Wanneer je persoonsgegevens in Simplicate wilt verwijderen, omdat je wilt voldoen aan het basisprincipe dataminimalisatie conform de AVG , kan je dat op 2 manieren doen. Je kan de gegevens of verwijderen of anonimiseren. Sommige elementen, zoals tijdlijnberichten, bevatten historische informatie die relevant zijn, maar je kunt wel stappen nemen waardoor het niet meer herleidbaar is wie het tijdlijnbericht heeft geschreven. Op deze manier voldoe je aan de AVG, en werkt onze applicatie op zān best zodat je altijd nog de juiste inzichten kan verkrijgen.
In onderstaand artikel leggen we uit hoe je persoonsgegevens in Simplicate kan verwijderen of anonimiseren.
ā
Let op: Notitievelden en vrije velden met persoonsgegevens kunnen in elke module aanwezig zijn. Let hier ook op bij het anonimiseren.
CRM
Bij het anonimiseren van CRM data kun je letten op de volgende gegevens:
NAW-gegevens:
De naam van een bedrijf is verplicht in Simplicate. Je kunt de naam vervangen door een code of een onherkenbare naam. Bij personen geldt dat een achternaam en een geslacht verplicht is. Je kunt hier kiezen om de achternaam te vervangen door een eigen gekozen code en bij het geslacht kun je kiezen voor onbekend.
Velden die niet verplicht zijn, kunnen leeggehaald worden
Documenten: Verwijder alle documenten die persoonsgegevens bevatten
Wanneer je een bedrijf gaat anonimiseren, kijk dan ook altijd even bij het tabblad 'contactpersonen bij dit bedrijf' om te kijken welke personen aan dit bedrijf zijn gekoppeld en zorg ervoor dat je deze personen ook anonimiseert en eventueel ontkoppelt.
Tip: Wanneer je doorklikt op een bedrijf in CRM heb je in de bovenste balk verschillende tabs. Via deze verschillende tabbladen kun je kijken welke Sales, Projecten, Facturen en Documenten er nog aan deze relatie zijn gekoppeld.
HRM
Bij het anonimiseren van een medewerker, kun je letten op de volgende gegevens:
NAW-gegevens: De achternaam en geslacht zijn verplichte velden. Je kunt hier kiezen om de achternaam te vervangen door een eigen gekozen code en bij het geslacht kun je kiezen voor onbekend.
Profielfoto: Navigeer naar het tabje Medewerker en klik op verwijder profielfoto.
Personeelsdossier: Verwijder alle documenten die persoonsgegevens bevatten
Sales
Documenten: Deze zijn te verwijderen via het "documenten" tabblad. De getekende offertes verdwijnen hierdoor uit Simplicate.
Let op: Bij verzonden offertes wordt alleen het document verwijderd. De offerte zelf is niet meer aan te passen. Als je een naam hebt getypt is die zichtbaar wanneer de offerte gekopieerd of opnieuw verzonden wordt.
Facturen:
Documenten: Open de factuur en ga vervolgens naar het tabblad 'Documenten'. Vervolgens kun je de documenten daar verwijderen en verdwijnt het document uit Simplicate. De factuur zelf is dan nog geanonimiseerd beschikbaar. Op deze manier behoud je jouw omzetgegevens in Simplicate zonder herleidbaarheid.
De factuur-editor laat mogelijk nog wel een factuur zien. Echter laat deze de huidige CRM gegevens zien. Wanneer ook de CRM-relatie geanonimiseerd is zullen er geen herleidbare gegevens bij de factuur staan.
AVG / ISO / GDPR / Anonimiseren