In dit artikel leggen we uit hoe je medewerkers kunt importeren.

Let op! Het importeren van gegevens is foutgevoelig. Het is belangrijk dat dit goed gebeurt en dat de importbestanden correct worden ingevuld. Bij het importeren dien je te bevestigen dat je dit artikel hebt gelezen.

Voordat je begint met importeren is het belangrijk dat alle instellingen van de HRM-module goed staan en dat eventuele vrije velden die je wilt importeren zijn aangemaakt.

De importfunctie is uitsluitend bedoeld voor het importeren van medewerkers, bedrijven en (contact)personen.

Let op: Voordat er wordt begonnen met een medewerkers import is het belangrijk dat deze medewerkers eerst als persoon zijn aangemaakt of geïmporteerd in CRM. Wij adviseren om bij de personen minimaal Voornaam, Initialen, Tussenvoegsel en Achternaam gevuld te hebben. Simplicate kijkt namelijk wanneer er informatie moet worden ge-update altijd naar deze factoren om te bepalen of een persoon wel of niet bestaat.

Wanneer de medewerkers als personen aanwezig zijn in de CRM module, kunnen we beginnen met het importeren van de medewerkers!

Stap 1: Medewerkers import voorbereiden

Voordat je de medewerkers wilt importeren, is het belangrijk om een Excel bestand te vullen met deze data. Je kunt hiervoor onderstaand template gebruiken, maar dit mag ook een eigen bestand zijn.

Vrije velden: De door jou gekozen vrije velden staan niet in de template. Voeg deze velden als extra kolommen handmatig toe aan het excel-bestand.

Gebruik het volgende format: Vrij veld: omschrijving vrij veld. De omschrijvingen en de waardes moeten letterlijk overeenkomen met hetgeen je in Simplicate hebt aangemaakt.

Kolommen in Excel:

  • Persoon: initialen
  • Persoon: voornaam
  • Persoon: tussenvoegsel
  • Persoon: achternaam
  • Geboortedatum
    Gebruik het volgende format: JJJJ-MM_DD
  • Burgerlijke staat
    Naam moet exact overeenkomen met naam in de instellingen. Dit is hoofdlettergevoelig
  • BSN nummer
  • IBAN-nummer
  • Functie
    Vrij in te vullen
  • Soort medewerker
    2 opties: Eigen bedrijf of Externe medewerker
  • Status
    2 opties: In dienst of Uit dienst
  • Werk e-mailadres
    Dit is ook het mailadres waar de medewerker mee gaat inloggen
  • Werk telefoonnummer
  • Werk mobiel telefoonnummer
  • Contract - werkgever
    Dit veld is verplicht wanneer je het contract wilt importeren
  • Contract - dienstbetrekking
    Naam moet exact overeenkomen met naam in de instellingen. Dit is hoofdlettergevoelig
  • Contract - type arbeidscontract
    Naam moet exact overeenkomen met naam in de instellingen. Dit is hoofdlettergevoelig
  • Contract - startdatum
    Dit veld is verplicht wanneer je het contract wilt importeren. Gebruik het volgende format: JJJJ-MM-DD
  • Contract - einddatum
    Gebruik het volgende format: JJJJ-MM-DD
  • Contract - salaris fulltime
  • Contract - parttimepercentage
    Gebruik geen percentage teken

Stap 2: Back-up maken

We adviseren om altijd eerst een back-up van alle HRM-gegevens te maken voordat je een import uitvoert. Door het maken van een back-up heb je altijd de beschikking over de gegevens ‘vóór’ de import. Je maakt een back-up door een export te maken van alle medewerkers in de HRM module.

Let op: ook Simplicate kan een foute import moeilijk terugdraaien. Dit kost veel tijd en in sommige gevallen moet er een volledige back-up teruggezet worden, waardoor data verloren kan gaan. Het is daarom van belang dat je goed weet waar je mee bezig bent!

