Hierdoor kun je je debiteuren volledig vanuit Simplicate beheren. Tevens kun je omzetgroepen in Simplicate koppelen aan grootboekrekeningen in Exact, zodat de factuur direct juist wordt ingeboekt.

Hoe werkt de koppeling?

Alle (credit)facturen die verstuurd zijn vanuit Simplicate, kunnen automatisch worden gesynchroniseerd naar Exact zodat je daar de boekhouding kunt doen. Wanneer een factuur in Exact als betaald wordt gemarkeerd, dan zal Exact dit automatisch terugkoppelen naar Simplicate.

De koppeling werkt via een API, waarbij de verbinding is beveiligd via een SSL certificaat. Voor het koppelen van Exact aan Simplicate is een Exact gebruiker noodzakelijk met administrator rechten op het account waarin de administratie zich bevindt. Zit jouw administratie in een overkoepelend account bij je accountant? Dan is het aan te raden om samen met je accountant de koppeling te realiseren.

Let op: De koppeling is persoonsgebonden. Blokkeer dus niet zomaar de persoon die de koppeling heeft gelegd. Neem contact op met [email protected] als hierdoor de koppeling is verbroken.

Activeren van de koppeling

Voor het activeren van de koppeling ga in Simplicate naar Instellingen > Facturen > Boekhoudkoppelingen en klik bij Exact op ‘Installeren’ en volg de instructies.

Eenmalige instellingen

Nadat de koppeling tot stand is gebracht kom je in een scherm waarin je eenmalig een aantal velden in Simplicate koppelt aan velden in Exact: deze bepalen hoe de factuur moet worden geboekt in Exact:

Algemene instellingen

Koppelen aan Exact Online administratie
Selecteer hier de administratie waarmee je het bedrijfsprofiel wil koppelen.
Verkoopdagboek in Exact Online
Selecteer hier het juiste verkoopdagboek.
Verwerk facturen vanaf
Simplicate kan facturen, die verstuurd zijn vóór het leggen van de koppeling, met terugwerkende kracht naar Exact versturen. Vul hier de datum in vanaf welke factuurdatum facturen verwerkt dienen te worden.

Koppeling btw-codes

Koppeling btw-codes
Koppel hier de btw-codes die in Simplicate worden gebruikt aan de juiste btw-code in Exact. Let op: gebruik btw-codes exclusief btw!

Betaalcondities

Stel de juiste betaalcondities in
Gebruik de Standaard betaalconditie als standaard en fallback. Alle andere betaalcondities kun je hier koppelen met de betaalcondities in Exact Online.

Koppel grootboekrekening voor omzet

Gebruik deze rekening als standaard en fallback
Hiermee bepaal je op welke grootboekrekening de factuurregels standaard geboekt moeten worden. Je kunt hier altijd van afwijken, zie hieronder. Deze grootboekrekening wordt tevens als fallback gebruikt wanneer Exact de Omzetgroep van Simplicate niet herkent.

Koppel kostenplaats

Gebruik deze kostenplaats als standaard en fallback
Optioneel: hiermee bepaal je op welke kostenplaats de factuurregels standaard geboekt moeten worden. Je kunt hier altijd van afwijken, zie hieronder. Deze kostenplaats wordt tevens als fallback gebruikt wanneer geen afwijkende kostenplaats is ingesteld.

Koppel grootboekrekeningen per btw-code

Optioneel: koppel grootboekrekeningen per btw-code
Wanneer je de omzet per btw-code op een aparte grootboekrekening wil journaliseren, dan kun je hier de btw-percentages van de omzet aan de juiste grootboekrekening in Exact koppelen. Wanneer er een factuur wordt verstuurd vanuit Simplicate waarbij op de factuurregel 9% btw van toepassing is, zal de omzet worden geboekt op de gekoppelde grootboekrekening bij dit percentage.

Koppel grootboekrekeningen per Simplicate omzetgroep

Optioneel: koppel grootboekrekeningen per Simplicate omzetgroep
Door de omzetgroepen van Simplicate te koppelen aan de juiste grootboekrekeningen van Exact, wordt de omzet per omzetgroep op een eigen grootboekrekening in Exact gejournaliseerd.

Voorwaarden om een grootboekrekening in Simplicate te krijgen

Er zijn een aantal voorwaarden waaraan een grootboekrekening aan dient te voldoen voordat deze beschikbaar wordt in Simplicate. Hiervoor dien je het volgende te controleren:

Na wijzigingen in het boekhoudprogramma, moet je altijd opnieuw inloggen in Simplicate.
De grootboekrekening moet in het boekhoudprogramma het type 'Omzet' hebben en niet bijvoorbeeld 'Algemeen'.
De grootboekrekening moet het boekhoudprogramma gekoppeld zijn aan een winst- en verliesrekening rekening en niet aan een balans.
Wordt er een nieuwe grootboekrekening toegevoegd, kan het voorkomen dat deze niet direct zichtbaar is. Cache opschonen kan van invloed zijn op de data die je ziet in de boekhoudkoppeling. Na het opschonen is de nieuwe grootboekrekening wel te zien in Simplicate.
Schoon de cache op door in de boekhoudkoppeling op Opties > cache opschonen te klikken.

