Om betalingsherinneringen te kunnen versturen vanuit Simplicate ga je allereerst naar Instellingen > Facturen > Factuurherinneringen. 

Hier maak je de e-mails aan die je allemaal wilt gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan een eerste herinnering, tweede herinnering etc., maar ook een Engelstalige herinnering, of aparte herinneringen voor facturen op basis van automatische incasso. Je kunt zoveel e-mail herinneringssjablonen aanmaken als je wilt. 

Vervolgens maak je een herinneringsplan aan waar je de e-mail herinneringssjablonen in volgorde zet met het gewenste aantal dagen ertussen. Denk bijvoorbeeld aan een plan voor Engelstalige debiteuren, een plan voor storneringen op basis van een automatische incasso, een plan voor overschrijving etc. 

Om de herinneringsplannen te gebruiken moet je deze eerst nog activeren. Op deze manier heb je eerst alle tijd om alles goed in te richten. Dit doe je bij Instellingen > Facturen > Algemene instellingen voor facturering. Hier staat standaard: Factuurherinneringen uitgeschakeld. 

Hier kun je je voorkeursplan instellen. Let op: per debiteur kun je hier altijd nog van afwijken. 

Via CRM > Bedrijf > Facturatie > Voorkeurinstellingen voor de facturatie selecteer je vervolgens het herinneringsplan dat je wilt gebruiken voor deze klant. Standaard staat dit op 'Algemene voorkeursinstelling gebruiken'. Dit betekent dat het voorkeursplan uit de instellingen wordt gebruikt.

Als je meerdere bedrijven in één keer op een plan wilt zetten, dan kan je dit ook collectief doen vanuit het bedrijven overzicht. Je selecteert hier meerdere bedrijven, klikt op Acties > Wijzigen > Herinneringsplan.

Afwijkend e-mailadres voor herinneringen gebruiken

Voor zowel bedrijven als personen is het mogelijk om een afwijkend e-mailadres in te stellen voor herinneringen. Dit is te doen door een vinkje te zetten bij ‘Afwijkend e-mailadres voor herinneringen gebruiken’ en vervolgens het afwijkende e-mailadres in te vullen. Ook deze functionaliteit is te vinden bij CRM > Bedrijf > Facturatie > Voorkeurinstellingen voor de facturatie.

Door een afwijkend e-mailadres voor een herinnering in te stellen kun je onderscheid maken tussen de persoon/afdeling die de originele factuur ontvangt en de persoon/afdeling die de herinneringen afhandelt.

Als de herinneringen collectief verstuurd worden aan relaties met een afwijkend e-mailadres, dan zullen deze enkel gestuurd worden aan het afwijkende e-mailadres. Mochten de herinneringen individueel gestuurd worden, dan is het mogelijk om herinnering ook aan de de originele ontvanger(s) te sturen.

In CRM stel je per relatie een standaard herinneringsplan in die je wilt gebruiken voor een relatie. In de projectinstellingen is het mogelijk om hier van af te wijken. Op deze manier hoef je dit niet later nog op de conceptfactuur aan te passen. Kies je ervoor om dit veld leeg te laten, dan zal het herinneringsplan gebruikt worden die in CRM is ingesteld onder de relatie.

Via Facturen > Openstaande facturen kun je nu herinneringen gaan versturen. 

Let op: als je al facturen hebt verstuurd voordat je een herinneringsplan hebt gekoppeld, dan kun je dit alsnog met terugwerkende kracht instellen voor de facturen die je reeds hebt verstuurd. Dit doe je door deze facturen te selecteren bij openstaande facturen en dan bij acties voor de optie 'wijzigen' te kiezen. Hier selecteer je vervolgens het herinneringsplan en dan kies je voor het betreffende plan welke je wilt toepassen. 

Let op: iedereen die het recht heeft om facturen te kunnen versturen mag ook herinneringen versturen.

Let op: net als facturen worden ook herinneringen in Simplicate nooit automatisch verstuurd. Dit blijft een handmatige actie door de facturen individueel te herinneren of door meerdere facturen te selecteren en vervolgens via de knop Acties op 'Herinneringen versturen' klikken.

Je ziet in dit overzicht de huidige status en de eerstvolgende actie. 

Je kunt nu facturen selecteren en via 'Acties' op 'Herinneringen versturen' klikken. ALS de eerstvolgende actie in het verleden (t/m vandaag) ligt, dan worden de juiste herinneringen in een keer verstuurd. Er gebeurt dus niets met facturen met een eerstvolgende actie in de toekomst.  

Naast het in één keer versturen van herinneringen, kun je een factuur ook handmatig herinneren. Als je de factuur open klikt, dan zie je onder de blauwe knop 'Meer' welk herinneringsplan wordt aangehouden. Hier kan je nog van afwijken.

Daarnaast is het hier ook mogelijk om een extra bijlage aan de herinnering toe te voegen en de herinnering op te slaan en later te versturen.
​
Via de groene knop 'Herinnering versturen', zie je ook in welke status de herinnering zich bevindt. Ook hier kan je nog afwijken:

Zodra je afwijkt van de standaard, neemt Simplicate automatisch het vervolg van het herinneringsplan weer verder op. Indien je alles hebt ingesteld voor het versturen van de herinnering, maar je wilt dit nog door een collega laten controleren heb je de mogelijkheid om te kiezen voor Opslaan en later versturen.
​
Je kunt hier bijvoorbeeld e-mailadressen in de cc of een bijlage toevoegen, en de herinnering op een later moment alsnog naar de klant versturen.

Heb je voor het instellen van de herinneringsplannen ook al facturen verstuurd vanuit Simplicate, dan kan je twee dingen doen: