Hierin leg je namelijk de afspraken, het functioneren en de verbeterpunten van je medewerkers vast. Je hebt dit nodig om op de ontwikkeling van je medewerkers te kunnen sturen, maar ook wanneer je (helaas) een medewerker wilt ontslaan.

Maar welke gegevens zijn handig om vast te leggen?

Op het tabblad ‘Persoonsgegevens’ kun je de persoonlijke gegevens van de medewerker bijhouden. Deze gegevens vertellen je meer over de privésituatie van de medewerker en kun je gebruiken voor bijvoorbeeld het sturen van verjaardagskaarten of de verloning:

Alleen de leeftijd en het privé-adres zijn voor alle gebruikers binnen Simplicate zichtbaar op de overzichtspagina in de HRM-module. De weergave van deze medewerkers is ook af te schermen middels rechten. 

De rest van de gegevens zijn enkel zichtbaar voor gebruikers die rechten hebben toegekend gekregen op de HRM module.

Het is belangrijk om de dienstbetrekkingen van de medewerker goed vast te leggen. Hierdoor heb je in een oogopslag inzichtelijk wat de contracthistorie is, zodat je bij een aankomende verlenging snel kunt inzien onder welke voorwaarden je het contract mag verlengen:

Vul per dienstverband de contractgegevens in via de knop 'Nieuw'.

Op het tabblad ‘Personeelsdossier’ kunnen alle bestanden die betrekking hebben op de medewerker gedocumenteerd worden. Denk hierbij aan onder andere arbeidsovereenkomsten, een ID-bewijs en beoordelingsverslagen:

Elk document kun je bij het uploaden een document type meegeven, per documenttype zijn rechten toe te kennen. Zo kun je bepalen welke type documenten in te zien zijn door welke gebruikersgroep in Simplicate.

Naast de documenten is het ten slotte belangrijk om alle correspondentie die betrekking heeft op de medewerker vast te leggen. Dit kun je doen op tijdlijn. Zo kunnen afspraken die per e-mail zijn gemaakt makkelijk in het personeelsdossier worden vastgelegd: