Via Instellingen > Account > Bedrijfsprofiel kun je de algemene informatie die je meestuurt met offertes en facturen instellen.
Voor de opmaak van de offertes en facturen heb je 2 keuzes:
Gebruik maken van alleen een logo
In dit geval kies je ervoor om alleen een logo te uploaden (via het tabblad huisstijl) dat automatisch linksboven op facturen wordt getoond. De andere gegevens (NAW, KvK, IBAN etc.) worden automatisch vanuit Simplicate (bij bedrijfsprofiel en in CRM bij je eigen bedrijf) rechtsboven op de facturen getoond.Gebruik maken van briefpapier
Wanneer je gebruik wilt maken van briefpapier, dan kun je zelf bepalen welke gegevens (logo, NAW, KvK, IBAN etc.) je waar getoond wilt hebben. In dat geval vink je onder het tabblad huisstijl 'Adres verbergen' aan.
Huisstijl
Wil je gebruik maken van alleen een logo op je facturen, upload dan hier je logo. Het bestand moet ten minste voldoen aan de volgende specificaties:
Hoogte: 300 t/m 800 px
Lengte: 285% van de hoogte voor de juist verhouding (bv 300 bij 855)
Bestandsformaat: .png of .jpg/.jpeg
Lettertype factuur
Je hebt keuze uit de volgende lettertypes:
Arial
Helvetica
Verdana
Times New Roman
Lettergrootte
Je hebt keuze uit de volgende lettergroottes:
8pt
9pt
10pt
11pt
12pt
14pt
Adres verbergen
Vink deze optie aan wanneer je gebruik wilt maken van briefpapier.
Bij afdrukken geen logo/briefpapier tonen
Vink deze optie aan wanneer je offertes en facturen niet wilt voorzien van een logo of briefpapier bij het PDF afdrukken. Bijvoorbeeld wanneer je gaat printen en je speciaal briefpapier hebt voor de printer.
E-mailinstellingen
In dit tabblad kun je instellen of je het logo van je bedrijf wil tonen in de uitgaande e-mails. Daarbovenop kun je ook bepalen waar het logo in de e-mail wordt getoond en hoe groot het logo moet worden afgebeeld.
Offerte
Offerte nummering
Bestandsnaam offerte
De offerte is uiteindelijk een pdf die als bijlage in een e-mail wordt meegestuurd. De omschrijving van de pdf bepaal je echter zelf, waarbij je keuze hebt uit de volgende opties:
Leeg
Offertenummer
Relatienaam
Offertedatum
Je kan deze opties 3x achter elkaar kiezen, waardoor je bijvoorbeeld dit als bestandsnaam krijgt: o-20180002-simplicate-bv.pdf
Emailadres afzender
Je hebt hier de keuze uit:
Gebruiker
Bij deze optie wordt de offerte verstuurd vanuit de medewerker die de offerte verstuurd.
Anders
Bij deze optie wordt de offerte verstuurd vanuit het e-mailadres en de naam die je hier invult, ongeacht wie de offerte verstuurd.
Dagen geldigheid offerte
Hier stel je het aantal dagen in dat als voorkeurwaarde wordt ingesteld bij het aanmaken van een nieuwe offerte.
Je kunt hier altijd nog van afwijken in de eigenschappen van een offerte zelf.
Factuur
Emailadres afzender
Je hebt hier de keuze uit:
Gebruiker
Bij deze optie wordt de factuur verstuurd vanuit de medewerker die de factuur verstuurt. Je kunt er nog voor kiezen om hier een gebruiker te selecteren, dan wordt de factuur altijd vanuit deze gebruiker(medewerker) gestuurd.
Anders
Bij deze optie wordt de factuur verstuurd vanuit het e-mailadres en de naam die je hier invult, ongeacht wie de factuur verstuurt. Bijvoorbeeld de afdeling administratie of financiën.
Verstuur alle facturen BCC naar Payt
Meerdere bedrijfsprofielen
Je kunt vanuit één Simplicate-omgeving met meerdere bedrijven werken, door bedrijfsprofielen aan te maken. Dit kan onder andere handig zijn wanneer:
Een medewerker werkzaam is voor twee verschillende BV’s onder één holding en een sluitende urenregistratie moet kunnen invullen;
Het is mogelijk om medewerkers te koppelen aan het bedrijfsprofiel waar zij alleen toegang toe hebben. Dit kun je doen op de kaart van de medewerker, via het tabje Gebruiker:
De organisaties complementair zijn aan elkaar en op commercieel vlak van elkaar kunnen profiteren. Door de bedrijven in één omgeving onder te brengen is de CRM- en sales informatie zichtbaar voor alle bedrijfsprofielen;
Tevens heb je de mogelijkheid om per bedrijfsprofiel aan te geven bij welke modules deze gebruikt kan worden:
Een extra bedrijfsprofiel toevoegen
Voordat je een extra bedrijfsprofiel kunt aanmaken dien je eerst een CRM-relatie aan te maken. Deze kun je vervolgens omzetten naar een bedrijfsprofiel.
Maak een CRM-relatie aan
Ga naar Instellingen > Account > Bedrijfsprofiel
Klik vervolgens rechtsboven op '+ Nieuw'.
Selecteer de CRM-relatie die je zojuist hebt aangemaakt.