Stap 3 Uitvoeren Import

Ga naar instellingen > Algemeen > Gegevens importeren.

Stap 3.1 Medewerkers Importeren

Geef aan dat je deze handleiding hebt gelezen en klik op ‘Medewerkers importeren'.

Stap 3.2 Bestanden uploaden

Selecteer het bestand dat je wilt selecteren en klik op bestand uploaden.

Stap 3.3 Import details

Je komt nu in het scherm 'import details'. Hier geef je aan hoe de import uitgevoerd moet worden. Hierin maak je een belangrijke keuze, de verkeerde keuze kan leiden tot dubbele waarden in je HRM!

Manier van importeren

> Bijwerken (aanbevolen): Simplicate controleert of de medewerker al bestaat in Simplicate en werkt de informatie van deze medewerker eventueel bij.

> Aanmaken: Alle medewerkers uit het import bestand worden toegevoegd. Let op: Op het moment dat je medewerkers wilt ‘aanmaken’ in Simplicate, moeten zij eerst een persoon zijn in CRM. Wees er daarnaast zeker van de medewerker nog niet in Simplicate voorkomt om dubbele te voorkomen!

Wat doen als regel nog niet in CRM aanwezig is

Wanneer je kiest voor "bijwerken" geef je daarna aan wat Simplicate moet doen met personen die nog niet in HRM staan:

> Negeer: Medewerkers die nog niet in Simplicate voorkomen worden niet toegevoegd.

> Aanmaken: Medewerkers die nog niet in Simplicate voorkomen worden toegevoegd.

Aanvullende identificatie velden

Simplicate kijkt of de medewerker al bestaat in Simplicate op basis van achternaam en initialen en/of voornaam, wanneer deze zijn ingevuld. Je kunt hier nog een extra uniek veld aan toevoegen zoals het e-mailadres. Dit betekent dat Simplicate gaat checken of de medewerker al voorkomt in Simplicate op basis van de naam én dit veld. Gebruik dit alleen wanneer namen dubbel voorkomen om de persoon uniek te maken.

Klik op 'koppel je velden'

Stap 3.4 Velden Koppelen

Hier geef je aan welke informatie Simplicate moet overnemen uit welke kolom van het excel-bestand.

  • Simplicate doet een voorstel wanneer de namen exact overeenkomen, controleer dit en koppel eventueel nog niet gekoppelde velden met kolommen.
  • Achternaam, initialen en voornaam moet sowieso gekoppeld worden en daarnaast ook het eventuele unieke veld. Het unieke veld wordt aangeduid met een sterretje.
  • Voorbeeld: Hier zie je hoe het eruit komt te zien in Simplicate, hier wordt het eerste bedrijf uit het excel-bestand weergegeven.
  • Opties: Hier kun je aangegeven wat Simplicate moet doen wanneer een waarde mist in het geval van een keuzeveld. Bij bepaalde velden kun je ook kiezen voor 'waarde negeren'.

Klik na het koppelen op 'volgende, nakijken en bevestigen'.

Stap 3.5 Data controleren

Hier kun je alle data controleren

Heb je alle stappen doorlopen? Vink dan 'Ik bevestig de import correct ingesteld te hebben en ik heb vooraf een backup gemaakt.' aan.

Vervolgens klik je op 'import uitvoeren'.

Je hebt de medewerkers import voltooid.

Stap 3.6 Import controleren
Onder Instellingen > Algemeen > CRM gegevens importeren kun je de status van de import bekijken.

Een groen bolletje betekent afgerond en een oranje bolletje dat Simplicate nog bezig is met het uitvoeren van de import.

Ook kun je zien of er fouten in het bestand zaten door het foutbestand te downloaden. Voorbeelden van fouten zijn: dat de werkgever niet bekend is (bij het importeren van een contract) of dat de medewerker nog niet als persoon bekend is in de CRM module.

Heeft u het antwoord gevonden?