Hierdoor kun je je debiteuren volledig vanuit Simplicate beheren. Tevens kun je omzetgroepen in Simplicate koppelen aan grootboekrekeningen in Yuki, zodat de factuur direct juist wordt ingeboekt.
Hoe werkt de koppeling precies?
Alle (credit)facturen die verstuurd zijn vanuit Simplicate, worden automatisch gesynchroniseerd naar Yuki zodat je daar de boekhouding kunt doen. Wanneer een factuur in Yuki als betaald wordt gemarkeerd dan zal Yuki dit automatisch terugkoppelen naar Simplicate.
De koppeling werkt via een API, waarbij de verbinding is beveiligd via een SSL certificaat. Voor het koppelen van Yuki aan Simplicate is een Yuki gebruiker noodzakelijk met administrator rechten op het account waarin de administratie zich bevindt. Zit jouw administratie in een overkoepelend account bij je accountant? Dan is het aan te raden om samen met je accountant de koppeling te realiseren.
Activeren van de koppeling
Voor het activeren van de koppeling ga in Simplicate naar Instellingen > Facturen> boekhoudkoppelingen en klik bij Yuki op ‘Installeren’ en volg de instructies.
Je komt vervolgens in een scherm waar je de Accesskey van Yuki moet invullen om Simplicate te kunnen koppelen. Deze Accesskey geeft Simplicate toegang tot een aantal noodzakelijke gegevens in Yuki:
Je kunt de Access key ophalen in Yuki door in te loggen en in de instellingen te gaan naar 'Webservices'. Hier kan je een van de API-sleutels kopiëren of ervoor kiezen om een nieuwe aan te maken. Kopieer de sleutel, vul deze in in Simplicate en koppel Yuki aan Simplicate.
Eenmalige instellingen
Nadat de koppeling tot stand is gebracht kom je in een scherm waarin je eenmalig een aantal velden in Simplicate koppelt aan velden in Yuki: deze bepalen hoe de factuur moet worden geboekt in Yuki:
Koppelen aan Yuki administratie - Selecteer hier de administratie waarmee je wil koppelen.
Gebruik deze rekening als standaard en fallback - Dit is de standaard grootboekrekening voor omzet. Hiermee bepaal je op welke grootboekrekening standaard de factuurregels geboekt moeten worden. Je kunt hiervan afwijken; zie hieronder. Deze grootboekrekening wordt tevens als fallback gebruikt wanneer Yuki de omzetgroep die wordt meegegeven vanuit Simplicate niet herkent.
Verwerk facturen vanaf - Simplicate kan facturen, die verstuurd zijn vóór het leggen van de koppeling, met terugwerkende kracht naar Yuki versturen. Vul hier de datum in vanaf welke factuurdatum facturen verwerkt dienen te worden.
Koppeling btw-codes. Koppel hier de btw-codes die in Simplicate worden gebruikt aan de juiste btw-code in Yuki. Let op: Gebruik BTW-codes exclusief btw!
Optioneel: koppel grootboekrekeningen per btw-code - Wanneer je de omzet per btw-percentage op een aparte grootboekrekening wil journaliseren, kun je hier de btw-percentages van de omzet aan de juiste grootboekrekening in Yuki koppelen. Wanneer er een factuur wordt verstuurd vanuit Simplicate waarbij op de factuurregel 9% btw van toepassing is, zal de omzet worden geboekt op de gekoppelde grootboekrekening bij dit percentage.
Optioneel: koppel grootboekrekeningen per Simplicate omzetgroep - In Simplicate kun je gebruik maken van omzetgroepen, die je aan de verschillende diensten kunt koppelen. Door de omzetgroepen van Simplicate te koppelen aan de juiste grootboekrekeningen van Yuki, wordt de omzet per omzetgroep op een eigen grootboekrekening in Yuki gejournaliseerd.
Vergeet als laatste stap niet om onderaan op ‘Opslaan’ te drukken!
Facturen synchroniseren
Verstuurde facturen kun je via de facturatiemodule, bij het tabblad 'boekhouding', verwerken naar Yuki. Je kunt dit doen door bij 'Klaar voor verwerken' alles te selecteren en dan te drukken op Acties > Verwerken.
Facturen niet doorsturen naar de boekhouding
Het is mogelijk om facturen niet naar de boekhouding te sturen. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor facturen die reeds in de boekhouding zijn verwerkt.
Je ziet standaard alle facturen klaar staan bij 'Klaar voor te verwerken' bij het tabblad 'Boekhouding'. Hier kun je de facturen die je niet naar de boekhouding wil versturen selecteren, waarna je kiest voor de optie: 'Niet verwerken'.
Wanneer je ervoor kiest om de factuur niet naar de boekhouding te versturen, dan wordt dit automatisch gelogd op de tijdlijn van de factuur.
De factuur komt in het tabblad Boekhouding te staan bij 'Genegeerd'.
Tweede Yuki administratie toevoegen
Als je meerdere bedrijfsprofielen hebt in Simplicate is het mogelijk om deze te koppelen aan verschillende Yuki administraties. Voorwaarde is wel dat de administraties onderdeel zijn van hetzelfde Yuki domein. In dit artikel lees je meer over het toevoegen van een nieuwe administratie aan je boekhoudkoppeling.
Betalingen van facturen vanuit de boekhouding
Betalingen in het boekhoudpakket worden één keer per nacht naar Simplicate doorgezet. Ga je factuurherinneringen versturen? Klik dan eenmalig op 'Opties' > 'Update betalingen' rechtsboven in het overzicht van openstaande facturen.
Vervolgens weet je zeker dat de facturen in het overzicht de actuele betaalstatus hebben en verstuur je geen onnodige factuurherinnering. Via 'Update betalingen' kun je eens per twee uur betalingen ophalen uit je boekhoudpakket.