Factuurnummers worden automatisch gegenereerd op het moment dat je een factuur verstuurt (zowel via e-mail als via PDF afdrukken).
Let op: als een factuur nog in concept staat, dan zie je achter het nummer ‘nog geen nummer’ staan. Nadat de factuur is verstuurd of afgedrukt, zal het factuurnummer dus pas zichtbaar worden op de factuur. Op deze manier zijn de factuurnummers altijd oplopend.
Factuur nummering instellen
Per bedrijfsprofiel kan de factuur nummering naar eigen wens worden ingesteld. Op deze manier kun je in Simplicate altijd verder met het factuurnummer waar je bent gebleven.
Ga hiervoor naar Instellingen > Account > Bedrijfsprofiel en klik het bedrijfsprofiel open waarvan je de nummering wilt stellen. Ga vervolgens naar het tabblad ‘Factuur’.
De nummering stel je in door:
Een vaste Voorloop in te stellen
Een vaste voorloop is een zelf te bepalen tekst of combinatie van cijfers en letters die voor het factuurnummer wordt geplaatst.Een Voorloop in te stellen
Een voorloop is een standaard reeks bestaande uit één of meerdere letters en/of cijfers die voor de echte cijferreeks van de factuur wordt geplaatst. Wanneer je instelt dat de voorloop een jaartal is, dan zal bij het overgaan naar een nieuwe jaar de voorloop met het jaartal mee veranderen.Het aantal cijfers te bepalen
Hiermee geef je aan uit hoeveel cijfers het factuurnummer bestaat. Dit aantal is exclusief het aantal cijfers dat onderdeel is van de voorloop.Het volgende factuurnummer in te stellen
Je ziet hier het volgende factuurnummer zoals volgt uit de hiervoor genoemde instellingen. Dit volgende factuurnummer kan je ook aanpassen zodat het bijvoorbeeld aansluit op een bestaande reeks van factuurnummers die je buiten Simplicate hebt gemaakt.
Beginnen waar je was gebleven
Bij ‘Volgend factuurnummer’ kan je het nummer van de eerstvolgende
factuur die je wilt versturen instellen. De eerstvolgende factuur die je vanuit Simplicate verstuurt zal dus automatisch dit nummer meekrijgen.
Hoe gaat Simplicate om met het doortellen van factuurnummering bij een jaarovergang?
Dit antwoord is afhankelijk van de keuze bij de 'vaste voorloop' van je factuurnummer.
Wanneer je kiest voor “Geen” bij “Voorloop” dan zal de teller niet worden gereset in het nieuwe jaar.
Wanneer je kiest voor “YYYY” of “YYYY-“ bij “Voorloop” dan zal de teller wel worden gereset in het nieuwe jaar.
Voorbeelden:
Bij F40506 wordt het volgende nummer in het nieuwe jaar F40507
Bij F2021-0506 wordt het volgende nummer in het nieuwe jaar F2022-0001
Koppeling met Exact Online
Let op: factuurnummers mogen in Exact uit uitsluitend nummers bestaan. Wanneer je een nummerreeks met letters of andere symbolen gebruikt zal Exact deze nummers niet als factuurnummer overnemen, maar wordt het eerst beschikbare boekstuknummer van Exact Online zelf gebruikt worden. Hierdoor ontstaat er een verschil tussen de factuurnummering in Simplicate en die in Exact Online.