen. Wanneer er een factuur wordt verstuurd vanuit Simplicate waarbij op de factuurregel 9% btw van toepassing is, dan zal de omzet worden geboekt op de gekoppelde grootboekrekening bij dit percentage.

Koppel grootboekrekeningen per Simplicate omzetgroep

  • Optioneel: koppel grootboekrekeningen per Simplicate omzetgroep
    Door de omzetgroepen van Simplicate te koppelen aan de juiste grootboekrekeningen van Exact, wordt de omzet per omzetgroep op een eigen grootboekrekening in Exact gejournaliseerd.

Koppel kostenplaats per Simplicate omzetgroep

  • Optioneel: koppel kostenplaats per Simplicate omzetgroep
    Door de omzetgroepen van Simplicate te koppelen aan de juiste kostenplaats van Exact, wordt de omzet per omzetgroep op de juiste kostenplaats in Exact gejournaliseerd.

Relatiekoppelingen

  • Relatiekoppelingen
    Relaties in Simplicate worden standaard op basis van de naam vergeleken met de debiteuren in Exact. Je kunt hier de Simplicate relatie koppelen aan een bestaande relatie in Exact. Wanneer er geen suggestie wordt weergegeven, gaat het om een nieuwe relatie en zal deze bij het aanbieden van de eerste factuur worden aangemaakt in Exact.

Belangrijk: vergeet als laatste stap niet om bovenaan op ‘Opslaan’ te drukken!

Let op: factuurnummers mogen in Exact uitsluitend bestaan uit nummers. Stel je factuurnummer reeks in Simplicate zo in dat deze uit alleen nummers bestaat. Wanneer je een nummerreeks met letters of andere symbolen gebruikt zal Exact deze nummers niet als factuurnummer overnemen. 

Facturen verwerken naar Exact

Facturen die je verstuurt vanuit Simplicate kun je met een enkele klik doorsturen naar Exact. Ga hiervoor naar de module 'Facturen' en dan naar het tabblad 'Boekhouding':

Je kunt een of meerdere facturen selecteren en deze doorsturen naar Exact. Hierbij kun je direct aangeven in welke periode je de factuur wilt boeken in Exact:

Dit kan met name handig zijn wanneer je een factuur verstuurd hebt met als factuurdatum 1 november, maar die eigenlijk op de omzet in oktober geboekt moet worden.

Facturen niet doorsturen naar de boekhouding

Het is mogelijk om facturen niet naar de boekhouding te sturen. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor facturen die reeds in de boekhouding zijn verwerkt. 

Je ziet standaard alle facturen klaar staan bij 'Klaar voor te verwerken' bij het tabblad 'Boekhouding'. Hier kun je de facturen die je niet naar de boekhouding wilt versturen selecteren, waarna je kiest voor de optie: 'Niet verwerken'.

  • Wanneer je ervoor kiest om de factuur niet naar de boekhouding te versturen, dan wordt dit automatisch gelogd op de tijdlijn.  
  • De factuur komt in het tabblad Boekhouding te staan bij 'Genegeerd'.

Betalingen

Wanneer openstaande posten in Exact Online zijn afgeletterd, worden deze betalingen 's nachts teruggekoppeld aan Simplicate, zodat ook in Simplicate de openstaande posten worden bijgewerkt.

Heeft u het antwoord gevonden?