Instellingen

Om betalingsherinneringen te kunnen versturen vanuit Simplicate ga je allereerst naar Instellingen > Facturen > Factuurherinneringen. 

E-mail herinnering sjablonen

Hier maak je de e-mails aan die je allemaal wilt gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan een eerste herinnering, tweede herinnering etc., maar ook een Engelstalige herinnering, of aparte herinneringen voor facturen op basis van automatische incasso. Je kunt zoveel e-mail herinneringssjablonen aanmaken als je wilt. 

Herinneringsplan

Vervolgens maak je een herinneringsplan aan waar je de e-mail herinneringssjablonen in volgorde zet met het gewenste aantal dagen ertussen. Denk bijvoorbeeld aan een plan voor Engelstalige debiteuren, een plan voor storneringen op basis van een automatische incasso, een plan voor overschrijving etc. 

Activeren

Om de herinneringsplannen te gebruiken, moet je deze eerst nog activeren. Op deze manier heb je eerst alle tijd om alles goed in te richten.  Dit doe je bij Instellingen > Facturen > Algemene instellingen voor facturering. Hier staat standaard: Factuurherinneringen uitgeschakeld. 

Hier kun je je voorkeursplan instellen. Let op: per debiteur kun je hier altijd nog van afwijken. 

CRM

Via CRM > Bedrijf > Facturatie > Voorkeurinstellingen voor de facturatie selecteer je vervolgens het herinneringsplan dat je wilt gebruiken voor deze klant. 

Standaard staat dit op "Algemene voorkeursinstelling gebruiken". Dit betekent dat de voorkeursplan vanuit de instellingen wordt gebruikt. 

Als je meerdere bedrijven in een keer op een plan wilt zetten, dan kan je dit ook collectief doen vanuit het bedrijven overzicht. Je selecteert hier meerdere bedrijven, klikt op Acties > Wijzigen > Herinneringsplan.

Herinneringen versturen

Via Facturen > Openstaande facturen kun je nu automatisch herinneringen gaan versturen. 

Let op: als je al facturen hebt verstuurd voordat je een herinneringsplan hebt gekoppeld, dan kun je dit alsnog met terugwerkende kracht instellen voor de facturen die je reeds hebt verstuurd. Dit doe je door deze facturen te selecteren bij openstaande facturen en dan bij acties voor de optie 'wijzigen' te kiezen. Hier selecteer je vervolgens het herinneringsplan en dan kies je voor het betreffende plan welke je wilt toepassen. 

Let op: iedereen die het recht heeft om facturen te kunnen versturen, mogen ook herinneringen versturen.

Je ziet in dit overzicht de huidige status en de eerstvolgende actie. 

Je kunt nu facturen selecteren en via de actieknop automatisch herinneren. ALS de eerstvolgende actie in het verleden (t/m vandaag) ligt, dan worden de juiste herinneringen in een keer automatisch verstuurd. Er gebeurt dus niets met facturen met een eerstvolgende actie in de toekomst.  

Naast het in een keer versturen van herinneringen, kun je een factuur ook handmatig herinneren. Als je de factuur open klikt, dan zie je onder de blauwe knop 'Meer' welk herinneringsplan wordt aangehouden. Hier kan je nog van afwijken:

Daarnaast is het hier ook mogelijk om een extra bijlage aan de herinnering toe te voegen en de herinnering op te slaan en later te versturen.

Via de groene knop 'Herinnering versturen', zie je vervolgens in welke status de herinnering zich bevindt. Ook hier kan je nog afwijken:

Zodra je afwijkt van de standaard, neemt Simplicate automatisch het vervolg van het herinneringsplan weer verder op. Indien je alles hebt ingesteld voor het versturen van de herinnering, maar je wilt dit nog door een collega laten controleren heb je de mogelijkheid om te kiezen voor Opslaan en later versturen.

Je kunt hier bijvoorbeeld e-mailadressen in de cc of een bijlage toevoegen, en de herinnering op een later moment alsnog naar de klant versturen.

Wat doe je met bestaande openstaande facturen?

Heb je voor het instellen van de herinneringsplannen ook al facturen verstuurd vanuit Simplicate, dan kan je twee dingen doen:  

  • Je blijft deze facturen nog even op de oude manier herinneren.
    In dit geval hoef je verder niets te doen
  • Je gaat deze facturen met terugwerkende kracht vanuit Simplicate herinneren.
    In dit geval kun je de openstaande facturen via bovenstaande handmatige manier koppelen aan het juiste herinneringsplan en de juiste status. Zoals aangegeven pakt Simplicate daarna namelijk automatisch het geselecteerde plan verder op. 
Heeft u het antwoord gevonden?