Koppel kostenplaats per Simplicate omzetgroep

Optioneel: koppel kostenplaats per Simplicate omzetgroep
Door de omzetgroepen van Simplicate te koppelen aan de juiste kostenplaats van Exact, wordt de omzet per omzetgroep op de juiste kostenplaats in Exact gejournaliseerd.

Relatiekoppelingen

Relatiekoppelingen
Relaties in Simplicate worden standaard op basis van de naam vergeleken met de debiteuren in Exact. Je kunt hier de Simplicate relatie koppelen aan een bestaande relatie in Exact. Wanneer er geen suggestie wordt weergegeven, gaat het om een nieuwe relatie en zal deze bij het aanbieden van de eerste factuur worden aangemaakt in Exact.

Belangrijk: vergeet als laatste stap niet om bovenaan op ‘Opslaan’ te drukken!

Let op: indien je meer dan 2000 relaties in Simplicate hebt, krijg je meerdere pagina's met relaties in de boekhoudkoppeling. Deze pagina's moet je afzonderlijk van elkaar opslaan.

Let op: factuurnummers mogen in Exact uitsluitend bestaan uit nummers. Stel je factuurnummer reeks in Simplicate zo in dat deze uit alleen nummers bestaat. Wanneer je een nummerreeks met letters of andere symbolen gebruikt zal Exact deze nummers niet als factuurnummer overnemen.

Daarnaast dient in Exact ook de periode-datum tabel op 'optioneel' te staan. Deze instelling vind je in Exact via Instellingen > Financieel > onder Data > periode-datum tabel.

Facturen verwerken naar Exact

Facturen die je verstuurt vanuit Simplicate kun je met een enkele klik doorsturen naar Exact. Ga hiervoor naar de module 'Facturen' en dan naar het tabblad 'Boekhouding':

Je kunt een of meerdere facturen selecteren en deze doorsturen naar Exact. Hierbij kun je direct aangeven in welke periode je de factuur wil boeken in Exact:

Dit kan met name handig zijn wanneer je een factuur verstuurd hebt met als factuurdatum 1 november, maar die eigenlijk op de omzet in oktober geboekt moet worden.

Let op: Simplicate verstuurt alleen de link van de factuur mee naar Exact Online. Je kunt dus niet vanuit Exact Online de PDF van de factuur raadplegen.

Let op: Om gebruik te maken van een afwijkende boekingsdatum moet in Exact periode-datumcontrole op 'Optioneel' staan. Anders is de periode altijd gekoppeld aan de factuurdatum. Dit kun je instellen in Exact bij de instellingen van de administratie.

Facturen niet doorsturen naar de boekhouding

Het is mogelijk om facturen niet naar de boekhouding te sturen. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor facturen die reeds in de boekhouding zijn verwerkt.

Je ziet standaard alle facturen klaar staan bij 'Klaar voor te verwerken' bij het tabblad 'Boekhouding'. Hier kun je de facturen die je niet naar de boekhouding wil versturen selecteren, waarna je kiest voor de optie: 'Negeren'.

Wanneer je ervoor kiest om de factuur niet naar de boekhouding te versturen, wordt dit automatisch gelogd op de tijdlijn van de factuur.
De factuur komt in het tabblad Boekhouding te staan bij 'Genegeerd'.

Betalingen

De boekhoudkoppeling tussen Simplicate en Exact kijkt naar de openstaandepostenlijst van Exact. Wanneer openstaande posten in Exact Online zijn afgeletterd, worden deze facturen de volgende ochtend als betaald geregistreerd in Simplicate. Het boekhoudpakket (Exact) synchroniseert namelijk elke nacht richting Simplicate.

Als een factuur in Simplicate dus nog niet als betaald is geregistreerd, wordt dit hoogstwaarschijnlijk veroorzaakt doordat deze factuur in de boekhouding nog op de openstaandepostenlijst staat.

Betalingen in het boekhoudpakket worden één keer per nacht naar Simplicate doorgezet. Ga je factuurherinneringen versturen? Klik dan eenmalig op 'Opties' > 'Update betalingen' rechtsboven in het overzicht van openstaande facturen.

Vervolgens weet je zeker dat de facturen in het overzicht de actuele betaalstatus hebben en verstuur je geen onnodige factuurherinnering. Via 'Update betalingen' kun je eens per twee uur betalingen ophalen uit je boekhoudpakket.

Tweede Exact Online administratie toevoegen

Als je meerdere bedrijfsprofielen hebt in Simplicate is het mogelijk om deze te koppelen aan verschillende Exact administraties. Voorwaarde is wel dat de administraties onderdeel zijn van dezelfde Exact licentie. In dit artikel lees je meer over het toevoegen van een nieuwe administratie aan je boekhoudkoppeling.