In dit artikel leggen we uit hoe je medewerkers kunt importeren.

Let op! Het importeren van gegevens is foutgevoelig. Het is belangrijk dat dit goed gebeurt en dat de importbestanden correct worden ingevuld. Bij het importeren dien je te bevestigen dat je dit artikel hebt gelezen.

Voordat je begint met importeren is het belangrijk dat alle instellingen van de HRM-module goed staan en dat eventuele vrije velden die je wilt importeren zijn aangemaakt.

De importfunctie is uitsluitend bedoeld voor het importeren van medewerkers, bedrijven en (contact)personen.
​

Let op: Voordat er wordt begonnen met een medewerkers import is het belangrijk dat deze medewerkers eerst als persoon zijn aangemaakt of geïmporteerd in CRM. Wij adviseren om bij de personen minimaal Voornaam, Initialen, Tussenvoegsel en Achternaam gevuld te hebben. Simplicate kijkt namelijk wanneer er informatie moet worden ge-update altijd naar deze factoren om te bepalen of een persoon wel of niet bestaat.

Wanneer de medewerkers als personen aanwezig zijn in de CRM module, kunnen we beginnen met het importeren van de medewerkers!

Voordat je de medewerkers wilt importeren, is het belangrijk om een Excel-bestand te vullen met deze data. Je kunt hiervoor onderstaand template gebruiken, maar dit mag ook een eigen bestand zijn (bijvoorbeeld een export van de HRM-module, zodat er direct kolommen van aangemaakte vrije velden in het Excel-bestand worden getoond).

Vrije velden: De door jou gekozen vrije velden staan niet in de template. Voeg deze velden als extra kolommen handmatig toe aan het Excel-bestand.

Gebruik het volgende format: Vrije veld: omschrijving vrije veld. De omschrijvingen en de waardes moeten letterlijk overeenkomen met hetgeen je in Simplicate hebt aangemaakt.

Kolommen in Excel:

We adviseren om altijd eerst een back-up van alle HRM-gegevens te maken voordat je een import uitvoert. Door het maken van een back-up heb je altijd de beschikking over de gegevens ‘vóór’ de import. Je maakt een back-up door een export te maken van alle medewerkers in de HRM module.
​

Let op: ook Simplicate kan een foute import moeilijk terugdraaien. Dit kost veel tijd en in sommige gevallen moet er een volledige back-up teruggezet worden, waardoor data verloren kan gaan. Het is daarom van belang dat je goed weet waar je mee bezig bent!

Ga naar instellingen > Algemeen > Gegevens importeren.

Geef aan dat je deze handleiding hebt gelezen en klik op ‘Medewerkers importeren'.

Selecteer het bestand dat je wilt importeren en klik op bestand uploaden.

Je komt nu in het scherm 'import details'. Hier geef je aan hoe de import uitgevoerd moet worden. Hierin maak je een belangrijke keuze, de verkeerde keuze kan leiden tot dubbele waarden in je HRM!

> Bijwerken (aanbevolen): Simplicate controleert of de medewerker al bestaat in Simplicate en werkt de informatie van deze medewerker eventueel bij.

> Aanmaken: Alle medewerkers uit het import bestand worden toegevoegd. Let op: Op het moment dat je medewerkers wilt ‘aanmaken’ in Simplicate, moeten zij eerst een persoon zijn in CRM. Wees er daarnaast zeker van de medewerker nog niet in Simplicate voorkomt om dubbele te voorkomen!

Wanneer je kiest voor "bijwerken" geef je daarna aan wat Simplicate moet doen met personen die nog niet in HRM staan:

> Negeer: Medewerkers die nog niet in Simplicate voorkomen worden niet toegevoegd.

> Aanmaken: Medewerkers die nog niet in Simplicate voorkomen worden toegevoegd.

Simplicate kijkt of de medewerker al bestaat in Simplicate op basis van achternaam en initialen en/of voornaam, wanneer deze zijn ingevuld. Je kunt hier nog een extra uniek veld aan toevoegen zoals het e-mailadres. Dit betekent dat Simplicate gaat checken of de medewerker al voorkomt in Simplicate op basis van de naam én dit veld. Gebruik dit alleen wanneer namen in jouw organisatie dubbel voorkomen. Met dit extra veld kun je deze personen toch van elkaar onderscheiden en dus 'uniek' maken.

Klik op 'koppel je velden'

Hier geef je aan welke informatie Simplicate moet overnemen uit welke kolom van het Excel-bestand.

Klik na het koppelen op 'volgende, nakijken en bevestigen'.

Stap 3.5 Data controleren

Hier kun je alle data controleren

Heb je alle stappen doorlopen? Vink dan 'Ik bevestig de import correct ingesteld te hebben en ik heb vooraf een backup gemaakt' aan.

Vervolgens klik je op 'import uitvoeren'.

Je hebt de medewerkers import voltooid.

Stap 3.6 Import controleren
Onder Instellingen > Algemeen > CRM gegevens importeren kun je de status van de import bekijken.

Een groen bolletje betekent afgerond en een oranje bolletje dat Simplicate nog bezig is met het uitvoeren van de import.

Ook kun je zien of er fouten in het bestand zaten door het foutbestand te downloaden. Voorbeelden van fouten zijn: dat de werkgever niet bekend is (bij het importeren van een contract) of dat de medewerker nog niet als persoon bekend is in de CRM-module.