Via Instellingen > Account > Bedrijfsprofiel kan je de algemene informatie die je meestuurt met offertes en facturen instellen. 

Voor de opmaak van de offertes en facturen heb je 2 keuzes:

  • Gebruik maken van alleen een logo
    In dit geval kies je ervoor om alleen een logo te uploaden (via het tabblad huisstijl) dat automatisch linksboven op de offertes en facturen wordt getoond. De andere gegevens (NAW, KvK, IBAN etc.) worden automatisch vanuit Simplicate (bij bedrijfsprofiel en in CRM bij je eigen bedrijf) rechtsboven op de offertes en facturen getoond. 
  • Gebruik maken van briefpapier
    Wanneer je gebruik wilt maken van briefpapier, dan kun je zelf bepalen welke gegevens (logo, NAW, KvK, IBAN etc.) je waar getoond wilt hebben. In dat geval zet je onder het tabblad huisstijl het vinkje 'Adres verbergen' uit. 

Huisstijl

Wil je gebruik maken van alleen een logo op je offertes en facturen, upload dan hier je logo. Het bestand moet ten minste voldoen aan de volgende specificaties:

  • Hoogte: 300 t/m 800 px
  • Lengte: 285% van de hoogte voor de juist verhouding (bv 300 bij 855)
  • Bestandsformaat: .png of .jpg/.jpeg

Lettertype offerte en factuur 

Je hebt keuze uit de volgende lettertypes:

  • Arial
  • Helvetica
  • Verdana
  • Times New Roman 

Lettergrootte 

Je hebt keuze uit de volgende lettergroottes:

  • 8pt
  • 9pt
  • 10pt
  • 11pt
  • 12pt
  • 14pt 

Adres verbergen

Vink deze optie aan wanneer je gebruik wilt maken van briefpapier.

Bij afdrukken geen logo/briefpapier tonen

Vink deze optie aan wanneer je offertes en facturen niet wilt voorzien van een logo of briefpapier bij het PDF afdrukken. Bijvoorbeeld wanneer je gaat printen en je speciaal briefpapier hebt voor de printer.

E-mailinstellingen

In dit tabblad kun je instellen of je het logo van je bedrijf wil tonen in de uitgaande e-mails. Daarbovenop kun je ook bepalen waar het logo in de e-mail wordt getoond en hoe groot het logo moet worden afgebeeld. 

Offerte 

Offerte nummering

Klik hier voor meer informatie over offerte nummering >

Bestandsnaam offerte

De offerte is uiteindelijk een pdf die als bijlage in een e-mail wordt meegestuurd. De omschrijving van de pdf bepaal je echter zelf, waarbij je keuze hebt uit de volgende opties: 

  • Leeg
  • Offertenummer
  • Relatienaam
  • Offertedatum 

Je kan deze opties 3x achter elkaar kiezen, waardoor je bijvoorbeeld dit als bestandsnaam krijgt: o-20180002-simplicate-bv.pdf

Emailadres afzender

Je hebt hier de keuze uit:

  • Gebruiker

Bij deze optie wordt de offerte verstuurd vanuit de medewerker die de offerte verstuurd.

  • Anders

Bij deze optie wordt de offerte verstuurd vanuit het e-mailadres en de naam die je hier invult, ongeacht wie de offerte verstuurd.

Dagen geldigheid offerte

Hier stel je het aantal dagen in dat als voorkeurwaarde wordt ingesteld bij het aanmaken van een nieuwe offerte. 

Je kunt hier altijd nog van afwijken in de eigenschappen van een offerte zelf.

Factuur

Klik hier voor meer informatie over de factuur nummering >

Emailadres afzender

Je hebt hier de keuze uit:

  • Gebruiker

Bij deze optie wordt de factuur verstuurd vanuit de medewerker die de factuur verstuurt. Je kunt er nog voor kiezen om hier een gebruiker te selecteren, dan wordt de factuur altijd vanuit deze gebruiker(medewerker) gestuurd.

  • Anders

Bij deze optie wordt de factuur verstuurd vanuit het e-mailadres en de naam die je hier invult, ongeacht wie de factuur verstuurt. Bijvoorbeeld de afdeling administratie of financiën.

Verstuur alle facturen BCC naar Payt

Klik hier voor meer informatie over de koppeling met Payt >

Meerdere bedrijfsprofielen

Je kunt vanuit één Simplicate-omgeving met meerdere bedrijven werken, door bedrijfsprofielen aan te maken. Dit kan onder andere handig zijn wanneer:

  • Een medewerker werkzaam is voor twee verschillende BV’s onder één holding en een sluitende urenregistratie moet kunnen invullen;
  • Het is mogelijk om medewerkers te koppelen aan het bedrijfsprofiel waar zij alleen toegang toe hebben. Dit kun je doen op de kaart van de medewerker, via het tabje Gebruiker:
  • De organisaties complementair zijn aan elkaar en op commercieel vlak van elkaar kunnen profiteren. Door de bedrijven in één omgeving onder te brengen is de CRM- en sales informatie zichtbaar voor alle bedrijfsprofielen; 
  • Tevens heb je de mogelijkheid om per bedrijfsprofiel aan te geven bij welke modules deze gebruikt kan worden:

Een extra bedrijfsprofiel toevoegen 

Voordat je een extra bedrijfsprofiel kan aanmaken dien je eerst een CRM-relatie aan te maken. Deze kun je vervolgens omzetten naar een bedrijfsprofiel.

  1. Maak een CRM-relatie aan
  2. Ga naar Instellingen > Account > Bedrijfsprofiel
  3. Klik vervolgens rechtsboven op '+ Nieuw'.
  4. Selecteer de CRM-relatie die je zojuist hebt aangemaakt.
Heeft u het antwoord gevonden?